宋盼盼

【摘要】隨著現代檔案管理電子信息化和共享網絡化時代的到來，檔案電子化管理是現代企業(yè)檔案管理與發(fā)展的必然趨勢。因此，關于電子信息化對企業(yè)檔案管理的重要性思考具有重要的意義。本文首先對企業(yè)檔案管理電子信息化的重要性進行了概述，詳細探討了企業(yè)檔案管理現狀以及企業(yè)檔案管理電子信息化應注意的問題，旨在全面提升企業(yè)檔案管理水平。

【關鍵詞】電子信息化；檔案管理；企業(yè)管理

一、企業(yè)檔案管理電子信息化的重要性

企業(yè)檔案管理中采用電子信息化模式極為重要，首先可將企業(yè)檔案依照專業(yè)技術、科技員工、財務工作、生產報表等類別做細化分配，進而完成不同載體的集成化管控。另外，采用電子信息化技術管理企業(yè)檔案可全面提升工作效率，滿足企業(yè)各部門、相關工作人員快速高效查詢檔案信息的豐富需要，同時還可明顯降低檔案工作人員的任務量，令查閱檔案的質量與效率均有所提升。再者，利用電子化技術模式可完全將企業(yè)重要檔案的原貌保存下來，大大提升了企業(yè)檔案信息的可用性、可信性以及精準性。通過電子信息化管理，員工在查詢檔案過程中便可不接觸原件，進而大大提升了對企業(yè)檔案信息原件的完好保存度。利用網絡系統(tǒng)、電子信息技術管理企業(yè)檔案還可突破由于地域限制而造成的查詢應用障礙，真正達到異地、跨時空查詢檔案的目標。通過電子信息化檔案管理，企業(yè)可加快自主創(chuàng)新步伐，由基礎檔案、行業(yè)信息、全面分析、系統(tǒng)應用等不同層面為企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展提供完善保障。利用數據信息平臺，還可完成對企業(yè)不同指標信息波動變化以及具體形式的動態(tài)跟蹤監(jiān)督與實時分析，這將對企業(yè)全面宏觀決策管理發(fā)揮積極有效的作用。

另外，通過企業(yè)檔案電子信息化管理，可真正完成硬件與軟件的綜合匹配。首先為提升電子信息化管理水平，企業(yè)需要配備完整的設施系統(tǒng)，創(chuàng)建綜合全面的檔案室、閱覽室、資料庫，同時配備專項工作人員，負責對不同業(yè)務部門檔案資料的協調控制、歸檔管理以及應用。再者。企業(yè)還要配備密集架、采購專業(yè)管理檔案、存儲信息的計算機、觸摸屏、環(huán)境溫度調節(jié)裝置、記錄溫度裝置、安全防火設備等。

二、企業(yè)檔案管理現狀

（一）企業(yè)檔案管理人員管理水平普遍偏低

檔案管理受諸多限制因素影響，目前檔案管理人員整體業(yè)務水平及專業(yè)能力普遍偏低是影響企業(yè)檔案管理的重要原因之一。檔案管理專業(yè)知識與技能培訓相對缺乏，檔案管理人員多存在兼職或一崗多職的現象，導致檔案管理者的檔案管理專業(yè)性、管理能力有待進一步提高。

（二）檔案管理人員綜合能力薄弱

目前，相當一部分管理人員沒有經過專業(yè)的檔案管理知識與管理技能培訓，對企業(yè)檔案管理工作的重要程度、分類管理相關要求、各類檔案資料的收集、歸納、整理、歸檔、裝卷等業(yè)務不夠了解，沒能樹立專業(yè)標準意識。大部分檔案管理兼職情況較多，工作人員不能將全部精力投入到檔案管理工作中，對檔案管理服務水平提升產生較大影響。

（三）企業(yè)檔案管理工作受重視程度偏低

長時間以來分管檔案管理的部分負責人，包括大部分檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識及重視程度不足，沒認識到檔案管理工作對企業(yè)管理的重要性。部分人認為檔案管理僅僅只是檔案資料的保管工作，既不能給企業(yè)創(chuàng)造經濟效益，又不能對企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新起到較大作用，這也充分顯示出大部分人對檔案管理工作缺乏了解。對企業(yè)檔案管理工作受重視程度不足直接導致了企業(yè)檔案管理工作與現代企業(yè)管理需求不相適應。

三、企業(yè)檔案管理電子信息化應注意的問題

（一）實時收集檔案資料

實時收集檔案資料是保證企業(yè)檔案完整、清晰認定、按時歸檔管理的核心環(huán)節(jié)。首先，企業(yè)應清晰劃定綜合檔案室、具體業(yè)務部門員工的崗位責任，制定文書管理、資料管理歸檔的相關制度，明確員工歸檔管理的指責，日常收集任務應全面落實到人頭，通過全方位搜集確保應歸檔資料及時歸檔，并定期進行搜集與補充，避免資料信息的缺失，提升檔案資源完整性。另外，各機構應在要求時間段之中快速搜集檔案信息、整理基礎資料，確保不同類別檔案及時歸檔，同時保證檔案信息快速更新，進而實時反映出企業(yè)當前的現實發(fā)展狀況。再者，企業(yè)應設立綜合檔案管理、歸檔工作標準，明確歸檔制度，確保企業(yè)檔案信息歸檔工作質量。歸檔各類資料國恒中應按照制度標準嚴格操作，方能確保檔案信息的整體性實效性，依照形成檔案的規(guī)律與特征，確保各類檔案的互相關聯性。對于歸檔信息還應做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致。

（二）多級權限劃分

根據檔案資料的行業(yè)特點及保密級別進行查詢權限設定。利用檔案資料軟件平臺設定修改權限和查看權限。嚴格設定瀏覽器瀏覽權限，按檔案資料的保密級別設定是否可查、下載或打印。軟件管理系統(tǒng)要有嚴格的加密程序，確保資料保密、安全操作與瀏覽。

（三）建立明確的檔案保存管理制度

制定嚴格的檔案整理標準和移交程序，凡不按標準整理或規(guī)定程序進行移交檔案的，檔案辦公人員一律拒絕接受移交，并要求相關業(yè)務科室按標準重新整理，按規(guī)定程序移交檔案。

四、結語

綜上所述，電子信息化對企業(yè)檔案管理的重要性思考對企業(yè)檔案管理的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進一步提高和完善企業(yè)檔案管理電子信息化應注意的問題，這樣才能更好地提升企業(yè)檔案管理水平。

參考文獻

[1]劉濤.電子信息化對企業(yè)檔案管理的重要性思考[J].農場經濟管理，2016（08）：63～64.

[2]邰曦.電子信息化對企業(yè)檔案管理的重要性思考[J].現代經濟信息，2017（11）：119.