【摘要】隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案信息管理化愈加明顯，如何提高檔案信息化管理是當(dāng)今人事檔案管理部門(mén)工作人員的重要任務(wù)，本文從信息化管理在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢(shì)出發(fā)，提出如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；干部人事檔案；信息化管理

隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化的普及，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也需要改革實(shí)現(xiàn)信息化管理才能跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。信息化管理能提高檔案管理工作的效率，為檔案資料的存儲(chǔ)提供了相對(duì)穩(wěn)定的環(huán)境。因此，檔案管理工作人員需要在工作中充分利用現(xiàn)代科技來(lái)促進(jìn)檔案管理工作快速實(shí)現(xiàn)信息化管理。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）能有效地提高工作效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠檔案管理人員手工操作。查找資料的時(shí)候需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，工作效率較低。如果在工作中使用信息化管理，就可以防止這些現(xiàn)象的發(fā)生，信息化管理具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)?？梢詫?shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，檔案管理工作人員在進(jìn)行人事檔案錄入的時(shí)候，需要對(duì)大量的檔案進(jìn)行信息分類(lèi)、篩選、加工建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息管理方式，把檔案信息科學(xué)合理的分類(lèi)進(jìn)行管理。需要使用檔案的時(shí)候可以利用電腦技術(shù)進(jìn)行索引，就能方便快捷地獲取檔案信息，提高工作效率。

（二）信息化管理能使檔案保存實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定性

電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比壽命較長(zhǎng)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體在保存過(guò)程中容易受各種因素的制約出現(xiàn)檔案損壞、丟失等現(xiàn)象。例如，紙張?jiān)诟邷鼗蛘叩蜏叵戮腿菀讚p壞，但是電子信息就不會(huì)受這些因素干擾。電子檔案可以根據(jù)不同的需求選擇不同的存儲(chǔ)方式，而且閱讀方便快捷，保存時(shí)間長(zhǎng)，穩(wěn)定性是檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)。

（三）信息化管理可以實(shí)現(xiàn)信息交流和資源共享

傳統(tǒng)的靠手工來(lái)記錄檔案信息再進(jìn)行保存的模式，技術(shù)較為落后，大量有用信息和資源被埋沒(méi)，但是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理以后，根據(jù)檔案信息保密性質(zhì)的要求，可以建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效管理和資源共享的效果。

二、事業(yè)單位干部人事檔案信息管理的內(nèi)容

（一）推廣現(xiàn)代化管理方法

利用計(jì)算機(jī)來(lái)管理人事檔案，可以實(shí)現(xiàn)資源共享。人們利用計(jì)算機(jī)建立一些完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的信息管理。例如利用計(jì)算機(jī)和一些現(xiàn)代管理設(shè)備，把人事檔案資料整理以后輸入計(jì)算機(jī)，再利用一些軟件技術(shù)把文字、圖片、音像等資料轉(zhuǎn)換格式，變成數(shù)據(jù)資料，使紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式同時(shí)并存，需要資料的時(shí)候可以通過(guò)電腦屏幕來(lái)查詢(xún)相關(guān)內(nèi)容。

（二）推廣開(kāi)放式管理方法

在檔案信息化管理模式中首先可以建立干部業(yè)績(jī)檔案，以便于及時(shí)地將干部的日常工作情況、業(yè)績(jī)和重要工作中的實(shí)際表現(xiàn)和完成工作的一些情況記錄檔案中，為干部的提拔和調(diào)動(dòng)提供一些重要的依據(jù)。其次，可以建立干部綜合能力檔案，例如干部的文化程度、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、資格考試等都能反映干部的真實(shí)才能，進(jìn)而有計(jì)劃地對(duì)干部人員進(jìn)行培養(yǎng)和提拔。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的建議

（一）提高人事檔案管理工作人員的安全保密意識(shí)

現(xiàn)代科技的信息化管理方式給人事檔案管理工作提供了極大的便利，但是也讓人事檔案管理工作中存在一些不安全因素。例如部分人事的檔案信息在利用過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者資料泄露等情況。所以人事檔案管理工作人員一定要認(rèn)識(shí)到安全保密的重要性，采取一些相對(duì)有效的安全管理方法，避免檔案信息出現(xiàn)丟失和泄露的情況。同時(shí)，人事檔案管理工作人員自身需要不斷地學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在進(jìn)行資料管理的時(shí)候需要對(duì)信息進(jìn)行重點(diǎn)和次要點(diǎn)的篩選，利用好現(xiàn)代科技的加密功能，保證檔案資料的安全。另外，管理工作人員需要做好檔案數(shù)據(jù)備份工作。人事檔案管理部門(mén)要對(duì)整個(gè)事業(yè)單位使用檔案的權(quán)限進(jìn)行明確劃分，不能出現(xiàn)越權(quán)使用檔案的情況，工作人員需要嚴(yán)格按照檔案工作的保密要求來(lái)進(jìn)行工作，保證人事檔案信息的安全。

（二）增強(qiáng)檔案管理規(guī)范化程度

首先，事業(yè)單位要根據(jù)《檔案法》的規(guī)定來(lái)建立健全管理制度，檔案的使用和查閱過(guò)程要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行。其次，要加大檔案管理各項(xiàng)設(shè)施的投入力度，從硬件方面來(lái)保證檔案的存儲(chǔ)安全。檔案管理部門(mén)需要安排專(zhuān)門(mén)的工作人員來(lái)進(jìn)行管理，檔案庫(kù)房、閱檔室和辦公室要分開(kāi)，室內(nèi)的設(shè)備要齊全，例如空調(diào)、滅火器材、防盜等一些安全設(shè)備。最后，建立嚴(yán)格的保密制度，具體工作要落實(shí)到位，保證檔案的安全。

（三）加強(qiáng)檔案管理的法律法規(guī)建設(shè)

檔案管理工作要想有序進(jìn)行，就要制定相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行監(jiān)督和保護(hù)。檔案管理工作是一項(xiàng)特殊性工作，檔案管理部門(mén)和形成檔案的各個(gè)部門(mén)或個(gè)人之間存在著復(fù)雜的關(guān)系和一些法律問(wèn)題。因此，必要的法律法規(guī)是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的依據(jù)。檔案管理部門(mén)要提高自己的檔案意識(shí)，對(duì)檔案工作要熟悉，同時(shí)要不斷地組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一些檔案管理的相關(guān)政策，把檔案管理意識(shí)深入每個(gè)工作人員心中。

信息化的管理模式是人事檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，因此，事業(yè)單位檔案管理工作人員需要在工作中不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介：馮彥東（1982—），男，漢族，陜西延安人，本科，中級(jí)館員，研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理。