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        加油站現(xiàn)場資金風險分析與控制措施

        2018-05-06 09:57:12鮑玉琴
        中國經(jīng)貿(mào) 2018年6期
        關(guān)鍵詞:資金風險加油站控制

        鮑玉琴

        【摘 要】資金是企業(yè)生存與發(fā)展的生命線,哪里有資金,哪里就有風險。作為成品油銷售企業(yè)的終端銷售網(wǎng)絡(luò)加油站,其資金風險尤為突出。本文首先對加油站資金管理內(nèi)容進行分析,指出其存在的資金風險,進而提出資金風險管控措施。

        【關(guān)鍵詞】加油站;資金風險;控制

        一、加油站資金管理內(nèi)容

        加油站是成品油銷售系統(tǒng)中最基層的單位,進行著頻繁的油品交易,涉及大量的資金結(jié)算。加油站資金管理主要包括營業(yè)款收取、交接、保管、送存、監(jiān)控及加油卡儲值、消費6個方面。下面結(jié)合工作經(jīng)驗,對其存在的風險進行探討。

        二、加油站資金風險剖析

        1.營業(yè)款收取資金風險

        (1)未及時投幣風險。加油站點多面廣,在加油高峰期,員工往往投幣不及時,隨身攜帶的現(xiàn)金超過規(guī)定限額,如發(fā)生盜搶,會給公司帶來更大的損失,還會威脅到員工的人身安全。

        (2)銀行卡套現(xiàn)風險。員工將收到的現(xiàn)金不投幣,使用自己的銀行卡刷卡結(jié)算,存在套現(xiàn)、套取銀行積分及優(yōu)惠還款期的風險。刷卡要支付手續(xù)費,減少了公司收入,損害了企業(yè)的利益。

        (3)賒銷風險。個別加油站為爭搶客戶,提高銷量,完成業(yè)績,往往會采用賒銷方式銷售油品,嚴重影響了企業(yè)的資金安全。賒銷金額越大、賬期越長,壞賬風險也就越大。

        2.營業(yè)款交接資金風險

        (1)資金體外循環(huán)。營業(yè)資金不及時上繳,形成賬外資金或挪用貪污等風險。隱瞞洗車、租賃、代銷等其他收入,不交財務(wù)入賬,私設(shè)小金庫,造成企業(yè)效益的流失。

        (2)強制交接班。交接班時需要對賬,對賬不平需要查明原因,并對差異進行處理,方可進行班結(jié)。但是如果用加油站負責人賬號登錄,輸入其密碼就可以進行班結(jié),導(dǎo)致無法及時查明對賬不平的原因,將會給企業(yè)造成巨大損失。

        3.營業(yè)款保管資金風險

        (1)滯留資金被盜搶風險。目前加油站基本都已和金融機構(gòu)或社會押運公司合作,推行了上門收款業(yè)務(wù),但上門收款業(yè)務(wù)也只能達到每天一次,銷售款項不可能每時每刻都存入銀行,收款后還會有部分資金滯留加油站,盜竊、搶劫等犯罪行為對資金安全造成較大威脅。

        (2)員工安全意識薄弱。加油站每天都要清點現(xiàn)金,清點的時間地點相對固定。若沒有嚴密的安全措施,犯罪分子很容易下手?,F(xiàn)金清點完畢未存放保險柜,放置在未上鎖的辦公桌里,加劇了資金被盜搶的風險。

        (3)保險柜鑰匙與密碼未分開保管。員工既保管保險柜鑰匙,又保管密碼,一人打開保險柜,缺少監(jiān)督,存在資金交接責任不清、攜款潛逃等舞弊風險,給資金安全帶來巨大威脅。

        4.營業(yè)款送存資金風險

        (1)營業(yè)款被冒領(lǐng)風險。上門收款加油站與收款人員進行款項交接時,未仔細核對服務(wù)人員身份資料、收款車輛,未按規(guī)范流程進行交接,在存款交接記錄單上簽字確認,存在營業(yè)款被冒領(lǐng),或途中短款、丟失,在判定事故責任時產(chǎn)生糾紛,給公司帶來資金損失。

        (2)自行送存風險。部分加油站因地理位置偏僻交通不便,金融機構(gòu)不愿意提供上門收款服務(wù),員工只能自行送存,送存途中存在遺失、被盜、被搶等多種安全隱患。

