易艷紅

摘 要：為了保證檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案電子存儲(chǔ)技術(shù)的優(yōu)勢以及先進(jìn)性，并能結(jié)合檔案管理工作的需要以及電子存儲(chǔ)技術(shù)的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)用方案。本文就檔案管理方面電子文件類型的存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行了分析。關(guān)鍵詞：檔案管理；電子文件；存儲(chǔ)在檔案管理領(lǐng)域的變革發(fā)展中，電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)已經(jīng)逐漸取代了紙質(zhì)類型檔案存儲(chǔ)模式。和紙媒介的檔案存儲(chǔ)相對(duì)比，電子信息檔案在儲(chǔ)存管理便捷性、保存時(shí)間長度、傳輸效率等方面都有突出的優(yōu)勢。1 電子信息檔案存儲(chǔ)現(xiàn)狀1.1 未能夠有效的進(jìn)行歸檔處理我國企業(yè)在二十世紀(jì)九十年代的時(shí)候，使用的就是軟盤進(jìn)行企業(yè)信息的存儲(chǔ)，之后又出現(xiàn)了光盤和計(jì)算機(jī)硬盤，這樣電子文件的存儲(chǔ)載體就取得了迅速的進(jìn)步，文件的內(nèi)容主要是日常的工作活動(dòng)，除此之外，還有著源程序代碼和技術(shù)性文件，有些文件也沒有進(jìn)行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關(guān)的企業(yè)文件放入硬盤和軟盤內(nèi)，這樣文件在日積月累的過程中，就會(huì)出現(xiàn)泛濫成災(zāi)的現(xiàn)象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會(huì)出現(xiàn)一系列混亂的現(xiàn)象。從存檔上來看，電子文件也沒有經(jīng)過專業(yè)的質(zhì)量審查，從技術(shù)上來看，沒有任何的時(shí)效性和正確性，文件也就出現(xiàn)了極大的缺陷，在利用的過程中，文件管理極容易出現(xiàn)歸檔性的問題。1.2 版本管理存在著不足之處在科研產(chǎn)品在研究和開發(fā)的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對(duì)本單位和上級(jí)的機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件進(jìn)行管理之外，還有很多的項(xiàng)目文件進(jìn)行管理。但是現(xiàn)在有很多的科研開發(fā)檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個(gè)部門的開發(fā)人員那里存檔，檔案管理人員就無法按照常規(guī)的程序進(jìn)行收集，導(dǎo)致了檔案部門在收集的過程中面臨著程序性的問題。在程序運(yùn)行的過程中，如果文件存儲(chǔ)的程序出現(xiàn)了一系列的問題，這時(shí)就需要進(jìn)行正常到維護(hù)，但是如果在本企業(yè)電子文件的保存上并沒有及時(shí)的存檔，因此極容易出現(xiàn)重復(fù)更正的問題，這樣就會(huì)出現(xiàn)人力和財(cái)力上的極大浪費(fèi)，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行也是極為不利的。2 電子檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)2.1 對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的管理電子檔案類型的信息儲(chǔ)存管理當(dāng)中，需要能根據(jù)電子檔案存儲(chǔ)模式以及類型進(jìn)行專門的管理，尤其要注意電子檔案信息的儲(chǔ)存環(huán)境。目前一些電子檔案的儲(chǔ)存部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存管理的已經(jīng)發(fā)展成了專門儲(chǔ)存體系，有專門的設(shè)備以及專門的房間用作電子檔案的儲(chǔ)存。這種集成化、先進(jìn)化的儲(chǔ)存設(shè)備增加檔案信息儲(chǔ)存容量以及管理效率的同時(shí)，也對(duì)設(shè)備運(yùn)行環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)有相應(yīng)的要求，如果設(shè)備運(yùn)行環(huán)境不符合相應(yīng)的要求，則可能導(dǎo)致設(shè)備出現(xiàn)故障。尤其是在儲(chǔ)存設(shè)備高速運(yùn)行的時(shí)候，設(shè)備溫度會(huì)有所增加，這時(shí)需要通過采用溫度調(diào)節(jié)的方式保持設(shè)備良好運(yùn)狀態(tài)。目前對(duì)于存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行環(huán)境的管理當(dāng)中，通常會(huì)從運(yùn)行環(huán)境溫度、設(shè)備運(yùn)行環(huán)境濕度等方面進(jìn)行調(diào)節(jié)。在對(duì)環(huán)境條件進(jìn)行調(diào)節(jié)的時(shí)候通常會(huì)使用機(jī)房專業(yè)配套的空調(diào)設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)，避免存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行出現(xiàn)故障。在這個(gè)階段要注意到機(jī)房專屬設(shè)備的特殊性，由于存儲(chǔ)設(shè)備需要全天連續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)，因此也需要設(shè)備能在連續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)方面有良好的穩(wěn)定性，避免設(shè)備的正常運(yùn)行受到影響。