【摘要】教學(xué)秘書作為高校學(xué)院基層的教學(xué)管理人員，在教學(xué)和科研的管理中起著上傳下達(dá)、聯(lián)系左右的重要作用。教學(xué)和科研的管理工作和其他現(xiàn)代化管理一樣，其基本要素，包括人力、物力、機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度等。這幾個(gè)要素中尤其以人為特殊，人既是掌握管理手段的管理者又是被管理者，現(xiàn)代管理之所以認(rèn)為人是最重要的因素，是因?yàn)槿擞芯薮蟮哪軇?dòng)性。從這個(gè)意義上說(shuō)，要想做好教學(xué)秘書工作，在提高自身能力的同時(shí)也要處理好與上下級(jí)以及與同事之間的關(guān)系。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書；工作職責(zé)；問(wèn)題

一、民辦高校教學(xué)秘書的主要職責(zé)

教學(xué)秘書是各院系承擔(dān)教學(xué)管理工作的專職人員，負(fù)責(zé)處理院系內(nèi)的有關(guān)教學(xué)事務(wù)，保證本部門各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的正常執(zhí)行，負(fù)責(zé)管理教學(xué)信息的收集、綜合、整理工作，為部門和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)、及時(shí)跟蹤、監(jiān)督教學(xué)過(guò)程，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，并及時(shí)向教務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，使問(wèn)題得到及時(shí)調(diào)整。所以，教學(xué)秘書是教務(wù)處和院系之間教學(xué)組織和管理的橋梁和紐帶，不僅協(xié)調(diào)教務(wù)部門、教師、學(xué)生之間的關(guān)系，又要完成院系內(nèi)部的教學(xué)管理和組織工作，所以教學(xué)秘書是高校管理隊(duì)伍中的一個(gè)重要組成部分。

然而，民辦高校由于其特殊性，其教學(xué)秘書工作除了以上職責(zé)之外，還兼顧了以下職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)任課教師的調(diào)、停課工作，及時(shí)向教務(wù)處呈報(bào)教務(wù)處調(diào)、停課申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后安排相關(guān)教師辦理手續(xù)。（2）負(fù)責(zé)學(xué)生期末成績(jī)以及期末考試試卷的匯總整理及上報(bào)工作。

二、民辦高校教學(xué)秘書工作中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）工作未受到充分重視

普通高校最核心的工作就是本科教學(xué)，而教學(xué)秘書又是負(fù)責(zé)全面教學(xué)活動(dòng)的最直接的管理者。很多人甚至是系部領(lǐng)導(dǎo)不能清楚地認(rèn)識(shí)教務(wù)工作，認(rèn)為教務(wù)工作只是簡(jiǎn)單的接打電話、收發(fā)文件等事務(wù)性工作，對(duì)教學(xué)秘書工作的支持力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。另外，有些科目組長(zhǎng)或者教研室主任不能擔(dān)負(fù)工作責(zé)任，把一些通知和統(tǒng)計(jì)類的事務(wù)性工作讓老師直接對(duì)接教學(xué)秘書，容易出現(xiàn)一個(gè)教學(xué)秘書對(duì)接幾十個(gè)老師的情況，給教學(xué)秘書增加了繁重的工作量。教學(xué)秘書的工作頭緒多，事情繁雜，接口對(duì)象多，出了問(wèn)題總是要教學(xué)秘書承擔(dān)責(zé)任，出了成績(jī)往往歸功于領(lǐng)導(dǎo)和老師，這樣嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書工作的信心和積極性。

民辦高校的教學(xué)秘書工作更是得不到應(yīng)有的重視，在長(zhǎng)期的工作中都是一人承擔(dān)幾人工作量，人員配備不充分，職務(wù)與責(zé)任不對(duì)等，收入與工作量不對(duì)等。雖然有一定的管理權(quán)限，但是有責(zé)無(wú)權(quán)，給實(shí)際工作的開(kāi)展帶來(lái)了較大困難。

（二）缺少培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)