        5.營業(yè)款監(jiān)控資金風險

        缺乏時時監(jiān)控手段。財務(wù)部門資金回籠入賬與銷售日報的資金配比在時間上要滯后,無法做到實時監(jiān)控,如員工不嚴格履行操作規(guī)范,人為隱瞞截留收入,在發(fā)生時點不易被察覺,較容易出現(xiàn)內(nèi)部管理與監(jiān)控不到位的資金風險。

        6.加油卡儲值及消費資金風險

        由于企業(yè)發(fā)展需要,資金支付方式日益多樣化,員工利用加油卡進行套取現(xiàn)金、套取優(yōu)惠的情況屢見不鮮,已成為資金風險的主要內(nèi)容。

        (1)虛假充值的風險。儲值UKEY隨時都插在系統(tǒng)設(shè)備上,知道密碼的人可以輕易進入系統(tǒng),私自完成發(fā)卡、充值。儲值人員在未收到充值款的情況下為客戶充值,錯誤輸入支票信息,錯誤進行確認,都將會引發(fā)客戶糾紛和資金損失。

        (2)加油卡套利風險。員工收取加油現(xiàn)金或違規(guī)撤銷當日現(xiàn)金交易,改用自己的折扣卡支付,套取差價?;蚺c客戶合伙,利用未掛槍交易,套取單位客戶加油卡資金,嚴重損壞客戶利益和公司形象。

        三、加油站資金管理風險控制措施建議

        1.營業(yè)款收取風險防控

        (1)控制現(xiàn)場收款關(guān)。加油站都配有驗鈔機,加油員要學(xué)會辨認假鈔,謹防收到假幣。設(shè)定投幣限額,隨身攜帶的油款超過限額必須及時、規(guī)范投入保險柜內(nèi)妥善保管。做好預(yù)案演練,提高安全意識和處理突發(fā)事件的能力。嚴格遵循“先款后貨或現(xiàn)款現(xiàn)貨”制度,嚴禁出現(xiàn)私自賒銷的現(xiàn)象。

        (2)強化員工素質(zhì)教育。員工的安全意識是資金安全管理的重要前提。定期組織員工學(xué)習(xí)資金管理制度,不斷強化員工業(yè)務(wù)素質(zhì)與職業(yè)道德水平,增強資金安全和防范風險意識,樹立正確的法制觀念,堵塞資金管理漏洞。

        (3)推廣電子結(jié)算方式。除了現(xiàn)金,目前銀行卡、加油卡及第三方支付已成為一種普及的結(jié)算手段。加油站應(yīng)拓寬結(jié)算渠道,完善各類結(jié)算工作流程,減少現(xiàn)金操作帶來的風險。

        2.營業(yè)款交接風險防控

        (1)規(guī)范現(xiàn)金交接盤點流程。一班結(jié)束后,當班員工應(yīng)將所有營業(yè)款投入保險柜,與《交接班記錄》和《營業(yè)款交接記錄》中投幣記錄一致。營業(yè)日結(jié)束,必須進行營業(yè)款交接盤點,將營業(yè)款與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)配比相符。盤點必須兩人以上,并在已安裝防盜門和視頻監(jiān)控設(shè)備,相對獨立、封閉的場所進行。盤點完畢,雙方要在現(xiàn)金繳存單上簽字確認,并將已盤點完畢的營業(yè)款存放于投幣保險柜內(nèi)妥善保管。

        (2)從嚴信息系統(tǒng)權(quán)限控制。信息系統(tǒng)的有效控制是開展正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的前提和保障。加油站需要強制班結(jié)、日結(jié)時,必須上報地市運維部門,由運維部門相關(guān)人員進行操作,不賦予加油站負責人強制結(jié)賬的權(quán)限,規(guī)避銷售數(shù)據(jù)不準確導(dǎo)致的資金風險。

        3.營業(yè)款保管風險防控

        (1)建立內(nèi)部牽制制度。保險柜的鑰匙和密碼是開啟保險柜的兩個必要條件,為了相互制約,鑰匙必須由保管保險柜密碼之外的人保管,且必須隨身攜帶。密碼應(yīng)定期更換,并對密碼更換的程序、記錄加以規(guī)定。

        (2)減少留存現(xiàn)金數(shù)量。增加上門收款加油站數(shù)量,力爭做到全覆蓋。協(xié)調(diào)合理的收款時間、收款頻次,最大限度降低滯留資金。上門收款加油站,必須將所有營業(yè)款繳存銀行。因資金量太少,交通不便等原因難以做到每天送存的,財務(wù)、加管部門應(yīng)共同確定送存時限,并根據(jù)情況變化及時調(diào)整。