2.2 儲(chǔ)存技術(shù)的優(yōu)化要按照國家關(guān)于檔案管理的規(guī)定進(jìn)行電子當(dāng)納的存儲(chǔ)，根據(jù)相關(guān)的原則在存儲(chǔ)的過程中，將軟盤中的文件轉(zhuǎn)移到光盤內(nèi)，這樣便于對(duì)文件的版本進(jìn)行有效的管理。在存儲(chǔ)方式上的轉(zhuǎn)移主要是針對(duì)長期儲(chǔ)存來說的，因?yàn)檐洷P和磁盤在使用的過程中，有著一定的年限限制，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，如果不經(jīng)常更換就會(huì)導(dǎo)致文件出現(xiàn)損壞，無法復(fù)原。而且在使用的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)誤操作，這對(duì)于電子文件的使用非常不利。如果存儲(chǔ)制度完善，而且經(jīng)濟(jì)條件允許，在管理版本文件的時(shí)候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲(chǔ)技術(shù)的革新。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲(chǔ)是因?yàn)樵摯鎯?chǔ)方式有較多優(yōu)點(diǎn)：首先，將有限的存儲(chǔ)容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時(shí)候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時(shí)候成串。其次使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件能夠快速存儲(chǔ)，即使是多臺(tái)的機(jī)器也能一同運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)文件高效率傳輸。2.3 科學(xué)的電子方案存儲(chǔ)管理在將電子檔案管理技術(shù)融入到現(xiàn)代檔案存儲(chǔ)管理中的時(shí)候，要能在利用電子檔案管理先進(jìn)性的同時(shí)做好電子檔案安全管理，這樣才能保證電子類型檔案文件存儲(chǔ)管理技術(shù)的運(yùn)用效果。首先，要做好電子檔案信息轉(zhuǎn)化方面的工作，讓電子存儲(chǔ)技術(shù)真正的被落實(shí)到電子文件的管理當(dāng)中。要將電子信息檔案管理模式落實(shí)到現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中，在對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、歸類的時(shí)候采用信息化的模式，通過這種信息化類型的管理工作起點(diǎn)推動(dòng)檔案管理存儲(chǔ)電子化發(fā)展。而在現(xiàn)代的檔案信息存儲(chǔ)管理當(dāng)中，除了要能在新檔案信息管理中運(yùn)行用電子存儲(chǔ)技術(shù)外，還要能過去老舊檔案信息轉(zhuǎn)化成新型電子檔案文件，這樣才能真正意義上落實(shí)電子類型的檔案信息存儲(chǔ)。其次，還要在運(yùn)用電子檔案存儲(chǔ)的階段做好網(wǎng)絡(luò)安全管理?，F(xiàn)代檔案信息為了能實(shí)現(xiàn)管理效率以及運(yùn)用方便性的提升，會(huì)將電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備接入到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，但這種運(yùn)行模式在方便了檔案信息管理、推動(dòng)了檔案信息傳播效率提升的同時(shí)，也給檔案信息化管理帶來了隱患。目前黑客的網(wǎng)絡(luò)入侵技術(shù)也在增強(qiáng)，由于電子檔案當(dāng)中含有較多的珍貴資料文件，因此在對(duì)電子類型檔案文件進(jìn)行存儲(chǔ)管理的時(shí)候，也可能受到網(wǎng)絡(luò)入侵，影響電子檔案的安全性。因此在現(xiàn)代的檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)中包含對(duì)于檔案信息的安全防護(hù)，要能在電子檔案體系中構(gòu)建安全防護(hù)體系，從而起到對(duì)網(wǎng)絡(luò)入侵的有效攔截，避免損失進(jìn)一步擴(kuò)大。另外，在對(duì)入侵進(jìn)行安全防護(hù)的時(shí)候還要做好內(nèi)部檢查工作。一些電子病毒潛伏在數(shù)據(jù)庫中長達(dá)數(shù)月甚至是數(shù)年，一旦病毒被激活就會(huì)威脅到檔案信息的安全性。因此要定期對(duì)電子檔案以及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行安全檢查。3 結(jié)束語電子類型的檔案信息管理模式是對(duì)過去紙質(zhì)類型檔案管理模式的變革，推動(dòng)了檔案信息管理在質(zhì)量以及效率方面的發(fā)展。在目前電子類型信息檔案的發(fā)展仍存在不足，需要工作者能從檔案管理設(shè)備方面以及檔案管理人員專業(yè)性方面不斷優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)管理工作的全面提升。參考文獻(xiàn)[1]王守亮.檔案管理中電子文件的存儲(chǔ)技術(shù)分析[J].科學(xué)與財(cái)富，2017（8）.[2]方昀，楊安榮，宗琳.電子文件長期保存技術(shù)需求研究[J].檔案學(xué)研究，2016（1）：96-100.[3]周成龍.長期保存視角下電子檔案的格式管理[J].蘭臺(tái)世界，2017（s1）：146-147.[4]侯鑫.淺析電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管上的差異比較及電子檔案的安全管理[J].魅力中國，2016（45）.