摘 要：教學(xué)物資是院校開展教學(xué)活動(dòng)的物資保障，其采購(gòu)環(huán)節(jié)是資金流動(dòng)的一個(gè)重要組成部分，也是院校內(nèi)部控制管理體系中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。文章通過對(duì)院校教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制現(xiàn)狀以及存在問題的分析，提出提升院校教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制有效性的措施，以期促進(jìn)院校加強(qiáng)教學(xué)物資采購(gòu)管理，保障院校教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制的有效性。

關(guān)鍵詞：院校；教學(xué)物資采購(gòu)；內(nèi)部控制

一、引言

教學(xué)物資是院校為了開展各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)而采購(gòu)的教學(xué)設(shè)備和教學(xué)耗材等。近年來，隨著全球科技水平的不斷提高和教育技術(shù)的持續(xù)創(chuàng)新，越來越多新型、高端的教育設(shè)備和教學(xué)耗材投入院校使用，大大提高了院校的教學(xué)訓(xùn)練水平。教學(xué)物資采購(gòu)管理水平的高低不僅關(guān)系到院校的教育質(zhì)量和運(yùn)行成本，還直接影響了院校的運(yùn)營(yíng)效率和效果，同時(shí)也與學(xué)生的教育費(fèi)用高低相關(guān)聯(lián)。

基于院校的教學(xué)物資專業(yè)性強(qiáng)、品種繁雜、使用部門多、消耗數(shù)量大，如何加強(qiáng)教學(xué)物資的采購(gòu)管理，提升教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制的有效性，已越來越多地受到院校管理者的關(guān)注和重視，也成為當(dāng)前院校財(cái)務(wù)管理的主要任務(wù)之一。

二、院校教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問題分析

近年來，隨著教育機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制規(guī)定和招標(biāo)采購(gòu)相關(guān)法律法規(guī)的實(shí)施，大部分院校制定了相關(guān)的內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)物資采購(gòu)各環(huán)節(jié)的管理，符合招標(biāo)條件或在集中采購(gòu)網(wǎng)招標(biāo)目錄內(nèi)的教學(xué)物資基本上實(shí)施了集中招標(biāo)采購(gòu)；院校內(nèi)部審計(jì)制定了相應(yīng)的審計(jì)制度和實(shí)施辦法，將物資采購(gòu)審計(jì)列入常規(guī)審計(jì)業(yè)務(wù)，不同程度地開展了教學(xué)物資采購(gòu)的比價(jià)審計(jì)，逐步規(guī)范了院校教學(xué)物資采購(gòu)行為，在一定程度上提升了教學(xué)物資采購(gòu)管理的效果，但是個(gè)別院校在教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制中仍存在一些問題。

（一）物資采購(gòu)管理制度不健全

一些院校由于管理層對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)部控制缺乏了解，不重視院校內(nèi)部控制制度建設(shè)，使得教學(xué)物資采購(gòu)管理無(wú)章可循；雖然一些院校制定了相關(guān)的內(nèi)部控制制度，但缺乏可操作性和針對(duì)性，或在制度的具體執(zhí)行過程中不嚴(yán)謹(jǐn)、不到位，使得院校僅有的一些制度形同虛設(shè)，不僅影響了教學(xué)物資采購(gòu)管理工作正常、有序地開展，也導(dǎo)致物資采購(gòu)管理崗位分工不清、授權(quán)審批越位，難以保障院校教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制的有效性。

（二）采購(gòu)流程不規(guī)范

目前，院校的大部分科研、教育設(shè)備和教學(xué)耗材都已列入政府集中招標(biāo)采購(gòu)目錄，但由于教育新技術(shù)在院系的應(yīng)用，還有相當(dāng)一部分特殊的實(shí)驗(yàn)設(shè)備和教學(xué)耗材尚未列入政府集中招標(biāo)采購(gòu)目錄，而由院校自行購(gòu)買。一些院校由于對(duì)教學(xué)物資采購(gòu)計(jì)劃的審批、采購(gòu)方式、出入庫(kù)手續(xù)和付款的審批等環(huán)節(jié)缺乏必要的流程控制，采購(gòu)部門忽視教學(xué)物資采購(gòu)的計(jì)劃性，采購(gòu)的隨意性較大，無(wú)計(jì)劃或超計(jì)劃采購(gòu)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；個(gè)別采購(gòu)人員和使用科室由于受利益的驅(qū)使，有意化小采購(gòu)計(jì)劃，分散實(shí)施采購(gòu)或采購(gòu)非標(biāo)品種的教學(xué)物資，規(guī)避集中招標(biāo)采購(gòu)的約束和管理，導(dǎo)致院校教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制失效。

