李俊

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，單位內部的運行管理體系也不斷地完備，辦公室檔案管理作為內部管理的一項重要環(huán)節(jié)，提高辦公室檔案管理的工作效率在單位業(yè)務管理工作中也越來越重要。

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；工作效率

一、提高辦公室檔案管理工作效率的意義

事實上，辦公室檔案管理具有非常重要的作用。就該項工作而言，提高其效率具有非常重要的意義。首先，提高檔案管理工作效率，是適應時代發(fā)展的體現(xiàn)。其次，促進檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。最后，有利于檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟、社會協(xié)調發(fā)展。

二、辦公室檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員素質偏低

檔案管理人員的管理意識淡薄，專業(yè)素養(yǎng)較低，使得大部分的檔案沒有得到及時的收集、分類等。檔案未得到及時、有效的處理就會使得檔案的利用率下降，檔案的價值難以實現(xiàn)，若檔案管理人員的工作態(tài)度差會加劇這一情況的惡化。加上大部分檔案管理人員的知識面較窄，而檔案所涉及的領域較廣，兩者之間就出現(xiàn)了矛盾，這直接使得相關的檔案不能及時地進行分類整理等。

（二）管理制度有待完善

就當前情況而言，大部分企業(yè)的管理制度都待健全，即使是有能力的管理人員也不能很好地展開相應的工作。企業(yè)的領導對于檔案管理工作不夠重視，使得管理人員沒有很好地執(zhí)行現(xiàn)有的管理制度，這給檔案管理工作帶來了巨大的不良影響。因管理制度的不完善，管理人員但對自己的工作重視度不高，沒有認真地處理檔案的分類、歸納等事宜，使得檔案損壞、缺失現(xiàn)象普遍存在。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）建立健全完善的辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理工作效率的提升需要強有力的制度作為保障，所以在檔案管理方面，單位應該有針對性地建立健全完善的辦公室檔案管理制度，對檔案管理中涉及到的各方面內容進行明確規(guī)定。一些單位雖然制定了相關的管理制度，但在實際的管理過程中卻沒有貫徹落實，因此，為保障辦公室檔案管理制度得到充分落實，單位的管理人員除了要進行管理知識的培訓外，還要學習和掌握法律知識，保障檔案管理的工作人員自覺遵守檔案管理制度。

（二）加強檔案管理工作意識

在進行辦公室檔案管理的工作人員要對管理工作有充分的認識，了解檔案管理的基本理論，改變在管理工作中的功利想法與消極的工作態(tài)度。工作人員要積極主動地了解單位或企業(yè)目前的運行情況，明確自己的工作職責與工作目標，做好日常工作中檔案的收集與管理，在完成工作后把管理結果上報給管理人員，按照實際情況結合有關部門建立信息溝通平臺，讓檔案管理工作更好地進行。在工作中，不能盲目和隨意地對檔案進行管理，要保證這些資料對單位或企業(yè)的進一步發(fā)展切實有效。提升檔案管理的工作效率，同時為單位或企業(yè)的建設添磚加瓦。

（三）建立辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫

目前信息化科技在當今社會中已經(jīng)十分成熟，并且企業(yè)的檔案信息量也不斷地提高。過去在檔案管理工作中主要是以手工抄寫與轉錄作為主要的工作，和當今企業(yè)的發(fā)展需求已經(jīng)很難適應。所以，建設一個健全的檔案信息資料庫十分迫切。這是對辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新，是新時代進行檔案管理工作的基礎，對于管理工作有著十分重要的作用。使用檔案數(shù)據(jù)庫能夠方便檔案的存放與查詢，把傳統(tǒng)的管理工作和高新科技緊密結合，產生網(wǎng)絡化、開發(fā)性的數(shù)據(jù)庫，從根本上提高辦公室檔案管理的工作效率。

（四）提高辦公室檔案管理人員的水平

作為辦公室檔案管理人員應該順應時代的進步與社會的發(fā)展，相應地提高自身的素質與知識能力，這樣才能有效地提高辦公室檔案管理水平，辦公室檔案管理是一項比較枯燥的工作，正是由于這樣它就要求管理人員對工作要有責任心和嚴謹、樂于奉獻的精神，因此，就需要相關的管理人員有法律意識與保密意識，同時也要有一定的社會責任感，這樣才能在具體的工作中減少失誤，提高工作效率。對于管理人員，應該加強保密意識，根據(jù)檔案文件管理工作的重要性與復雜性，配合檔案人員做好保密工作，同時，大力提高法律意識與責任意識，加強管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，讓每一個檔案管理人員都能掌握管理工作的核心思想與操作技能。

（五）對網(wǎng)絡電子信息化進行檔案管理

將網(wǎng)絡電子信息化技術應用到檔案管理中，利用電子化的方式對檔案文件進行處理，這樣可以根據(jù)不同類別進行分類處理，還能夠對辦公室的其他資料進行修補，也不會由于辦公室資料的堆積發(fā)生雜亂的現(xiàn)象，還能提高檔案管理的效率，讓資料的檢索變得更加快捷與方便，在檔案的管理人員對原有的文件插入新的文件也變得更加方便，還可以對專業(yè)水平較高、能力強的管理人員進行專門的培訓，找出在檔案管理中的不足之處進行分析與研究?？梢钥闯?，網(wǎng)絡信息化的管理方式能夠超出其他管理方式，提供更加高效的工作效率，工作的時候也十分方便，還有效地增強了辦公室檔案管理工作的準確性。

四、總結

辦公室的檔案管理工作作為企業(yè)內部管理的主要環(huán)節(jié)，在單位或企業(yè)管理中的重要性越來越明顯。因此，加強檔案管理的責任意識，運用新式管理模式進行辦公室檔案管理，對提高工作效率、促進各項工作的正常運行起著至關重要的推動作用。

參考文獻

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