摘 要：地勘單位檔案管理工作記載了單位歷史勘探工作，對于今后發(fā)展也具有重要影響，本文以地勘單位提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平為主題分析了地勘單位中檔案管理工作的重要性，指出了地勘單位檔案管理工作中存在的問題以及我們在今后的工作中究竟應(yīng)該如何提高檔案管理的現(xiàn)代化水平做了重點(diǎn)論述，希望對促進(jìn)地勘單位的檔案管理工作進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：地勘單位；檔案管理；現(xiàn)代化

1引言

地質(zhì)勘探單位的檔案管理內(nèi)容包括單位發(fā)展過程中形成的各種文件和材料、過往歷史勘探工作的相關(guān)工作記錄以及勘測項(xiàng)目的重要信息資源，加強(qiáng)對這些檔案的管理有利于為單位管理者進(jìn)行決策工作提供重要參考，為此要在工作中不斷地加強(qiáng)地勘單位檔案管理工作水平，提高檔案管理重要性認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，與單位實(shí)際工作同步發(fā)展。

2檔案管理工作在地勘單位的重要性

2.1勘測單位管理層決策所需

勘測單位的每一項(xiàng)工作的開展都需要單位直管領(lǐng)導(dǎo)拍板決定，領(lǐng)導(dǎo)的決策權(quán)在單位中的意義非凡，因此在進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)決策的時候，決策層不能憑借個人的主觀臆斷妄自拍板，而是需要借助過往歷史經(jīng)驗(yàn)的參考保證決策的科學(xué)合理，諸如利用過去的市場信息、單位資料等，在檔案中收集有關(guān)過去類似決策的重要信息，為決策人員提供決策依據(jù)，保證工作順利進(jìn)行。

2.2是地勘單位合法開展工作的依據(jù)

地勘單位在開展活動之后會在檔案中進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)和工作記錄，這也有利于保證地勘單位的合法權(quán)益。檔案中有很多文件，比如勘測人員名單、各自承擔(dān)工作職責(zé)、勘測地點(diǎn)、勘測程序等，隨著事業(yè)單位的改革，市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展大背景下，地質(zhì)勘探單位與政府之間的合作項(xiàng)目越來越多，在合作過程中也會簽訂各種合同文書或者其他憑證，要加強(qiáng)對此類合同文書的管理，進(jìn)而維護(hù)自身合法權(quán)益。

3地勘單位檔案管理工作中存在的問題

3.1檔案歸檔的資料內(nèi)容不全、沒有系統(tǒng)性

當(dāng)前很多的地質(zhì)勘探單位在進(jìn)行檔案資料歸集的時候，所選擇的歸檔資料內(nèi)容都比較單一簡單，對于一些關(guān)鍵的市場數(shù)據(jù)信息沒有進(jìn)行有效收集與匯總，還有很多單位沒有建立專門收集和保存信息的重要制度。一旦地質(zhì)勘探單位因?yàn)闆]有及時對市場經(jīng)濟(jì)政策和其他經(jīng)營協(xié)議信息進(jìn)行歸檔收集，可能會給地勘單位實(shí)際工作帶來一定的損失，另外，地勘檔案管理組卷的不規(guī)范也會讓管理工作缺少科學(xué)性。

3.2檔案工作服務(wù)機(jī)制不健全

加強(qiáng)地勘單位的檔案管理工作就務(wù)必也要完善檔案的管理和服務(wù)機(jī)制，不過照著目前的形勢看，多數(shù)工作人員尚未建立起自覺地檔案管理和服務(wù)意識，地勘單位在檔案管理工作中缺少組織力，關(guān)于檔案管理的信息化水平還尚待提高。檔案管理工作上很多單位都沒有形成服務(wù)體系，以至于專業(yè)知識掌握不到位，沒有為地勘單位勘查和施工提供準(zhǔn)確的信息支持，以至于決策失去準(zhǔn)確性和規(guī)范性。另外，服務(wù)意識不強(qiáng)同樣也會影響檔案管理工作開展。