（三）內(nèi)部監(jiān)控不到位

大部分院校對(duì)教學(xué)物資采購(gòu)缺乏必要的內(nèi)部控制監(jiān)管機(jī)制，沒有設(shè)立獨(dú)立的物資采購(gòu)監(jiān)督部門對(duì)院校教學(xué)物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督，院校的教學(xué)物資采購(gòu)任務(wù)仍主要依靠藥劑科、設(shè)備科直接完成。一些院校的紀(jì)檢監(jiān)察部門雖然參與教學(xué)物資采購(gòu)的監(jiān)管工作，但往往只是參加招標(biāo)會(huì)議見證教學(xué)物資的招投標(biāo)過程，而對(duì)應(yīng)該列入招標(biāo)范圍的采購(gòu)項(xiàng)目是否履行了招標(biāo)流程、教學(xué)物資采購(gòu)招標(biāo)后的合同審簽以及科研耗材使用動(dòng)態(tài)監(jiān)控等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理卻十分有限。一些院校的內(nèi)部審計(jì)部門雖然開展了物資采購(gòu)審計(jì)業(yè)務(wù)，但也僅對(duì)采購(gòu)發(fā)票履行簽字手續(xù)，對(duì)采購(gòu)制度和采購(gòu)流程的執(zhí)行情況監(jiān)管不到位，沒有充分發(fā)揮其在教學(xué)物資采購(gòu)管理中的監(jiān)督作用，無(wú)法保證教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制的有效性。

三、提升院校教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制有效性的措施

（一）健全物資采購(gòu)內(nèi)控制度

健全的物資采購(gòu)內(nèi)部控制制度并有效實(shí)施是提升院校教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制有效性的基礎(chǔ)。院校應(yīng)通過建立健全內(nèi)部控制制度來規(guī)范教學(xué)物資采購(gòu)流程以及標(biāo)準(zhǔn)，并定期對(duì)制度運(yùn)行情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，以保證院校資產(chǎn)的安全完整，有效地防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，使院校的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)處于適時(shí)監(jiān)控狀態(tài)，確保教學(xué)物資采購(gòu)活動(dòng)工作能夠有序、規(guī)范地開展。

1.建立物資采購(gòu)管理制度和崗位責(zé)任制。院校應(yīng)根據(jù)教學(xué)物資管理的特點(diǎn)，建立物資采購(gòu)管理制度，明確教學(xué)物資采購(gòu)計(jì)劃的編制、審批、執(zhí)行，貨款支付，實(shí)物驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)，報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制要求；建立物資管理崗位責(zé)任制，合理設(shè)置采購(gòu)管理部門的崗位，明確各崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保教學(xué)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中不相容崗位職務(wù)的分離，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)物資采購(gòu)活動(dòng)的制約和監(jiān)督；保證教學(xué)物資采購(gòu)得到全程有效的控制。

建立物資采購(gòu)招標(biāo)管理制度。應(yīng)成立院校招標(biāo)管理委員會(huì)和院校招標(biāo)監(jiān)督委員會(huì)，招標(biāo)管理委員會(huì)由院校領(lǐng)導(dǎo)和物資采購(gòu)主管部門負(fù)責(zé)人組成，并根據(jù)各職能科室所承擔(dān)的采購(gòu)工作，在招標(biāo)管理委員會(huì)下設(shè)科研、教育設(shè)備及耗材等采購(gòu)小組，負(fù)責(zé)組織實(shí)施教學(xué)物資的招標(biāo)采購(gòu)工作。明確招標(biāo)管理委員會(huì)成員和招標(biāo)監(jiān)督委員會(huì)成員的職責(zé)和權(quán)限，并且對(duì)教學(xué)物資采購(gòu)的招標(biāo)方式和監(jiān)控流程作出相應(yīng)的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)物資采購(gòu)招投標(biāo)工作的管理和監(jiān)督，確保教學(xué)物資采購(gòu)招標(biāo)活動(dòng)公開、公平、有效。

（二）設(shè)置科學(xué)合理的采購(gòu)管理流程

管理流程是否科學(xué)、合理，是提升教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制有效性的關(guān)鍵。院校應(yīng)從教學(xué)物資采購(gòu)計(jì)劃的編制與審批、供貨單位的選擇與采購(gòu)價(jià)格確定、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行管理、采購(gòu)數(shù)量的入庫(kù)驗(yàn)收與質(zhì)量確認(rèn)、采購(gòu)付款與采購(gòu)價(jià)格審核、實(shí)物出庫(kù)與使用管理等采購(gòu)流程進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)物資采購(gòu)規(guī)范化管理。

