余建新

摘 要：價格認(rèn)證中心檔案管理是價格認(rèn)證工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，在價格認(rèn)證工作中起著至關(guān)重要的作用，與其業(yè)務(wù)工作相輔相成。新時期下，隨著價格認(rèn)證中心工作職能的轉(zhuǎn)變，就對價格認(rèn)證中心檔案工作以及檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。本文通過對當(dāng)前價格認(rèn)證中心檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，然后嘗試提出做好價格認(rèn)證中心檔案管理工作的對策。旨在為價格認(rèn)證中心檔案管理工作的高效開展提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：價格認(rèn)證中心；檔案管理；常見問題及對策

價格認(rèn)證中心是物價管理部門下屬的一個具有“特殊價格鑒定資格”的部門，主要的工作內(nèi)容是在接收到司法機構(gòu)或其它仲裁機構(gòu)委托認(rèn)證申請期間之內(nèi)，對于涉案物品及資產(chǎn)的價值進(jìn)行專業(yè)的認(rèn)證，并出具相應(yīng)價格認(rèn)證的書面證明材料。價格認(rèn)證中心檔案資料具有數(shù)量多、種類多、涉及層面廣、法律效力久等特征，這就意味著價格中心檔案管理工作在價格認(rèn)證中國中具有非常重要意義。一旦價格認(rèn)證中心檔案管理方面出現(xiàn)問題或疏忽，造成檔案損壞、丟失等情況的發(fā)生，不僅會對社會價值與有關(guān)當(dāng)事人的人身財產(chǎn)造成影響，而且價格認(rèn)證中心檔案管理員也會被追究相關(guān)法律責(zé)任或是受到處罰。因此要對檔案管理工作具有足夠的重視，采取有效措施規(guī)范價格認(rèn)證檔案管理工作，充分實現(xiàn)法律所賦予其的各項責(zé)任，不斷提高認(rèn)證中心的檔案管理水平，才可以適應(yīng)新時期價格認(rèn)定工作的需求。

1 價格認(rèn)證中心檔案管理存在的問題

1.1 價格認(rèn)證中心檔案管理機制不健全、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

當(dāng)前，我國許多價格認(rèn)證中心存在檔案資料的歸檔、管理職責(zé)不明確及無崗位職責(zé)等情況。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對于價格認(rèn)證中心檔案資料的歸檔、管理工作執(zhí)行不到位，存在檔案管理分散保存的現(xiàn)象，缺乏科學(xué)有效的統(tǒng)一管理手段。同時，大部分基層價格認(rèn)證中心的管理思想及模式也較為落后，無法做到及時有效地查找到所需要的某項檔案資料；另外，各個區(qū)、縣的價格認(rèn)證中心文書資料歸檔、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不規(guī)范，這就造成了跨地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)難以確保統(tǒng)一性，缺乏執(zhí)行國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的具體落地措施，導(dǎo)致了各區(qū)、縣及各地區(qū)在檔案歸檔保管上，存在人為意義上的“丟失”狀況，如涉嫌刑事案件的價格認(rèn)定檔桿保管期限通常是30年，重大認(rèn)定事項為永久。但是，檔案管理人員在對檔案資料歸檔管理的過程中，對于以上價格認(rèn)定檔案保管的期限統(tǒng)一定性為30年，這就導(dǎo)致了重大認(rèn)定事項在取閱時資料的缺少或是丟失。

1.2 檔案管理的硬件設(shè)施落后

當(dāng)前，大部分基層價格認(rèn)證中心仍然缺乏獨立的檔案保管室，價格認(rèn)定檔案往往被放置在辦公場所，缺乏基本的“防水、防火、防光，防蟲”等功能；此外，一些地區(qū)還存在設(shè)備設(shè)施陳舊的情況，例如電腦、掃描儀、打印機等自動化設(shè)備配置不足甚至沒有進(jìn)行配置，造成了相關(guān)部門無法對檔案進(jìn)行正常查閱，檔案缺少或是丟失的狀況，難以實現(xiàn)檔案資料的信息化和數(shù)字化，這嚴(yán)重影響了認(rèn)證中心檔案管理的工作質(zhì)量和工作進(jìn)度。

1.3 檔案管理人員隊伍素質(zhì)不高

價格認(rèn)證中心檔案管理一方面是要對檔案進(jìn)行留底備份，另一方面還有重視要為其他業(yè)務(wù)人員提供參考。但是仍有部分檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還達(dá)不到要求，對相關(guān)工作內(nèi)容不夠熟悉，對檔案查找的速度嚴(yán)重拖慢了工作效率。甚至還有部分工作人員缺乏細(xì)致和耐性，對于需要進(jìn)行查找檔案的人員報以敷衍態(tài)度或是干脆直接忽視[1]。

1.4 檔案管理較為混亂

隨著價格認(rèn)證中心檔案數(shù)量的日趨增加，檔案管理工難度就變得更大，又加之檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量參差不齊，欠號、漏號、重號的現(xiàn)象時常發(fā)生等原因，就導(dǎo)致了價格認(rèn)證中心檔案管理工作人員工作效率較低，檔案的自身價值也難以得到發(fā)揮。

