潘曉輝

[摘要] 近年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及無紙化辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，醫(yī)院科研人員的科研環(huán)境、科研行為以及科學(xué)研究產(chǎn)生的材料成果形式都發(fā)生了深刻變化，以數(shù)字形式儲存的科研電子檔案已成為科研檔案管理工作中越來越重要的檔案形式?；陔娮訖n案的特性，決定其保存和維護(hù)方面的復(fù)雜性。如何保存、維護(hù)好科研電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是醫(yī)院科研檔案管理者必須關(guān)注的重要問題。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；科研電子檔案；保存

[中圖分類號] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）01（c）-0064-04

Saving and Maintenance Strategies of Scientific Research Electronic Files in the Hospital

PAN Xiao-hui

Scientific and Research Department， Affiliated Hospital of Kunming University of Science and Technology（Yunnan First Peoples Hospital），Kunming， Yunnan Province， 650032 China

[Abstract] In recent years， with the promotion and application of computer network and paperless office system， the scientific research environment， scientific research behavior and material results form produced by the scientific research are greatly changed， and the scientific research electronic files stored in the digital form has increasingly become an important form in the management work， the electronic files features determine the complexity of saving and maintenance， how to save and maintain the scientific research electronic files and make them in an accurate state safely， reliably and permanently are the important problems that the scientific research files managers in the hospital must pay attention to.

[Key words] Hospital； Scientific research electronic files； Savings

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員在從事科學(xué)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科研管理和科研實(shí)踐活動全過程的真實(shí)記錄和反映[1]。醫(yī)學(xué)科研檔案作為醫(yī)學(xué)科技知識的載體，蘊(yùn)含了大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)及創(chuàng)新性科研思想等科研信息，對科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價值的鑒定起著重要的作用；同時也為醫(yī)院制定科技決策、規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院人才考核、職稱晉升、科研人員進(jìn)行科學(xué)研究及技術(shù)交流等方面提供了比較可靠真實(shí)的信息依據(jù)，具有參考及憑證的功能[2]。

近年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及無紙化辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，醫(yī)院科研人員的科研環(huán)境和科研行為都發(fā)生了深刻變化，科學(xué)研究產(chǎn)生的材料成果形式也隨之發(fā)生變化，以數(shù)字形式儲存的科研電子檔案已成為科研檔案管理工作中越來越重要的檔案形式。諸如在醫(yī)院的科研項(xiàng)目管理工作中，從國家自然科學(xué)基金委到省科技廳、教育廳、衛(wèi)生計(jì)生委等各級各類科研項(xiàng)目的主管單位，都已使用本部門的科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，從申報指南發(fā)布到申報書填寫、立項(xiàng)后任務(wù)書填寫、中期進(jìn)展報告、結(jié)題驗(yàn)收材料上報及申報科技成果等文件，都在項(xiàng)目管理系統(tǒng)填寫和上傳。醫(yī)院作為項(xiàng)目管理的依托單位，勢必形成大量的科研電子文件及有參考和利用價值的電子檔案。如何保存、維護(hù)好科研電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是醫(yī)院科研檔案管理者必須關(guān)注的重要問題。

1 與科研紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案獨(dú)有的特性

電子檔案具有以下9個特性：①它是數(shù)字化的信息形態(tài)：電子檔案是在信息系統(tǒng)中產(chǎn)生和處理的數(shù)字化文件；②對設(shè)備有依賴性：電子檔案從形成、傳輸、儲存、到讀取都必須通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件平臺實(shí)現(xiàn)；③載體的非直讀性：儲存在載體上的電子檔案，在制作時把可識別的文字、圖像等信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)碼來表示，不能直接讀出其內(nèi)容，只有用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將載體上的編碼系列取出，然后轉(zhuǎn)換成人們可以識別的形式，輸出在顯示屏上或打印在紙上；④與載體可以相互分離：紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體密不可分，而電子檔案的存儲位置可以變化且內(nèi)容不發(fā)生任何改變；⑤物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性：檔案的物理結(jié)構(gòu)是指內(nèi)容存儲在載體上的位置及其分布情況，如檔案的正文、圖形、附件等各自在載體上的存儲位置；檔案的邏輯結(jié)構(gòu)是指其自身的結(jié)構(gòu)，如檔案的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、各頁的先后順序等。對于紙質(zhì)檔案來說，檔案的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的。但對于電子檔案來說，其在傳輸、載體轉(zhuǎn)換等處理過程，物理結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，而邏輯結(jié)構(gòu)可保持不變；⑥對元數(shù)據(jù)的依賴性：元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，如電子檔案的上下文關(guān)系和結(jié)構(gòu)的描述等。電子檔案的元數(shù)據(jù)必須附在文件中否則無法恢復(fù)電子檔案的原貌；⑦檔案信息共享及不安全性：紙質(zhì)檔案只能在某時某地讓能夠接觸到它的人閱讀。而電子檔案可以擺脫時間空間的制約，如果不特意采取措施，網(wǎng)絡(luò)的任何終端都可以讀取網(wǎng)絡(luò)上某一存儲器的電子文件，由此也使其容易招致網(wǎng)絡(luò)不安全因素的破壞、攻擊；⑧具有高保真性：紙質(zhì)檔案復(fù)制或微縮品都不可避免地出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息缺失等問題，而電子檔案幾乎不存在上述問題；⑨易修改性：電子檔案的易修改性主要是由存儲載體的可重寫性決定的，且修改后不留任何痕跡[3]。