教學(xué)物資采購(gòu)申請(qǐng)與審批環(huán)節(jié)。采購(gòu)計(jì)劃的申請(qǐng)與審批環(huán)節(jié)是教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制的重點(diǎn)。采購(gòu)部門每月應(yīng)根據(jù)院校運(yùn)營(yíng)和臨床業(yè)務(wù)的需要，按照使用部門的需求和倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存情況提出教學(xué)物資采購(gòu)申請(qǐng)，由物資管理部門匯總編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批；然后再根據(jù)經(jīng)審批的教學(xué)物資采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)方案，采購(gòu)計(jì)劃要明確教學(xué)物資的品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、質(zhì)量、售后服務(wù)等。

供貨商的選擇與采購(gòu)價(jià)格確定環(huán)節(jié)。供貨商的選擇與采購(gòu)價(jià)格確定環(huán)節(jié)是確保院校采購(gòu)資金得到有效利用、經(jīng)營(yíng)成本得以合理控制的重要環(huán)節(jié)。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)教學(xué)物資采購(gòu)方案，通過公開招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或院內(nèi)招標(biāo)議價(jià)等方式來確定供貨商和采購(gòu)價(jià)格。屬于招標(biāo)采購(gòu) 范圍內(nèi)或者限額達(dá)到招標(biāo)采購(gòu)要求的教學(xué)物資采購(gòu)項(xiàng)目，必須依據(jù)政府集中招標(biāo)管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)；對(duì)于單臺(tái)或批量采購(gòu)金額達(dá)到規(guī)定的金額，但又未列入政府集中招標(biāo)范圍的教學(xué)物資采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)通過競(jìng)爭(zhēng)性談判或院內(nèi)招標(biāo)議價(jià)等方式，選擇信譽(yù)好、質(zhì)量佳的供貨商，確保教學(xué)物資采購(gòu)價(jià)格公平、合理。

合同的簽訂與執(zhí)行管理環(huán)節(jié)。采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行管理是教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制的重要一環(huán)。院校通過訂立書面的采購(gòu)合同可以防范和規(guī)避教學(xué)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)院校的合法權(quán)益。在確定供貨商和采購(gòu)價(jià)格后，對(duì)教學(xué)設(shè)備和批量的教學(xué)物資采購(gòu)項(xiàng)目，物資采購(gòu)管理部門應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件和雙方達(dá)成的產(chǎn)品品種、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額、交貨時(shí)間、付款方式和質(zhì)保金等條款，以及各自的權(quán)利和義 務(wù)與供貨商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同在正式簽訂前必須經(jīng)院校財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門以及院校聘請(qǐng)的法律顧問，對(duì)采購(gòu)合同的合規(guī)性、合法性等內(nèi)容進(jìn)行聯(lián)合審查，降低采購(gòu)合 同簽訂的風(fēng)險(xiǎn)。在采購(gòu)合同簽訂后，要存財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門備查，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理。

實(shí)物清點(diǎn)驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)。實(shí)物清點(diǎn)驗(yàn)收入庫(kù)是教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。院校收到采購(gòu)的教學(xué)物資后，物資采購(gòu)管理部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定和隨貨同行聯(lián)，及時(shí)組織采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)部門對(duì)所采購(gòu)的教學(xué)物資進(jìn)行清點(diǎn)，檢查產(chǎn)品包裝和規(guī)格外形，辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，編制“入庫(kù)單”，登記“庫(kù)存明細(xì)賬”。驗(yàn)收的內(nèi)容包括品名、產(chǎn)地、廠家、規(guī)格型號(hào)、參數(shù)、數(shù)量、單價(jià)、質(zhì)量、有效期等，確保物資入庫(kù)驗(yàn)收資料齊全，合同約定、隨貨同行聯(lián)和實(shí)物一致。

采購(gòu)貨款結(jié)算環(huán)節(jié)。采購(gòu)貨款結(jié)算是教學(xué)物資采購(gòu)活動(dòng)的終端環(huán)節(jié)。采購(gòu)貨款的支付應(yīng)由采購(gòu)部門根據(jù)到貨驗(yàn)收情況，連同采購(gòu)發(fā)票、隨貨同行聯(lián)和采購(gòu)合同等資料填制付款通知書，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)科以及院領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后送財(cái)務(wù)科，財(cái)務(wù)科再根據(jù)院校資金安排、合同約定等辦理采購(gòu)貨款的支付手續(xù)，確保財(cái)務(wù)入賬手續(xù)齊全、兌付依據(jù)完備、與合同約定相符。

（三）監(jiān)督制度和流程的有效落實(shí)

