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        如何做好電子文件檔案管理工作

        2018-05-14 13:50宋振華
        好日子(下旬) 2018年1期
        關(guān)鍵詞:介質(zhì)辦公自動化紙質(zhì)

        宋振華

        電子文件是能被計算機系統(tǒng)識別、處理,并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上,并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者由于傳統(tǒng)觀念,加之電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性,使其必須借助計算機編目歸檔,這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說,不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟,容易產(chǎn)生畏難情緒,推動電子文件管理工作的著眼點要高,立足點要實,在規(guī)劃電子文件歸檔工作時,應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā),順應(yīng)其規(guī)律.摸清信息產(chǎn)生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。

        一、電子文件管理方式的選擇

        經(jīng)實踐檢驗,利用磁盤,脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤,會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔,這不僅加大了工作量,也增加了存貯磁盤的數(shù)量,簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔,并利用光盤存貯。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選,反映了職能活動的概貌,上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。

        為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要,人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平,計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”,打破了立卷單位人界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作,是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門,成為電子文件信息的匯集點,又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有具有保存價值的電子文件歸檔,這是最佳歸檔途徑之一。

        二、建立電子文件歸檔制度

        將頭緒如此之多的的電子文件收集歸檔,必須靠制度約束,使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度。并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時,布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件的歸檔工作,與紙質(zhì)文檔相比,電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,儀靠檔案部門獨家很難完成,應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的

        方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù),了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系,是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者,在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則、方法,又了解全局情況,可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位,又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門,在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透,揚長避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

        三、歸檔的必要性與適時簡化合一的可能牲

        鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性,以及電子文件的易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。目前,電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”,歸檔內(nèi)容形成“兩套制”,即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具,檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存地址,同時,在電子文件歸檔目錄 “備注” 項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址,以便利用時參照互補。但從長遠看,在電文件的存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后,可嘗試對那些參考作用大,情報價值高的檔案,則采取以紙介質(zhì)歸檔為主,磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣,不但能夠提高檔案管理工作效率,優(yōu)化館藏,也能減少檔案的體積,緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一,要經(jīng)過審慎印證,在萬無一失的情況下實行,最好以簡報、情況報道類,以及信息的實質(zhì)內(nèi)容已被其他檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標(biāo)。

        四、加強電子文件檔案管理工作應(yīng)采取的措施

        1.推動電子文件歸檔工作的著眼點要高。立足點要實,在規(guī)劃電子文件歸檔工作時,應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā),順應(yīng)其規(guī)律,摸清信息產(chǎn)生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息、管理的工作程序,建立歸檔制度。

        2.由于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性,以及電子文件的易修改性,電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施,提高電子文件的可靠性。

        3.建立電子文件全過程管理制度,明確各方面的職責(zé)要求,就顯得非常重要。因此,一開始就明確由誰進行收集、整理,如何歸檔等制度,這是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。

        4.做好電子文件檔案管理工作,全面行使“歷史記錄” 和“社會記憶”功能,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可修改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

        5.歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門,應(yīng)在每一卷卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項目中,注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址,同時,在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址,以便利用時參照互補。

        6.加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)檔案管理人才,要讓檔案管理人員不斷”充電” 不斷補充,“能量”,以求適應(yīng)。要使檔案人員適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展,就需采取積極措施,抓好知識更新,引進、消化,使檔案人員擁有廣博的知識,以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

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