傅力

[摘 要] 在新時(shí)代教師培訓(xùn)工作中，檔案數(shù)字化管理顯得尤為必要，試圖從原始紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)、掃描轉(zhuǎn)換數(shù)字為主體、拷貝備份維護(hù)為保障、檔案利用便捷為責(zé)任等方面的實(shí)踐，為教師培訓(xùn)檔案的規(guī)范數(shù)字化管理工作提供一點(diǎn)助益。

[關(guān) 鍵 詞] 教師培訓(xùn)；檔案；規(guī)范；數(shù)字化；管理

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）07-0104-02

新時(shí)代教育事業(yè)發(fā)展，對(duì)教師的要求越來(lái)越高，教師必須不斷參加各種層次的培訓(xùn)來(lái)提高自己；《教育部關(guān)于大力加強(qiáng)中小學(xué)教師培訓(xùn)工作的意見(jiàn)》和《教育部關(guān)于深化中小學(xué)教師培訓(xùn)模式改革全面提升培訓(xùn)質(zhì)量的指導(dǎo)意見(jiàn)》相繼出臺(tái)后，教師培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的工作也越來(lái)越多。筆者所在的嘉興教育學(xué)院是一所集基礎(chǔ)教育教學(xué)研究、職業(yè)與成人教育教學(xué)研究、中小學(xué)教師與校長(zhǎng)培訓(xùn)、教育科學(xué)研究、成人高等學(xué)歷教育、各類社會(huì)培訓(xùn)于一體的市級(jí)高等院校，具有培訓(xùn)、教研、科研和指導(dǎo)的職能，是嘉興市基礎(chǔ)教育教研、職業(yè)與成人教育和教育科研的指導(dǎo)中心和中小學(xué)教師教育的主陣地，僅在中小學(xué)教師培訓(xùn)這方面而言，在“十二五”規(guī)劃期間（2011—2015年），共計(jì)培訓(xùn)人數(shù)達(dá)75510人次，舉辦各類培訓(xùn)項(xiàng)目班1114個(gè)。其中教師培訓(xùn)開(kāi)設(shè)班次項(xiàng)目達(dá)1094個(gè)，參培教師達(dá)74877人次，干部培訓(xùn)班開(kāi)設(shè)班次項(xiàng)目20個(gè)，參培人員達(dá)633人次。以上數(shù)據(jù)表明培訓(xùn)工作力度之大，節(jié)奏之快，數(shù)量之多。

面對(duì)這樣的情況，教師培訓(xùn)檔案只有規(guī)范數(shù)字化管理才能適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展。

一、教師培訓(xùn)檔案數(shù)字化管理的依據(jù)

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成并保存起來(lái)以備查考的文件，需要通過(guò)查閱檔案記錄，了解歷史、制定計(jì)劃、處理公務(wù)，使決策更科學(xué)，辦事更高效。沒(méi)有檔案記錄，任何組織都難以保證其決策、管理上的連續(xù)性、科學(xué)性[1]。檔案為工作開(kāi)展提供可靠憑據(jù)，起著重要的參謀助手作用[2]。

信息技術(shù)的迅速發(fā)展為廣泛應(yīng)用促使檔案數(shù)字化建設(shè)提供了方便，國(guó)家檔案局先后發(fā)布了一系列文件：《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》《檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》和《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，明確數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的具體內(nèi)容，提出要“加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐”。

檔案數(shù)字化，一般是通過(guò)一定的技術(shù)手段，將存儲(chǔ)在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的信息，并加以存儲(chǔ)、組織、檢索和維護(hù)的過(guò)程。[3]“檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)[4]。

所以，教師培訓(xùn)檔案采用檔案數(shù)字化管理，既可以有效地避免紙質(zhì)檔案資料因數(shù)量過(guò)多、存放時(shí)間較長(zhǎng)、翻閱次數(shù)過(guò)多而產(chǎn)生的資料丟失或破損問(wèn)題，又使檔案查找方便，提高了檔案的利用價(jià)值。

二、教師培訓(xùn)檔案規(guī)范數(shù)字化管理的實(shí)踐

借著創(chuàng)建規(guī)范數(shù)字化檔案室的東風(fēng)，學(xué)院劃撥了專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配備了電腦、方正A3專業(yè)掃描儀，為數(shù)字化管理創(chuàng)造好了硬件設(shè)施。同時(shí)，檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化掃描業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，力求在檔案數(shù)字化過(guò)程中做到規(guī)范無(wú)誤。

