陳蘇

近年來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位的體制改革不斷深入，并對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作造成了不小的影響，如何對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行全方面創(chuàng)新，進(jìn)而適應(yīng)組織人事管理需求，已經(jīng)成為了事業(yè)單位所亟待解決的問(wèn)題。為此，本文對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作當(dāng)前存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上對(duì)未來(lái)加強(qiáng)干部人事檔案管理的工作要點(diǎn)展開(kāi)了探討。

事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作是組織人事管理的重要部分，同時(shí)也是事業(yè)單位進(jìn)行干部考察的重要依據(jù)，在事業(yè)單位不斷發(fā)展的今天，干部人事檔案管理工作的內(nèi)容與要求也逐漸發(fā)生了改變，傳統(tǒng)工作模式下的很多問(wèn)題因此暴露出來(lái)，并對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展造成了阻礙。在這一背景下，對(duì)于事業(yè)單位干部人事檔案管理當(dāng)前問(wèn)題以及未來(lái)工作要點(diǎn)的研究是非常必要的。

一、當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的不足

（一）檔案管理方法比較落后

由于事業(yè)單位對(duì)于干部人事檔案的紙張規(guī)格、內(nèi)容格式等都有著非常細(xì)致的要求，因而干部人事檔案管理工作雖然并不具備太大的難度，但工作內(nèi)容卻是比較繁瑣、復(fù)雜的，同時(shí)工作量也非常大，面對(duì)這種類型的工作，通常都需要采取專業(yè)、規(guī)范的檔案管理方法，以保證工作效率與工作質(zhì)量。然而在實(shí)際上，絕大多數(shù)事業(yè)單位并未意識(shí)到這一點(diǎn)，也沒(méi)有引進(jìn)、應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理方法，無(wú)論是歸檔整理還是材料加工，都需要由檔案管理人員進(jìn)行，這種機(jī)械性的工作不僅占用了檔案管理人員大量的工作時(shí)間與盡力，影響了工作效率，同時(shí)還存在著工作強(qiáng)度大、過(guò)程枯燥的問(wèn)題，很容易打擊檔案管理人員的工作積極性，這些對(duì)于事業(yè)單位的干部人事檔案管理來(lái)說(shuō)都是非常不利的。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不足

干部人事檔案管理雖然看似簡(jiǎn)單，但由于檔案中的干部信息關(guān)系重大，因此在保密性、政治性以及信息準(zhǔn)確性、真實(shí)性等當(dāng)面都有著很高的要求，因此在檔案管理人員的選聘任用上，也同樣具有著一定的要求。例如在職業(yè)素養(yǎng)方面，檔案管理人員必須要具備強(qiáng)大的工作責(zé)任感，一絲不茍按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定來(lái)執(zhí)行各項(xiàng)工作，而在專業(yè)能力方面，則要具備良好的政治覺(jué)悟與判斷能力。但由于很多事業(yè)單位對(duì)于干部人事管理工作并不重視，因而在檔案管理人員的選用上也并不嚴(yán)格，使得這一崗位常常由其他行政部門(mén)的工作人員兼任或是聘用未經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)的臨時(shí)工，這些人員的職業(yè)道德與專業(yè)能力都無(wú)法保障，自然也就很難適應(yīng)檔案管理工作的要求。

（三）檔案管理制度不夠規(guī)范

事業(yè)單位干部人事檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，因而為保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、規(guī)范性，通常都需要針對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容制定出明確的規(guī)定，但從目前來(lái)看，事業(yè)單位的干部人事檔案管理制度顯然是不夠規(guī)范的。干部人事檔案主要包括該內(nèi)部的個(gè)人信息，但由于檔案管理制度中缺少具體的填寫(xiě)要求，因而在很多干部填寫(xiě)檔案信息時(shí)就會(huì)出現(xiàn)差異，進(jìn)而對(duì)檔案的規(guī)范性造成影響。例如在進(jìn)行個(gè)人出生日期的填寫(xiě)時(shí)，很多干部都會(huì)按照年月日的形式填寫(xiě)，但部分干部卻僅填寫(xiě)了出生年月，而并未填寫(xiě)具體信息，這樣顯然會(huì)給后續(xù)的整理工作增添很多麻煩。目前的檔案管理制度中并未針對(duì)這類情況作出明確的規(guī)定，因此修改檔案信息的代價(jià)往往比較低，而這也正是導(dǎo)致檔案造價(jià)屢見(jiàn)不鮮的主要原因之一。