2 做好價格認(rèn)證中心檔案管理的對策

2.1 建立健全檔案管理機制

建立健全認(rèn)證中心檔案管理工作機制，要注重充分結(jié)合價格認(rèn)定中心的特點，不能夠盲目照搬現(xiàn)行的檔案管理機制。可以通過由價格認(rèn)證中心主任擔(dān)任檔案室主任，同時配備一至兩名具有檔案管理經(jīng)驗的專職檔案管理員，各個部門、科室也可以推薦綜合素質(zhì)較高的工作人員作為兼職檔案員，這樣在確保各部門檔案資料收集匯總工作順利進(jìn)行的同時，也降低了檔案室專職檔案管理員的工作壓力及部門間協(xié)調(diào)的困難；在完善了工作機制之后，還應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的要求制定檔案資料歸檔、管理的工作職責(zé)與其相關(guān)的明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的編號及歸檔時間等，以避免檔案管理人員的違規(guī)操作，防止檔案欠號、漏號、重號等情況發(fā)生。對于檔案工作人員還應(yīng)該制定規(guī)范的程序條例與嚴(yán)格的監(jiān)督機制。另外，也要注意明確各部門，各科室關(guān)于檔案歸檔和管理的工作職責(zé)與要求，杜絕工作漏洞的發(fā)生。

2.2 完善硬件設(shè)施和管理網(wǎng)絡(luò)

面對當(dāng)前日益增加的檔案數(shù)量與價格鑒證金額，為了能夠確保檔案管理工作的順利開展，就需要加大對檔案設(shè)施設(shè)備的投入，價格中心可以根據(jù)自身的實際情況新建或是擴建檔案備用室，引進(jìn)一系列自動設(shè)備。為了加強各類檔案資料的收集、整理、立卷以及歸檔工作，還成立了完善的檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)，配備了分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案室也具備專職檔案管理員來負(fù)責(zé)檔案的收集和整理工作，并做到按照歸檔制度的規(guī)定定期歸檔，這樣不僅讓檔案保存條件得到顯著改善，還減輕了檔案管理工作人員的工作量，加快了工作進(jìn)度。

2.3 提升檔案管理人員素養(yǎng)

價格認(rèn)證中心要注重提升檔案管理人員兩方面的素養(yǎng)。一方面是檔案管理的基本知識，另外一個方面是關(guān)于價格認(rèn)定的專業(yè)知識。價格認(rèn)證中心需采取定期派遣檔案管理人員參與專業(yè)化培訓(xùn)，豐富培訓(xùn)的手段和方式，優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，著力提高檔案管理、價格認(rèn)定法律法規(guī)、計算機應(yīng)用等專業(yè)水平。另外，檔案工作人員還應(yīng)當(dāng)在別人借閱的過程中，提供熱情主動，耐心細(xì)致的服務(wù)[2]。

2.4 建立檔案登記記錄，規(guī)范檔案的收錄和借閱程序

價格認(rèn)證中心的檔案室應(yīng)當(dāng)具備檔案收進(jìn)、收發(fā)及移除、借閱登記表等，確保全部檔案資料的去向有據(jù)可查，這些程序?qū)τ谖覀冋J(rèn)證中心后期檔案室資料管理向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變提供了基礎(chǔ)保證。

2.5 檔案的匯編進(jìn)行細(xì)化

價格認(rèn)證中心檔案匯編的編寫不僅要按照標(biāo)準(zhǔn)要求編寫各項內(nèi)容，檔案管理員還應(yīng)當(dāng)注意收集和該類檔案資料有關(guān)的內(nèi)容，并將其編寫到有關(guān)檔案的文件匯編當(dāng)中，進(jìn)而實現(xiàn)檔案匯編的完善。完整的檔案匯編對于日后價格鑒證人進(jìn)行借閱與借鑒具有非常大的實用性。

2.6 應(yīng)用現(xiàn)代化方式提供便捷閱讀

充分結(jié)合現(xiàn)代化方式與檔案管理系統(tǒng)軟件，由價格認(rèn)證中心檔案管理員把檔案資料按照規(guī)范要求錄入到電腦中，通過借助檔案管理軟件完成檔案儲存、收取、借閱的數(shù)字化檔案管理工作，借閱者也可以運用手機或電腦等電子設(shè)備登錄檔案管理系統(tǒng)，查閱所需的檔案資料，能夠隨時隨地對價格認(rèn)證中心檔案資料的使用，滿足價格認(rèn)證員對開展日常工作的借閱需要[3]。

3總結(jié)

綜上所述，價格認(rèn)證中心的檔案能夠為業(yè)務(wù)人員提供重要的參考，健全的檔案管理體系可以實現(xiàn)事半功倍的效果，能夠有助于提升業(yè)務(wù)員的工作效率。因此，價格認(rèn)證中心的管理者和工作人員必須要充分意識到檔案管理的重要性，并需要按照自身實際情況不斷完善相關(guān)檔案管理制度，為價格認(rèn)證中心各項工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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