教學(xué)秘書崗位做的都是事務(wù)性的工作，許多教學(xué)秘書都是“無(wú)證上崗、摸著石頭過(guò)河”，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的上崗培訓(xùn)，都是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，在工作中邊學(xué)習(xí)邊積累。隨時(shí)隨地保障教學(xué)工作的正常運(yùn)行，很難抽出時(shí)間進(jìn)修和深造，導(dǎo)致視野不寬闊，儲(chǔ)備知識(shí)不能與時(shí)俱進(jìn)，阻礙了創(chuàng)新能力和整體素質(zhì)的提高。

三、工作中常見(jiàn)問(wèn)題的解決方法（一）建立更加完善的制度保障

教學(xué)秘書的工作對(duì)象是“一人對(duì)多人”，對(duì)上要對(duì)接教務(wù)處的各個(gè)行政單位和自己院系的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)下要對(duì)接院系幾十名教師。在對(duì)教學(xué)秘書工作的考核中，教務(wù)處、自己院系領(lǐng)導(dǎo)、教師均可對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行評(píng)分評(píng)定，但是教學(xué)秘書無(wú)法評(píng)定其他對(duì)象，嚴(yán)重造成了教學(xué)秘書崗位有責(zé)無(wú)權(quán)，身在管理服務(wù)崗位，卻只能力盡服務(wù)功能，無(wú)法開(kāi)展管理權(quán)限，教師不配合，工作難開(kāi)展，也難以對(duì)教師有約束力。健全雙向評(píng)分的考核制度，對(duì)上對(duì)下都形成雙向的約束力，在為師生提供服務(wù)的同時(shí)也能更好地進(jìn)行管理工作。

（二）完善教學(xué)秘書人員配置

教學(xué)秘書不是三頭六臂的神，教學(xué)秘書往往一人承擔(dān)多人工作，一個(gè)人做整個(gè)院系的教學(xué)管理服務(wù)工作，教務(wù)處的教學(xué)運(yùn)行科、學(xué)籍管理科、考務(wù)科、教材與實(shí)訓(xùn)科、督導(dǎo)室乃至科研處等眾多行政單位都是直接對(duì)接系部的教學(xué)秘書，教學(xué)秘書在收到各種工作任務(wù)的布置、通知的下達(dá)以后又需要傳達(dá)到各位院系的老師，整個(gè)工作機(jī)制猶如一個(gè)漏斗，統(tǒng)統(tǒng)經(jīng)過(guò)教學(xué)秘書這一個(gè)口，所以面對(duì)繁重的工作量，教學(xué)秘書都是超負(fù)荷在工作，應(yīng)該完善院系的教學(xué)秘書配備，使教學(xué)秘書工作也能模塊化、專業(yè)化，而不是滿盤抓，不利于教學(xué)秘書的個(gè)人成長(zhǎng)，也不利于學(xué)校的長(zhǎng)效發(fā)展。

（三）重視提高教學(xué)秘書本身的綜合素質(zhì)

定期或者不定期的對(duì)教學(xué)秘書開(kāi)展有關(guān)教學(xué)管理方面的培訓(xùn)，使得教學(xué)秘書可以系統(tǒng)地學(xué)習(xí)到教學(xué)管理方面的知識(shí)理論；給予教學(xué)秘書外出參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，可以學(xué)到其他院校先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，和其他教學(xué)秘書互相探討交流，接觸新思想、新理念，共同提高業(yè)務(wù)水平；給教學(xué)秘書進(jìn)修的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和全面素質(zhì)的提高；關(guān)注前沿的教育教學(xué)方面的動(dòng)態(tài)，提高自身的整體水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，教學(xué)秘書的工作本身是高校教學(xué)管理工作中不可或缺的一個(gè)部分，但是由于民辦高校體制等原因，大部分民辦高校對(duì)教學(xué)秘書崗位不重視，因此民辦高校的教學(xué)秘書工作者在工作中面臨眾多問(wèn)題。教學(xué)秘書的工作直接影響院系正常的教學(xué)秩序，教學(xué)秘書應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)自己所處的位置和使命，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的綜合水平。學(xué)校也應(yīng)針對(duì)教學(xué)秘書的崗位特點(diǎn)建立和完善院系教學(xué)管理質(zhì)量的長(zhǎng)效機(jī)制。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：王泉（1987—），女，武漢學(xué)院法律系專職教學(xué)秘書。