（一）以原始紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)

教師培訓(xùn)檔案作為教師繼續(xù)教育行為軌跡的完整原始記錄，其內(nèi)容涉及多樣，而數(shù)字化管理的基礎(chǔ)在于收集整理原始紙質(zhì)材料。

我院教師培訓(xùn)涵蓋面非常廣，以2016年為例，學(xué)院各類培訓(xùn)班共計(jì)79個(gè)，有大市級(jí)涵蓋各學(xué)科的嘉興市第四期名教師培訓(xùn)班、第十一批市學(xué)科教學(xué)帶頭人培訓(xùn)班，有科研類的市級(jí)第十一期教育科研骨干教師高級(jí)研修班，有涉及普通高中、義務(wù)教育階段語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、外語(yǔ)、政治、歷史、地理等學(xué)科的短期培訓(xùn)班，有職業(yè)教育類的工藝美術(shù)、醫(yī)護(hù)、服裝設(shè)計(jì)、旅游、數(shù)控專業(yè)等教師培訓(xùn)班。這79個(gè)培訓(xùn)班的檔案材料涉及培訓(xùn)方案、課程安排、理論與實(shí)踐培訓(xùn)分組活動(dòng)、學(xué)員參加培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考試內(nèi)容及成績(jī)記錄、學(xué)員論文、學(xué)員學(xué)習(xí)證書(shū)號(hào)及驗(yàn)印表、培訓(xùn)總結(jié)、學(xué)員對(duì)培訓(xùn)的評(píng)價(jià)反饋等眾多內(nèi)容，需要按培訓(xùn)類別一一組卷裝訂成集。在收集整理階段本著檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的要求，務(wù)求在組卷時(shí)，既要留存具有價(jià)值的部分，又要剔除一些重復(fù)性的材料，這樣既提高了檔案的質(zhì)量，又便于數(shù)字化后的查考利用。

（二）以掃描轉(zhuǎn)換數(shù)字為主體

全部文件（包括WORD、EXCEL、照片等）的掃描轉(zhuǎn)換為PDF文件，經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理，分門(mén)別類制作成電子檔案，同時(shí)編制查找目錄，也成為教師培訓(xùn)檔案的原始依據(jù)。

以我院為例，一份完整的教師培訓(xùn)檔案收集時(shí)的形式可能是紙質(zhì)的一份份材料，也可能是WORD格式的通知、EXCEL格式的學(xué)員名冊(cè)、PPT格式的培訓(xùn)內(nèi)容、JPEG格式的學(xué)員畢業(yè)合影、網(wǎng)頁(yè)形式的大型培訓(xùn)班活動(dòng)報(bào)道的電子材料等，再加上從省師訓(xùn)平臺(tái)上下載的參訓(xùn)教師評(píng)教反饋的統(tǒng)計(jì)表截圖等。這些還僅僅是未經(jīng)處理的電子材料，不能稱之為檔案，還不能組成一個(gè)電子檔案。那么首先，就要將這些不同形式的材料刪選，選取有存檔價(jià)值的電子檔案，將其轉(zhuǎn)化成不可更改的PDF形式，合成一個(gè)電子檔案，保證了原始性。其次，要將電子檔案中涉及的培訓(xùn)學(xué)科、培訓(xùn)人員以卷內(nèi)目錄的形式呈現(xiàn)，這樣便于后期的查找。再次，將其中涉及的照片單獨(dú)列出，形成電子照片檔案，為今后制作教育培訓(xùn)展提供服務(wù)。這樣形成的教師培訓(xùn)檔案數(shù)字化的表達(dá)方式，即電子檔案，納入數(shù)據(jù)庫(kù)，與紙質(zhì)檔案形成“雙套”存在，為今后提高查閱和利用價(jià)值創(chuàng)造有利條件。

