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        分析高校檔案規(guī)范化管理的有效途徑

        2018-05-14 12:12:15周潔
        今日財(cái)富 2018年31期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化管理者流程

        周潔

        檔案管理是高校展開一些工作的前提和基礎(chǔ),同時(shí)也是促進(jìn)高校規(guī)范化管理的起點(diǎn)。因此,促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化,可以為高校管理者提供更加科學(xué)的管理依據(jù),以制定出優(yōu)質(zhì)的管理方案。同時(shí)還能加強(qiáng)和學(xué)生之間的互動(dòng),對(duì)于拓展生源、提升高校的品牌影響力具有重要意義。本文主要研究高校檔案規(guī)范化管理的有效途徑。

        高校檔案管理工作,包括對(duì)教師基本情況的管理,對(duì)學(xué)生學(xué)籍的管理,對(duì)院校科研成果的管理以及對(duì)學(xué)校以往發(fā)生重大事件的管理等,促進(jìn)這些文件管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化,不僅能夠方便日后的查詢和管理,同時(shí)也是學(xué)校管理水平的集中體現(xiàn)。因此,檔案管理部門應(yīng)該切實(shí)做好基礎(chǔ)管理和分類工作,將信息化技術(shù)應(yīng)用到管理過(guò)程中,從而為高校的建設(shè)和發(fā)展提供原始動(dòng)力。

        一、促進(jìn)高校檔案管理規(guī)范化的重要意義

        (一)有利于擴(kuò)大高校人才隊(duì)伍

        高校檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)的工程,需要設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)和管理人才,而且管理人員的數(shù)量和質(zhì)量需要與各專業(yè)相匹配,能夠滿足高?;臼聞?wù)的運(yùn)作和命令的執(zhí)行。但是當(dāng)前,由于高校領(lǐng)導(dǎo)者忽視了檔案管理工作的重要性,再加上檔案管理工作并未符合基本的工作要求,導(dǎo)致檔案管理水平不足,無(wú)法為管理者提供科學(xué)的決策依據(jù)?;诖?,擴(kuò)大檔案管理部門的人才,對(duì)于整合高校人力資源,提升檔案管理質(zhì)量都具有重要意義。

        (二)有利于保障高校檔案管理工作的有序發(fā)展

        我國(guó)相關(guān)的檔案管理規(guī)范指出,想要全面提升高校檔案管理工作的有序發(fā)展,就應(yīng)該從系統(tǒng)性出發(fā),將檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容和各項(xiàng)工作流程落實(shí)到位,設(shè)置專門的管理人員和崗位機(jī)制,有效促進(jìn)資源的分配。例如,針對(duì)部分院校教師資源調(diào)配不合理的現(xiàn)象,高校管理者可以通過(guò)調(diào)配教師檔案,促進(jìn)教師資源的流動(dòng),從而為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的教師資源,有效促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

        二、高校檔案規(guī)范化管理的有效途徑

        (一)促進(jìn)高校檔案的人性化管理

        根據(jù)傳統(tǒng)檔案的管理需求,在法律層面上要提升檔案管理的有序性,其中人性化管理是前提。管理者首先要對(duì)檔案管理的基本概念由一個(gè)了解,即高校在招生資源方面、科學(xué)成果方面、學(xué)生和教師資料方面的檔案進(jìn)行管理,以表格、文字和聲音圖像等內(nèi)容記錄在案,方便后續(xù)管理者的調(diào)取和查看。而人性化管理具體就是指管理者應(yīng)該以促進(jìn)檔案管理的秩序性,以年份和種類為劃分標(biāo)準(zhǔn),制定科學(xué)的管理?xiàng)l目,使檔案管理和高校制度相匹配,從而為提升高校的知名度奠定基礎(chǔ)。

        (二)在檔案管理中融入信息化元素

        高校檔案種類豐富、內(nèi)容繁雜,有傳統(tǒng)紙質(zhì)版也有系統(tǒng)自帶上傳的資料,因此想要全面促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化,除了要滿足基本的管理流程之外,引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備,采取信息化管理流程至關(guān)重要。因此,檔案管理部門應(yīng)該事先對(duì)這些檔案資源進(jìn)行粗略的分類,由人工記錄到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行數(shù)據(jù)核算和永久儲(chǔ)存。這樣一來(lái),學(xué)生想要查看自己的學(xué)籍和選課內(nèi)容都可以直接到登錄賬戶和密碼,校領(lǐng)導(dǎo)想要查看近期各學(xué)院的研究成果也能隨時(shí)調(diào)取數(shù)據(jù),方便而具體。因此管理過(guò)程中需要檔案管理部門全體成員掌握科學(xué)的計(jì)算機(jī)使用方法,懂得新媒體知識(shí)和軟件操作等,促進(jìn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展。

        (三)制定獨(dú)特的管理制度

        高校檔案管理工作也是我國(guó)檔案管理機(jī)制中的重要組成部分,這些管理資料除了內(nèi)部考察和參考之外,還需要接受外部的監(jiān)督。為校外的專家學(xué)者提供檔案管理依據(jù)。因此,檔案管理者在制定管理內(nèi)容和確定管理方法之前,需要制定獨(dú)特的能夠滿足高校個(gè)性化發(fā)展的檔案管理機(jī)制,其中包括各項(xiàng)管理事務(wù)能夠有效實(shí)施,明確檔案管理部門中每一位成員的具體分工,根據(jù)相關(guān)規(guī)定制定合理的工作項(xiàng)目流程,并做好具體的分類和歸檔工作,為校內(nèi)外相關(guān)人員的調(diào)取提供便利。

        (四)促進(jìn)管理的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化

        想要促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化,其中一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是要按照管理程序辦事,對(duì)每一項(xiàng)檔案進(jìn)行有效分析,按時(shí)間順序歸類,根據(jù)流程進(jìn)行設(shè)計(jì)和監(jiān)督,一旦需要反饋可以用最短時(shí)間調(diào)取資料,提升高校管理的效率。同時(shí),管理部門還應(yīng)該保障檔案管理工作的完整性,在制定相關(guān)流程標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,對(duì)殘缺的資料和不細(xì)致的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和說(shuō)明,保證存檔的完整性和系統(tǒng)性,防止二次事故的發(fā)生。對(duì)于一些重要的檔案文件應(yīng)該做好加密處理,防止文件意外丟失或被惡意竊取,提升管理的有序性。

        三、結(jié)語(yǔ)

        檔案管理工作在高校建設(shè)和發(fā)展中占有重要地位,因此促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化,不僅能夠?yàn)楦咝9芾碚咛峁└鼮榭茖W(xué)的管理依據(jù),同時(shí)也能進(jìn)一步促進(jìn)高校的口碑建設(shè)。在實(shí)際的管理過(guò)程中,需要建設(shè)專門的檔案管理部門,促進(jìn)高校檔案的人性化管理,在檔案管理中融入信息化元素,制定獨(dú)特的管理制度,促進(jìn)管理的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化,提升高校檔案管理質(zhì)量的同時(shí),為校內(nèi)外重大決策提供科學(xué)依據(jù)。(作者單位為四川大學(xué)錦城學(xué)院)

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