丁銳

當(dāng)前我國(guó)迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代，城鄉(xiāng)社保體系建設(shè)也日益完善，所以傳統(tǒng)的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理模式，已經(jīng)不能很好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。而新型的電子管理模式已經(jīng)成為了重要的發(fā)展方向，同時(shí)其也是社保全國(guó)統(tǒng)籌的必經(jīng)之路。

由于我國(guó)城市發(fā)展水平顯著提高，人們的社保關(guān)系復(fù)雜度也在隨之提升。城中村和失地農(nóng)民的數(shù)量呈顯著上升趨勢(shì)，很多農(nóng)村的勞動(dòng)力紛紛到城市務(wù)工，勞動(dòng)力流動(dòng)的頻率明顯上升。在這樣的情況下社保業(yè)務(wù)量更為繁重。此外，新型的養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)也將更多的群體納入到社保范疇，參保人數(shù)顯著增加，這也給社保工作帶來了較大的影響。傳統(tǒng)的社保經(jīng)辦模式已經(jīng)出現(xiàn)了明顯的不足，因此，必須積極發(fā)展電子化的檔案管理模式，同時(shí)還要不斷提高檔案管理的效率和水平。但是人們對(duì)社保檔案并不十分重視，因此財(cái)政投入力度較小，此外在硬件設(shè)施建設(shè)上，也存在著較為明顯的不足，若不能建立完善的管理制度或無法落實(shí)有效的措施，就會(huì)對(duì)一體化建設(shè)產(chǎn)生十分不利的影響。

一、檔案管理中存在的主要問題

（一）職工人事檔案無法實(shí)現(xiàn)電子化

職工的人事檔案是辦理退休以及調(diào)整退休人員養(yǎng)老金的重要依據(jù)，同時(shí)其也是社保檔案當(dāng)中的關(guān)鍵內(nèi)容，其對(duì)員工的退休時(shí)間、工齡年限和養(yǎng)老金金額都有著十分顯著的影響。由于職工人事檔案形成的時(shí)間較長(zhǎng)，且涉及到的單位較多，檔案自身的復(fù)雜性顯著提高，且具有非常明顯的流動(dòng)性，所以在管理上還存在一定的難度，例如，紙質(zhì)檔案管理不科學(xué)或資料缺失現(xiàn)象十分明顯，上述問題也影響到了職工自身的利益。此外，相關(guān)部門也沒有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和裝訂，而這類影像化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏規(guī)范性，檔案查詢的索引目錄建立不完善，加之其在檔案管理軟件方面也存在著較為明顯的不足。

（二）人事檔案掃描不科學(xué)，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息共享

當(dāng)前，社保一體化系統(tǒng)運(yùn)行中，雖然做出了人事檔案掃描的要求，但是從基本情況來看，還存在著漏掃和不掃的問題，因此這也給檔案電子化管理造成了較大的阻礙。再加上錄入的職工人事檔案信息完整度不高，查找過程中只能對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查找，不但影響了查找的效率，而且也容易出現(xiàn)工作失誤的情況。再者，業(yè)務(wù)辦理平臺(tái)沒有建立專業(yè)的職工人事檔案共享模塊，這也影響了資源的共享?；蛘呓?jīng)辦平臺(tái)不具備掃描傳輸檔案的功能，導(dǎo)致企業(yè)不得不對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，且檔案辦理的過程中也會(huì)出現(xiàn)排長(zhǎng)隊(duì)辦理的現(xiàn)象。

（三）檔案?jìng)浞莺蛦栘?zé)制度不完善，影響了數(shù)據(jù)的安全性

若不能對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)備份和保存，則可能會(huì)造成重要檔案文件的丟失，且檔案管理問責(zé)制度還停留在批評(píng)的階段，并沒有建立一個(gè)科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。相關(guān)規(guī)定對(duì)數(shù)據(jù)的查詢，以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)過程中的信息安全問題都提出了十分詳細(xì)的要求，但是依然存在信息泄露的問題，這也加大了電子檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。

二、完善城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理電子化問題的有效措施

（一）加大檔案管理力度，積極開發(fā)具有分享功能的數(shù)據(jù)庫

采取分類管理的手段，創(chuàng)建電子檢索系統(tǒng)以及借閱使用系統(tǒng)，從而有效改善管理質(zhì)量，提高管理效率。管理人員應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)檔案影像化管理的具體方法，指派專業(yè)的管理人員完成檔案的集中掃描，同時(shí)，建立一個(gè)全面的完善的數(shù)據(jù)庫，完善后期管理工作。職工發(fā)生工作調(diào)動(dòng)時(shí)應(yīng)做好相關(guān)的工作，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行重新的整理，檢查是否有遺漏問題。此外還要?jiǎng)?chuàng)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)系統(tǒng)，積極發(fā)展智能檢索模式，從而更好地推進(jìn)檔案系統(tǒng)和社保經(jīng)辦平臺(tái)數(shù)據(jù)之間的有效共享。

（二）改進(jìn)經(jīng)辦平臺(tái)軟件模塊，提高服務(wù)質(zhì)量及水平

要想全面實(shí)現(xiàn)社保一體化管理，重要的材料就務(wù)必按照相關(guān)規(guī)范的要求完成掃描，不能出現(xiàn)漏掃的問題。實(shí)現(xiàn)社保檔案影像化的前提下，還應(yīng)積極研發(fā)電子檔案系統(tǒng)和社保經(jīng)辦系統(tǒng)兼容軟件。在辦理社保時(shí)，可從數(shù)據(jù)庫當(dāng)中直接調(diào)取社保材料，攝像掃描的過程也是實(shí)現(xiàn)信息共享的過程。這一方面提高了工作效率，另一方面也減少了工作失誤。參保人員還可積極上傳電子檔案，社保機(jī)構(gòu)在受理后進(jìn)行審理，從而降低了信息采集的工作強(qiáng)度，縮短了審核的時(shí)間，同時(shí)員工還可隨時(shí)掌握辦理的進(jìn)程。

（三）落實(shí)問責(zé)制度，降低信息安全風(fēng)險(xiǎn)

保證電子備份的有效落實(shí)，同時(shí)還應(yīng)采取有效措施管理好存儲(chǔ)載體。注意定期對(duì)備份情況進(jìn)行檢查，可在異地多次備份。經(jīng)辦人員若由于管理疏忽出現(xiàn)了數(shù)據(jù)丟失或泄露且造成嚴(yán)重?fù)p失，應(yīng)采取嚴(yán)厲的措施加以處理。地方社保部門、企業(yè)與個(gè)人應(yīng)結(jié)合實(shí)際開設(shè)查詢端口，并由專人負(fù)責(zé)，該種管理不僅查詢效率大大提供，而且還降低了信息的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

三、結(jié)語

綜上所述，如今時(shí)代快發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，人們更多的是開始處于一個(gè)多領(lǐng)域數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，而與此同時(shí)，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理也逐漸受到了大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，加之傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會(huì)的發(fā)展需求，所以我們必須積極發(fā)展檔案電子化管理模式，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)完善檔案管理工作，從而保證鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。（作者單位為四川省涼山州雷波縣新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)辦公室）