（三）以拷貝備份維護(hù)為保障

按照規(guī)定，永久及30年保存的檔案需要移交市檔案局，在移交傳統(tǒng)載體檔案的同時(shí)，相應(yīng)的檔案數(shù)字副本也需移交市檔案局。因此，我們按規(guī)定將需永久及30年保存的紙質(zhì)檔案每十年移交市檔案館保存，電子檔案則每年均上掛嘉興市檔案局集中式系統(tǒng)中保存，這樣紙質(zhì)檔案與電子檔案的“雙套式”保存在市檔案局。為了避免電子檔案保存發(fā)生意外，我們?cè)陔娮訖n案上掛市檔案局集中式系統(tǒng)之后刻錄光盤(pán)備份在我院檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)，并隨時(shí)檢查維護(hù)，定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，根據(jù)需要，做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)遷移、轉(zhuǎn)換工作，這樣保證了檔案的長(zhǎng)期保存，確保我院自身檔案的完整性，也為提供目錄和相關(guān)全文查閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的全文檢索打好了基礎(chǔ)。

（四）以檔案利用便捷為責(zé)任

要提高檔案利用價(jià)值，當(dāng)然就要提供便捷的服務(wù)，這就是責(zé)任所在。我院教師培訓(xùn)2008年之前的紙質(zhì)檔案已經(jīng)移交到嘉興市檔案局，電子檔案按照要求上一年的檔案均上掛到嘉興市檔案局集中式系統(tǒng)中。集中式系統(tǒng)并不通過(guò)外網(wǎng)對(duì)外開(kāi)放，各學(xué)校不能自行查閱，必須由移交單位檔案管理員才能查閱。而根據(jù)上級(jí)行政部門(mén)要求，培訓(xùn)學(xué)分作為教師資格定期注冊(cè)、教師考核和職務(wù)（職稱）聘任的重要依據(jù)，而檔案的數(shù)字化管理，查閱和利用教師培訓(xùn)檔案，這就顯得更為便捷。因?yàn)榻處熍嘤?xùn)檔案數(shù)字化管理能讓檔案管理員快速地通過(guò)系統(tǒng)，輸入教師名字或者培訓(xùn)學(xué)科名稱，直接查找到該教師或培訓(xùn)學(xué)科的具體情況，并且通過(guò)導(dǎo)出PDF或輸出打印，蓋上我院教務(wù)處章，一次完成查閱，（當(dāng)然在市檔案局也能按此法查詢到，但根據(jù)有關(guān)規(guī)定教師繼續(xù)教育證明必須要教師培訓(xùn)部門(mén)蓋章才有效，那要多跑一趟）這個(gè)快速查閱的基礎(chǔ)，就是憑借了完整完善的數(shù)字化管理。另外，萬(wàn)一系統(tǒng)出現(xiàn)故障，管理員還得要到檔案局查閱紙質(zhì)檔案，而我院備份建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)后，使檔案利用更為便捷、更有價(jià)值。

我院檔案室不斷完善檔案數(shù)字規(guī)范化管理，使教師培訓(xùn)檔案所反映的每項(xiàng)培訓(xùn)的具體情況，不僅為教育行政部門(mén)決策提供了參考價(jià)值，為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)工作的開(kāi)展與改進(jìn)提供依據(jù)，還為教師的成長(zhǎng)等提供了幫助，增加了利用廣度。2015年被評(píng)為嘉興市級(jí)規(guī)范數(shù)字化檔案室，2017年又被評(píng)為浙江省級(jí)規(guī)范數(shù)字化檔案室。

在實(shí)踐的過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)還有待進(jìn)一步改進(jìn)之處。比如，在收集整理教師培訓(xùn)檔案過(guò)程中，檔案管理員可能存在對(duì)相關(guān)專業(yè)材料上的區(qū)分困難，所以需要兼職檔案員從旁輔助，以免缺失有價(jià)值的檔案材料；我院培訓(xùn)班次密集，培訓(xùn)檔案多樣，是否能整合或簡(jiǎn)化部分檔案內(nèi)容，增加檔案實(shí)際利用率，也是下一步亟待解決的問(wèn)題。當(dāng)然，教師培訓(xùn)檔案數(shù)字化管理還剛起步，不少工作還需要我們不斷改進(jìn)，只要我們不斷學(xué)習(xí)、不斷思考，定能在新時(shí)代讓檔案發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1][2]浙江省檔案局.檔案事業(yè)概論[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2009.

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[4]馮慧玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006.