【摘要】檔案管理是重要的信息管理工作，包含著對(duì)實(shí)踐活動(dòng)的各項(xiàng)記錄。當(dāng)前基層機(jī)關(guān)檔案管理工作中仍存在一些不足，需要進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范管理。本文探討了基層機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)一步分析了基層檔案管理工作中的問題，并提出了有效的改善措施，具備一定參考借鑒價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】基層機(jī)關(guān)；檔案管理；工作；現(xiàn)狀

檔案管理是一項(xiàng)重要的記錄活動(dòng)，包括對(duì)各種活動(dòng)信息的記錄與管理?；鶎訖C(jī)關(guān)單位里，各項(xiàng)工作與活動(dòng)的發(fā)生需要建立檔案并實(shí)行有效的記錄。在形成完整的紙質(zhì)或電子版檔案后，還需要進(jìn)行穩(wěn)定的保管。因此，檔案記錄要求較嚴(yán)格，不僅要求真實(shí)有效，還要保證事件記錄的完整性。一些不注重檔案管理的單位，以散漫態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，在后期的檔案查詢工作中比較艱難。尤其對(duì)于基層機(jī)關(guān)單位，事件記錄環(huán)節(jié)非常重要，代表著基層機(jī)關(guān)單位的重要變革。因此，需要提高對(duì)檔案管理的重視度，提高管理效率與與質(zhì)量。

一、檔案管理的發(fā)展概要

當(dāng)前，我國檔案管理事業(yè)已經(jīng)取得了較好的發(fā)展。檔案管理工作延續(xù)至今，一直在持續(xù)變化著。以前大多為紙質(zhì)檔案管理，發(fā)展至今電子版檔案管理也逐一出現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅沒有規(guī)模，而且也不會(huì)派遣專人管制。只是簡(jiǎn)單對(duì)活動(dòng)進(jìn)行記錄，并儲(chǔ)存在案放置。而隨著人們對(duì)信息管理要求的提高，開始摒棄過去散亂的檔案管理方式，逐漸向規(guī)模化、有序的管理方向發(fā)展。尤其開始注重檔案管理的便捷性、高效，要求保證檔案信息的完整性，以及便于日后的檔案查詢工作的開展。人們以電子版與紙質(zhì)版的方式，共同記錄檔案信息，促進(jìn)檔案信息的合理分布。同時(shí)，開發(fā)了多項(xiàng)高性能軟件，便于檔案管理中，對(duì)信息的整理與歸檔。由此可見，檔案管理工作一直持續(xù)發(fā)展，并日益向更便捷、高效的領(lǐng)域革新。

二、基層機(jī)關(guān)檔案管理工作的不足

（一）檔案意識(shí)較為單薄，重視度不高

建立檔案并實(shí)行管理，是對(duì)基層機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的有效記錄。直接關(guān)系到日后對(duì)基層機(jī)關(guān)工作內(nèi)容的核查等，因此需要秉持一個(gè)嚴(yán)格、負(fù)責(zé)的管理態(tài)度。但目前仍有些檔案管理人員，在管理檔案過程中，服務(wù)意識(shí)與管理態(tài)度都比較欠缺。沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在工作中態(tài)度敷衍、記錄不及時(shí)，甚至對(duì)于一些不是大事件的內(nèi)容，抱著可記可不記的態(tài)度。這種散漫的管理工作方式，將會(huì)對(duì)基層機(jī)關(guān)檔案管理工作造成嚴(yán)重的不良影響。

（二）檔案管理基礎(chǔ)有待加強(qiáng)

良好的檔案管理工作，不僅需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還需要有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。這種管理基礎(chǔ)的重點(diǎn)在于，要形成一個(gè)良好的管理體系，并且管理人員要具備良好的管理能力，以及扎實(shí)的管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。由于基層機(jī)關(guān)單位的日常事務(wù)都較多，加之很多基層機(jī)關(guān)單位，所雇傭的普通管理人員甚至是兼職的，因此整個(gè)管理系統(tǒng)比較紊亂。在過于繁忙的情況下，檔案管理人員會(huì)出現(xiàn)交叉作業(yè)，以及遺漏管理的現(xiàn)象。

（三）檔案管理設(shè)施設(shè)備滯后

在基層機(jī)關(guān)檔案管理中，管理設(shè)施設(shè)備配置方面一直不理想。很多基層機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作的重視度不高，配置的管理設(shè)備較滯后。例如，檔案管理需要有一個(gè)專用庫房，對(duì)紙質(zhì)檔案分冊(cè)儲(chǔ)存?？墒菗?jù)目前觀察，仍有很多基層機(jī)關(guān)單位沒有配備庫房，而成冊(cè)的檔案也是隨意分布于各部門的架子上保管。在缺乏專用設(shè)施設(shè)備管理的情況下，在需要進(jìn)行檔案查詢時(shí)，會(huì)直接降低整個(gè)管理工作的效率與質(zhì)量。

三、加強(qiáng)基層機(jī)關(guān)檔案管理的有效策略（一）不斷提升檔案工作人員管理素質(zhì)

需要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，增設(shè)多項(xiàng)管理技能培訓(xùn)，提高管理者的管理能力。對(duì)于基層機(jī)關(guān)相關(guān)檔案，要及時(shí)并且準(zhǔn)確進(jìn)行記錄。記錄在冊(cè)后，需要安置于相應(yīng)的位置。檔案管理是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，而檔案管理者是直接負(fù)責(zé)人，因此其管理素質(zhì)，直接影響到整個(gè)檔案工作的效率與質(zhì)量。

（二）改善檔案管理設(shè)施條件

提高檔案管理設(shè)施設(shè)備水平，是提高檔案管理工作效率的重要支撐。需要建立一個(gè)專用的檔案庫房，將重要的檔案信息資料安置好，避免檔案遺失或遺漏的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，需要配置相應(yīng)的自動(dòng)化信息設(shè)備，改善檔案管理人員的管理?xiàng)l件。通過改善檔案管理設(shè)施設(shè)備，促進(jìn)檔案管理資源與信息的優(yōu)化分配。在優(yōu)化管理資源的條件下，進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。

（三）建立健全的檔案管理機(jī)制

目前，很多基層機(jī)關(guān)在管理檔案時(shí)都存在管理雜亂、沒有秩序的問題。因此，機(jī)關(guān)內(nèi)部的管理部門，應(yīng)將此問題提上日程，建立一個(gè)良好的檔案管理機(jī)制。需要以基層機(jī)關(guān)的實(shí)際工作，以及實(shí)踐活動(dòng)的開展為基礎(chǔ)，建立符合本機(jī)關(guān)所需的檔案管理機(jī)制。在檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，包括資料收集、整理、保管等工作，都要仔細(xì)規(guī)劃。再通過實(shí)踐，循序漸進(jìn)不斷優(yōu)化管理機(jī)制，使之更符合管理需求。

四、結(jié)語

綜上可知，在基層機(jī)關(guān)單位中，需要建立嚴(yán)格的檔案管理機(jī)制，并按照機(jī)制有序管理。檔案管理過程中，涉及到的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要落實(shí)好。包括檔案管理人員的素養(yǎng)、檔案管理機(jī)制、檔案管理設(shè)備等，做好相關(guān)的管理與指導(dǎo)工作。在日后發(fā)展中，還需堅(jiān)持采用正確的工作方法與管理模式，這樣才能不斷促進(jìn)基層機(jī)關(guān)單位的良好發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：徐小鳳，女，廣西欽州人，助理館員，研究方向：檔案管理。