（四）檔案管理信息化建設(shè)滯后

在信息時(shí)代下，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用已經(jīng)比較普遍，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作不僅能夠降低歸檔整理等工作的失誤率，保證檔案管理的工作質(zhì)量，同時(shí)還可以代替檔案管理人員進(jìn)行很多機(jī)械性、重復(fù)性的工作，從而降低其工作強(qiáng)度與工作量，并使工作效率得到提升。然而從目前事業(yè)單位的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作雖然已經(jīng)將檔案信息管理系統(tǒng)建立了起來(lái)，但對(duì)于檔案信息化管理的應(yīng)用程度卻相對(duì)較低，不僅檔案管理系統(tǒng)的功能相對(duì)單一，同時(shí)信息安全防護(hù)方面也存在著很多不足，根本無(wú)法將檔案信息化管理的作用充分發(fā)揮出來(lái)，而這也極大的阻礙了干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案管理的工作要點(diǎn)

（一）重視檔案管理方法的創(chuàng)新

針對(duì)現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作方法落后的問(wèn)題，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新是非常必要的。從整體上來(lái)看，事業(yè)單位的干部人事檔案管理對(duì)于管理方法的應(yīng)用可以對(duì)其他類型的檔案管理工作方法進(jìn)行借鑒，并結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容來(lái)進(jìn)行不斷優(yōu)化，從而提高工作效率。例如在進(jìn)行歸檔整理工作時(shí)，要注意檔案目錄的分類填寫(xiě)以及頁(yè)碼的準(zhǔn)確標(biāo)注，從而保證在查閱檔案或查找檔案信息時(shí)能夠更加高效。同時(shí)，也要積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，重視對(duì)檔案室環(huán)境、檔案鑒定等方面的管理工作，例如對(duì)于檔案室的溫度、濕度、光照等環(huán)境條件，都要進(jìn)行嚴(yán)格管控，以避免檔案材料的損壞。

（二）完善干部人事檔案管理制度

檔案管理制度不僅是對(duì)干部人事檔案規(guī)范性的保障，同時(shí)也是對(duì)檔案管理人員工作行為的約束，因此在未來(lái)的檔案管理工作，事業(yè)單位必須要在當(dāng)前干部人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行進(jìn)一步的完善，并將具體的管理制度落實(shí)下去，從而保證檔案管理的工作質(zhì)量與效率。首先，針對(duì)檔案收集、轉(zhuǎn)遞、審核、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要在制定出明確的工作流程與工作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)各環(huán)節(jié)參與人員的工作責(zé)任進(jìn)行明確，如干部本人對(duì)檔案信息的真實(shí)填寫(xiě)、檔案管理人員對(duì)檔案材料的全面收集等。其次，要建立完善的監(jiān)督機(jī)制與糾錯(cuò)機(jī)制，設(shè)定專門(mén)的機(jī)構(gòu)對(duì)材料管理的全過(guò)程展開(kāi)嚴(yán)格監(jiān)督，并針對(duì)檔案信息造假、隨意修改檔案信息等行為制定相應(yīng)的懲罰標(biāo)準(zhǔn)，從而通過(guò)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行流程來(lái)保證檔案管理制度的有效落實(shí)。

（三）全面推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)上的問(wèn)題是比較大的，而要想解決這一問(wèn)題，則需要從兩方面入手，建立起一支更具專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力的檔案管理隊(duì)伍。一方面，必須要設(shè)立正式的干部人事檔案管理崗位，專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)工作，同時(shí)根據(jù)干部人事檔案管理的實(shí)際工作內(nèi)容、工作需求來(lái)制定全面的選聘標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理人員能夠符合崗位的各方面資質(zhì)要求。而在另一方面，則要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要從檔案管理專業(yè)理論知識(shí)、《保密法》、信息化管理技術(shù)等多個(gè)角度對(duì)檔案管理人員展開(kāi)培訓(xùn)，幫助其迅速實(shí)現(xiàn)綜合素質(zhì)的提升，更要注意思想政治教育，保證檔案管理人員能夠具有較高的政治覺(jué)悟、正確的工作態(tài)度以及良好的工作作風(fēng)。

（四）加快檔案管理信息化建設(shè)

要想滿足事業(yè)單位檔案管理部門(mén)對(duì)于干部人事檔案管理工作以及檔案信息的各方面要求，檔案管理的信息化建設(shè)是非常關(guān)鍵的。一方面，事業(yè)單位需要盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀器等相關(guān)設(shè)備與技術(shù)對(duì)紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行整理以及一系列的技術(shù)處理，將文字、圖片等各種形式的檔案資料以數(shù)據(jù)化的形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)之中，并做好備份，這樣一來(lái)，就能夠有效避免檔案資料的丟失與損壞。另一方面，還需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與信息管理系統(tǒng)，提供檔案資料查詢、瀏覽等功能，這樣一來(lái)，檔案管理工作的效率就能夠大大提高。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，近年來(lái)事業(yè)單位在干部人事檔案管理方面出現(xiàn)的各種問(wèn)題已經(jīng)比較嚴(yán)重，這對(duì)于干部考核等組織人事管理工作是非常不利的，而要想有效解決這一問(wèn)題，則還需要在未來(lái)的檔案管理工作中對(duì)信息化建設(shè)、檔案管理人員培訓(xùn)等工作要點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確把握與落實(shí)。（作者單位為福州市植物園）