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        信息化建設背景下的企業(yè)內控管理與實踐分析

        2018-05-14 12:12:11吳傳良
        今日財富 2018年22期
        關鍵詞:工作效率管理制度管理系統(tǒng)

        吳傳良

        企業(yè)信息化建設進程日漸深入,使企業(yè)逐漸實現信息化內控,管理質量與管理水平均有所提升。信息化建設背景下,企業(yè)內控管理成本同比提高,同時也出現各種管理問題,需要企業(yè)高度重視,并將內控管理建設趨于完善,使其能夠在實踐中提升企業(yè)運轉效率。

        當今企業(yè)發(fā)展要想緊跟時代潮流,就必須將信息化建設引入企業(yè)內部控制與管理,利用信息化管理的高速化與科范化,使企業(yè)內控管理得到有效升級,將整體管理水平提升。信息化管理擁有多項優(yōu)勢,但同時也有一定推廣難度。需要結合企業(yè)實際情況,構建企業(yè)信息化管理系統(tǒng),并克服其中存在的問題,才能使信息化內控能夠有效管理運行,并結合實踐工作,提升綜合管理水平,使員工工作有效性提高,從而提升企業(yè)運轉效率。

        一、信息化企業(yè)內控管理現狀

        信息化時代中,企業(yè)內控管理有所轉變,管理結構扁平化,并構建出自身信息化管理系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)能夠有效減少多重管理耗費的時間成本,將高層決策快速實施,將日常工作管理細致化。但擁有眾多優(yōu)點的同時,信息化企業(yè)內控管理方式也存在著各種弊病,降低了管理工作有效性。

        (一)員工專業(yè)素質不足

        信息化時代,企業(yè)管理多個環(huán)節(jié)均有所涉及,參與人員均成為信息接受者,也同時擔任信息輸入者角色。因此,對員工的專業(yè)知識以及操作能力有一定要求,在員工專業(yè)素質未達到一定程度時,會出現操作困難,難以適應的情況,增加額外工作難度,而使工作效率降低。而在員工操作能力不足的情況下,容易出現誤操作,影響內部控制管理系統(tǒng)運行。企業(yè)內員工專業(yè)素質欠缺,會使信息化管理系統(tǒng)推廣遇到較大阻礙。

        (二)溝通渠道不通暢

        信息化管理系統(tǒng)構建完成后,能夠使領導層了解底層工作情況,及時發(fā)現基層出現的各種問題,并有方向地制定治理措施,并能根據實際發(fā)展情況制定決策,將公司目標進行適當調整。但信息化管理系統(tǒng)只能夠發(fā)現工作問題,對問題實質原因則無法清晰反應。目前信息化管理系統(tǒng)中缺少完善的溝通渠道,或者欠缺平等溝通的交流方式,不能使領導層充分了解到問題發(fā)生原因,員工也難以及時反應自身遇到的問題,使出現雙方信息不對等情況,使溝通交流存在阻礙。

        (三)內控管理制度陳舊

        企業(yè)在成立初期,內控管理制度被制定,并在后續(xù)得以推廣應用,將員工行為進行約束,使企業(yè)精神相貌得到規(guī)范。而隨著信息化改造工作進程深入,部分管理制度應用結果不佳,內容陳舊無法跟上發(fā)展,且運行效率不高。沿用陳舊內控管理制度,無法反應出工作監(jiān)督力度,對員工實行的績效考核系統(tǒng)也與工作內容脫節(jié),整體管理質量不佳。內控管理制度陳舊容易引發(fā)員工不滿,降低工作積極性,使工作效率降低。

        二、信息化背景下企業(yè)內控管理實踐研究

        (一)提升員工專業(yè)水平

        首先,將員工進行專業(yè)化培訓,熟悉信息化工具,并了解使用方法,以及注意事項。通過學習專業(yè)知識,使員工彌補自身知識體系的不足,并將專業(yè)知識與工作內容進行良好結合,對信息化工程產生深刻認識。在后期進行大范圍推廣時,能夠更順暢,員工適應能力能夠有效提升。其次,在進行招聘工作時,對人員專業(yè)素質水平進行了解,將員工進入門檻提高,減少后期接觸工作時,由于適應能力低下而使人員流失的可能。員工專業(yè)水平整體提高之后,能夠推進管理工作開展,真實反應出員工工作狀態(tài),從而使工作進度得到有效監(jiān)控。

        (二)建立有效溝通渠道

        在信息化管理制度推行的同時,建立有效溝通渠道,能夠使工作中存在的問題得到有效解決,并探究其發(fā)生原因,總結有效工作經驗,攻克影響工作效率的因素。有效溝通渠道需要保證其具有即時性與公平性。即時性為消息的傳播速度與實際時機發(fā)生時機需對等,在事件發(fā)生后能夠及時將問題反饋,繼而分析事件發(fā)生原因,將問題進行解決,并且總結事件誘導因素,從而使類似事件發(fā)生概率降低。渠道的公平性體現在互相交流時雙方所處角度,在雙方能夠以平等狀態(tài)進行溝通,溝通過程能夠更深入,使雙方心平氣和思考問題,并商討出使雙方滿意的結果,平等溝通的狀態(tài)下,能夠使雙方尋找出問題產生客觀原因,能夠避免后續(xù)出現此類問題。

        (三)更新內控管理制度

        隨著信息化建設的深入,需要將內控管理制度進行實時更新。將內控管理制度與實際工作情況進行鏈接,以動態(tài)視角進行內控調整,能夠結合工作進度將員工工作內容進行調整,并且制定確切有效的管控內容,將工作由點到面進行布置,能夠防范于未然,減少由于員工工作狀態(tài)不佳,而使工作效率降低的可能性。同時將審計內容結合財務指標,強化審計監(jiān)督工作職能,優(yōu)化審計工作內容,使財務狀態(tài)得到清晰披露,降低企業(yè)金融風險。并使績效工作與內控管理制度進行關聯,使員工工作質量與其薪酬獲得量成正比,以與時俱進的管理制度,使員工獲得更公平的報酬,從而刺激員工工作興奮,激發(fā)其潛能,從而使其保持良好工作狀態(tài),使信息化改造后企業(yè)能夠獲得更高運轉效率。

        三、結語

        信息技術建設逐步深入,企業(yè)內控管理也逐漸完成升級,以新姿態(tài)開展內部管理工作。在適應信息技術運用的過程中,出現多種影響管理質量的問題,使管理工作遇到阻礙。通過提升員工專業(yè)水平、建立有效溝通渠道、更新內控管理制度等措施,能夠使管理基于實踐工作,切實提升工作效率。(作者單位為晉江市新合發(fā)塑膠印刷有限公司)

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