摘 要：檔案管理的數(shù)字化是新時期檔案管理的必然要求，要實現(xiàn)檔案管理的標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，首先要做好檔案的前期基礎工作。檔案基礎工作是檔案管理的重要組成內容，不僅關系到檔案的利用效果，還直接影響著檔案數(shù)字化質量的好壞。

關鍵詞：檔案數(shù)字化 前提 檔案基礎工作

計算機作為一種高效能處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化的先進工具，已被廣泛利用，而在檔案管理中有效利用計算機的前提是在計算機內輸入的數(shù)據(jù)必須準確，否則會導致檔案管理工作陷入混亂之中。檔案的基礎工作是檔案是檔案管理的重要組成內容，直接關系到檔案的利用和檔案的信息化建設。加強前期檔案基礎工作，是實行檔案數(shù)字化的前提條件。

一、檔案基礎工作中存在的問題

（一）是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，存在一卷多冊等現(xiàn)象；（二）是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少，不能滿足檢索需要；（三）是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；（四）是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；（五）是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷?？傊畽n案時間跨度越長、數(shù)量越大的，存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看目前要實現(xiàn)檔案數(shù)字化，需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、檔案基礎工作中問題解決方法

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案基礎就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的檔案由于多年來未做全面的清查，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。

（三）結合實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。應該從自己的實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本單位著錄工作的著錄細則。

（四）統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率，因此著錄時要規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是，在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊；如果題名冗長，則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種。題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)，很影響檢索的準確率，所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。

三、加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案數(shù)字化

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些檔案時間跨度越長、數(shù)量越大的單位來講。由于案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以大大地提高著錄速度。

（四）用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯“關鍵詞”進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如，擬寫關于廠房基礎建設一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”有人寫“廠房建設”，在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢、計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題分屬關系。

近年來我們在推進檔案管理數(shù)字化的進程中通過實行標準化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎工作水平并已初步建成了計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。

參考文獻

[1]董桂英.計算機檔案管理前期基礎工作的重要性.蘭臺世界

[2]吳薇.淺談企業(yè)檔案基礎工作的重要性.甘肅科技

作者簡介

邢金娣（1983年-），女，漢族，山東省威海市文登區(qū)，檔案助理館員，大學本科，山東省威海市文登區(qū)廣播電視臺。研究方向：檔案數(shù)字化。