3.2.7云存儲技術(shù) 它是通過網(wǎng)絡(luò)提供可配置的虛擬化存儲及相關(guān)數(shù)據(jù)訪問服務(wù)，為存儲和管理大量數(shù)據(jù)提供解決方案。存儲虛擬化實(shí)現(xiàn)了異構(gòu)存儲介質(zhì)的互聯(lián)和統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)了電子檔案數(shù)據(jù)共享、沖突解決、一致性和數(shù)據(jù)遷移，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的透明存儲和容災(zāi)容錯策略，并為數(shù)據(jù)的安全保存和訪問提供保障[6]。

3.3 存儲介質(zhì)的選擇

醫(yī)院科研電子檔案的存儲介質(zhì)主要有以下兩種類型： ①磁盤：可以保存5～30年，并可隨機(jī)讀寫；其中硬盤容量較大，最高大5 TB，存取速度快，但發(fā)生故障的頻率較高。此外，因其備份成本較高，故適用于容量適中且數(shù)據(jù)需要實(shí)時讀取的信息；②光盤：普通光盤可以存儲50～100年，存儲容量大，讀取速度中等，成本中等。科研電子檔案的存儲介質(zhì)以光盤為最佳載體，它的記錄原理為物理記錄方式，一次性寫入檔案信息，且不能改變，只能讀。光盤是最適于進(jìn)行大量數(shù)據(jù)長期安全保存的最佳離線介質(zhì)。對于特別重要的、需要永久保存的科研電子檔案，建議使用檔案級藍(lán)光光盤[7]。它從技術(shù)上滿足了最高標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)存儲需求，可抗電磁沖擊，同時在確保信息不丟失和可刻錄的基礎(chǔ)上，更加強(qiáng)調(diào)了光盤的保存質(zhì)量和保存壽命，為檔案信息的長期安全可讀提供保障。

3.4 存儲介質(zhì)的維護(hù)和檢測

①磁盤、光盤等的遠(yuǎn)離磁場，對其驅(qū)動器要保持清潔并定期維護(hù)保養(yǎng)；②不要觸摸光盤的表面，不能折疊、彎曲磁盤、不要在紙?zhí)咨蠒鴮?，以防劃傷磁盤、光盤表面；③磁盤、光盤要直立放置，以防擠壓；④存儲介質(zhì)庫房溫度因保持在17～20℃，相對濕度應(yīng)控制在35%～45%；⑤禁止保管人員將食品、飲料帶入存儲介質(zhì)庫房；⑥對存儲介質(zhì)定期檢測，如是否有物理損傷、表面是否清潔、檢測有無計(jì)算機(jī)病毒、驅(qū)動器是否正常運(yùn)行等。對其存儲的數(shù)據(jù)每年進(jìn)行讀寫校驗(yàn)抽樣檢查（抽樣量不小于20%），查看數(shù)據(jù)有無丟失，若里面有差錯，就要重新修改更正及內(nèi)容更新。

3.5 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不安全因素的防范

醫(yī)院科研電子檔案可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)便捷的共享和利用。它給管理工作帶來便利的同時，也存在著一定的安全隱患。如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的脆弱性，它的各個組成部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到病毒和黑客的攻擊或破壞，從而使電子檔案誤刪、修改、損壞或丟失。因此，醫(yī)院應(yīng)建立一套合理、安全、嚴(yán)密的電子檔案保存管理制度，防止電子檔案的修改或破壞；安裝官方防護(hù)軟件，建立防火墻，定期對計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒防護(hù)和病毒檢測，對重要的、保密的科研數(shù)據(jù)進(jìn)行加密并備份等，以此來提高計(jì)算機(jī)的安全性和穩(wěn)定性，為科研電子檔案的完整保存提供保障。

3.6 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

科研電子檔案的保存和維護(hù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到諸多方面的問題，如電子檔案的收集、鑒定、分類、歸檔、整理、有效利用問題，電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性問題，以及網(wǎng)絡(luò)與信息的安全問題等等，這些問題的解決均需要高素質(zhì)的專業(yè)科研檔案管理人員。因此，醫(yī)院應(yīng)安排專業(yè)素質(zhì)和政治素質(zhì)較高的人員負(fù)責(zé)，降低人為因素對保存和維護(hù)工作的影響；同時醫(yī)院還應(yīng)加大對檔案專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)，制定專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃，使其在掌握相關(guān)專業(yè)知識的同時，提高信息安全意識，學(xué)習(xí)并掌握各種有效的電子檔案保存和維護(hù)的技術(shù)，提高自身信息處理能力，進(jìn)而推動醫(yī)院科研電子檔案管理工作的有效開展。

對醫(yī)院科研電子檔案的有效保存和維護(hù)，是一項(xiàng)極其重要和復(fù)雜的工作。如果忽視了這一環(huán)節(jié)，隨著電子檔案的日益增多，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，勢必為保障舊有電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性提出更大的難題。因此，在實(shí)施這一工作的過程中，應(yīng)充分考慮到管理制度、設(shè)備、技術(shù)、環(huán)境及人員素質(zhì)等綜合因素的影響，制定出和采取有效的保存和維護(hù)措施，以確保檔案的安全可靠，使其能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，從而能夠長期有效地發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

[參考文獻(xiàn)]

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[7] 賈國鋒.電子檔案長期安全保存實(shí)踐與建議[J].檔案天地，2016（9）：46-48.

（收稿日期：2017-10-24）