        (3)嚴抓安防設(shè)施配備。統(tǒng)一配置投幣式保險柜和普通保險柜。投幣式保險柜鑲嵌到墻內(nèi),用于存放營業(yè)款項。普通保險柜用于存放備用金、印章、發(fā)票等重要物品。安裝視頻監(jiān)控裝置并定期維護,確保錄像清晰完整,回放自如,監(jiān)控無死角。加強企警聯(lián)合,安裝報警裝置,減低資金風險。

        4.營業(yè)款送存風險防控

        (1)規(guī)范送存操作流程。上門收款加油站,必須做好上門收款人員的身份核對工作,仔細核實收款人員的工作證件號、上門收款車輛牌號等,確認無誤后方可進行款項交接,并簽字確認?,F(xiàn)金自行送存銀行,必須兩人以上完成。

        (2)及時足額送存營業(yè)款。加油站收取的營業(yè)款及其他收入款項,必須按規(guī)定及時送存開戶銀行或交存銀行上門收款人員,加油站的各種收入款項不得坐支,確保營業(yè)款及時足額上繳。

        (3)強化手工報表編制與審核。系統(tǒng)出現(xiàn)故障、脫機交易、強制日結(jié)及未上零管系統(tǒng)的加油站,手工編制銷售日報表,存在篡改字碼、銷售價格、銷售收入的情況,銷售數(shù)據(jù)的正確性不易核實。手工日報導(dǎo)入時,必須經(jīng)相關(guān)部門審核,交接班字碼的連續(xù)性、銷售數(shù)量、銷售單價的正確性是必要審核項目,保證銷售數(shù)據(jù)的真實、正確。

        5.營業(yè)款監(jiān)控風險防控

        (1)落實資金日核對機制。財務(wù)部門應(yīng)充分利用資金管理平臺對加油站營業(yè)資金入賬進行監(jiān)控,對系統(tǒng)內(nèi)每一筆繳存單狀態(tài)進行跟蹤,并與銀行到賬信息進行逐筆勾對,對未封包、未繳存、未到賬等繳存單,及時跟蹤查明原因,以確認每一筆營業(yè)款是否進入公司收入賬戶。

        (2)加強月末在途資金管理。按成本中心導(dǎo)出“其他貨幣資金”科目明細賬,借方發(fā)生額與銷售日報核對,貸方發(fā)生額與銀行到賬明細核對。將各成本中心在途資金量和加油站日均資金量進行比對,對照上門收款時間、收款頻次、到賬日期等進行分析,對每筆未達賬項查明原因,跟蹤處理。

        (3)加大營業(yè)款稽查與考核。定期或不定期開展資金管理稽查與考核,把資金作為管理和督查的重點,及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的薄弱環(huán)節(jié),提出指導(dǎo)性建議,做到事前、事中和事后控制,形成資金安全檢查長效機制,為資金安全管理提供有力保障。

        6.加油卡儲值及消費風險防控

        (1)嚴格執(zhí)行“先收款、后充值”。對UKEY的發(fā)放、回收和日常使用進行嚴格管理,防止非法人員擅自竊取和違規(guī)操作,降低風險的發(fā)生。嚴格執(zhí)行銷售結(jié)算紀律“先收款、后充值”,嚴禁虛假充值。財務(wù)人員務(wù)必要認真核對支票到賬信息,遇有異常及時和網(wǎng)點核實,以規(guī)避資金風險。

        (2)嚴禁加油卡違規(guī)套利。員工不得持卡上崗,避免員工私自辦理個人折扣卡。規(guī)范操作,杜絕代客刷卡。加強異常消費監(jiān)控,將套現(xiàn)套利預(yù)防與查處落實至日常工作中。建立違規(guī)行為舉報和獎勵制度,對違規(guī)刷卡套現(xiàn)套利行為嚴厲處罰,有效防范違規(guī)刷卡行為的發(fā)生。

        參考文獻:

        [1]郝敏虹.加油站資金安全管理存在的問題及對策,石油庫與加油站,133期,2014年6月.

        [2]郭永濤.論加強石油銷售企業(yè)加油站資金管理和風險防控對策研究,投資理財,2015,148.

        [3]錢玨.加油站資金風險內(nèi)部控制體系設(shè)計,管理創(chuàng)新,2016年30期(10 月),32-33.

        [4]董磊.加油站財務(wù)風險與稽核,中國財政經(jīng)濟出版社,2009.

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