有效地落實(shí)內(nèi)部控制制度和采購(gòu)流程是提升教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制有效性的關(guān)鍵，院校通過強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制可以保證教學(xué)物資采購(gòu)內(nèi)部控制管理工作的有效實(shí)施。內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門作為院校教學(xué)物資采購(gòu)的監(jiān)督管理部門，應(yīng)全程參與內(nèi)部控制制度和流程的制定和執(zhí)行，對(duì)教學(xué)物資采購(gòu)活動(dòng)涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施全程監(jiān)督管理，切實(shí)發(fā)揮其內(nèi)部監(jiān)督的職能作用。

紀(jì)檢監(jiān)督。紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)充分發(fā)揮紀(jì)檢監(jiān)察在物資采購(gòu)管理中的監(jiān)督職能，監(jiān)督院校物資采購(gòu)部門嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)管理辦法，全程參與教學(xué)物資采購(gòu)的監(jiān)督。在教學(xué)物資采購(gòu)前要檢查應(yīng)列入招標(biāo)范圍的采購(gòu)項(xiàng)目是否都履行了招標(biāo)流程；招標(biāo)文件的制定是否符合招標(biāo)法的相關(guān)要求，是否嚴(yán)格地執(zhí)行招標(biāo)程序；專家的抽取是否符合規(guī)定的程序，投標(biāo)的企業(yè)是否達(dá)到規(guī)定的數(shù)量；投標(biāo)文件是否密封，采購(gòu)合同是否與招標(biāo)文件的要求相符等。同時(shí)還要對(duì)科研和高值教學(xué)耗材的使用情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，確保教學(xué)物資采購(gòu)流程執(zhí)行到位，規(guī)范合理使用，有效地遏制醫(yī)藥購(gòu)銷領(lǐng)域的不正之風(fēng)。

內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)在院校內(nèi)部控制體系中占據(jù)著重要的地位，并在教學(xué)物資采購(gòu)管理中起著不可替代的作用。內(nèi)部審計(jì)要重點(diǎn)關(guān)注物資采購(gòu)部門是否有恰當(dāng)?shù)?職責(zé)分工，各不相容崗位職責(zé)是否分離，是否建立了采購(gòu)審批制度，制度的執(zhí)行是否有效，檢查納入招標(biāo)范圍的品種是否嚴(yán)格地執(zhí)行政府集中招標(biāo)采購(gòu)，采購(gòu)的價(jià)格是否與中標(biāo)目錄價(jià)格相符；對(duì)未納入招標(biāo)范圍的教學(xué)物資采購(gòu)項(xiàng)目，是否經(jīng)過詢價(jià)和議價(jià)程序；對(duì)批量或大宗的教學(xué)物資采購(gòu)項(xiàng)目是否經(jīng)過招標(biāo)程序選擇供應(yīng)商和確定采購(gòu)價(jià)格；采購(gòu)價(jià)格是否與招標(biāo)或議價(jià)確定的價(jià)格一致。同時(shí)，內(nèi)部審計(jì)還要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同簽訂和執(zhí)行過程的審計(jì)監(jiān)督，審查采購(gòu)合同的條款是否與招標(biāo)文件一致，是否符合合同法的相關(guān)要求，合同金額是否與中標(biāo)金額一致；建立臺(tái)賬登記采購(gòu)合同貨款的支付情況，監(jiān)督采購(gòu)合同的執(zhí)行。隨著骨科、顱腦外科和心臟介入等高值教學(xué)耗材在臨床的使用，內(nèi)部審計(jì)應(yīng)將內(nèi)部控制的觸角延伸，對(duì)教學(xué)物資使用過程進(jìn)行監(jiān)控，檢查教學(xué)耗材計(jì)價(jià)是否與物價(jià)部門核定的加成率相符、使用數(shù)量是否與收費(fèi)數(shù)量相符，避免錯(cuò)收和漏收，確保耗材費(fèi)用真實(shí)、合理。

此外，院校還可以通過問責(zé)制的建立，明確教學(xué)物資采購(gòu)部門和人員的管理職責(zé)，增強(qiáng)其內(nèi)部控制意識(shí)；建立物資采購(gòu)管理績(jī)效考核機(jī)制，將管理績(jī)效與科室和個(gè)人評(píng)優(yōu)、評(píng)先以及個(gè)人晉升相結(jié)合，以此推動(dòng)院校教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行，提升教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制的有效性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，健全物資采購(gòu)內(nèi)部控制制度，規(guī)范教學(xué)物資采購(gòu)的流程，強(qiáng)化制度和流程的執(zhí)行力，是提升院校教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制有效性的有效措施。教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作，院校必須努力創(chuàng)新內(nèi)部控制手段，適時(shí)完善內(nèi)部控制制度，才能確保教學(xué)物資采購(gòu)管理內(nèi)部控制有效實(shí)施。

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（作者單位：陸軍軍事交通學(xué)院鎮(zhèn)江校區(qū)）