3.3地勘單位檔案管理基礎(chǔ)不牢固

受到市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，地質(zhì)勘探單位也轉(zhuǎn)變了單位發(fā)展觀念開始追逐經(jīng)濟(jì)效益的提升，進(jìn)而忽視了內(nèi)部相關(guān)工作完善和提高社會整體效益的重要責(zé)任。為此，地勘單位往往在信息收集工作中投入大量人力、物力等，卻在最基本的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)計(jì)工作上萎靡不前。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)在提高檔案管理質(zhì)量方面貢獻(xiàn)顯著，否則將會極大的降低檔案管理收集效率，對檔案的管理質(zhì)量產(chǎn)生影響。并且，不少地勘單位都在努力創(chuàng)造收益，很多單位將自身多余的辦公場所對外打包出租，壓縮了檔案庫存空間。檔案管理和辦公同處一室，無法保證檔案管理水平，進(jìn)而降低整體檔案管理質(zhì)量。

4加快地勘單位檔案管理現(xiàn)代化的有效路徑

4.1提高地勘單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理

不斷提高地勘單位檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。第一要不斷加強(qiáng)對檔案資料的收集管理工作，保證每個環(huán)節(jié)都得到嚴(yán)格管理，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時糾正和解決；第二，隨著信息化社會的發(fā)展以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的廣泛應(yīng)用，地勘單位檔案管理工作要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)的管理應(yīng)用，擴(kuò)大信息技術(shù)覆蓋面，充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來提高檔案管理的效率。

4.2提高檔案管理工作投入，做好基礎(chǔ)性工作

不少地勘單位的業(yè)務(wù)開展都受到了經(jīng)費(fèi)的限制，檔案管理中投入不足，隨著市場競爭的激烈程度日益增加，需要地勘單位在實(shí)際生產(chǎn)工作中投入更多人力、物力，也占據(jù)了更多的時間和精力，進(jìn)而忽視了檔案管理工作。為此，使得檔案管理工作的相關(guān)配套設(shè)施不齊全，影響管理水平的提高，因此有關(guān)部門要加大對地勘單位的經(jīng)費(fèi)撥款，尤其是加強(qiáng)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，建立專業(yè)檔案管理工作室，購買先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，比如掃描儀和計(jì)算機(jī)，并建立內(nèi)部局域網(wǎng)。

4.3選擇合適的檔案管理軟件

檔案信息資源開發(fā)利用和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障需要應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，該工作涉及的工作面比較寬，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，應(yīng)用系統(tǒng)的好壞直接影響檔案管理效益，所以檔案管理系統(tǒng)軟件選擇很重要。選擇過程中要從產(chǎn)品原型出發(fā)，要建立在檔案管理工作的創(chuàng)新思想上，充分利用計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)、工作流技術(shù)與數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化，使文件的形成和流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)電子化，進(jìn)而減少對于紙質(zhì)檔案的歸納整理，選擇原型產(chǎn)品優(yōu)點(diǎn)在于管理軟件的用戶界面要友好、操作簡便，數(shù)據(jù)庫要可靠安全（這是最重要的）。系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)能夠通過IE瀏覽器實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)維護(hù)集中在服務(wù)器端，可以實(shí)現(xiàn)從文件生成、歸檔、利用，直到銷毀檔案的檔案生命全周期管理，能夠滿足各級的檔案管理需求，讓單位的電子自動化管理再上一層樓。

5結(jié)語

地勘單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)要加強(qiáng)檔案管理工作的主動性，加大檔案管理工作方面的投入，積極布局各種先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和信息化技術(shù)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對高級檔案管理人員的招聘，切實(shí)為地勘單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供有力參考依據(jù)，促進(jìn)地勘單位更好更快的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郭素.加快地勘單位檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].經(jīng)營管理者，2017（9）.

[2]劉桂霞.地勘單位轉(zhuǎn)型期提高檔案管理規(guī)范化水平的幾點(diǎn)思考[J].經(jīng)營管理者，[3]2014（21）：271-271.

[3]張軍躍.加強(qiáng)地勘單位內(nèi)部管理提高單位經(jīng)濟(jì)效益的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014（18）：73-73.

（作者單位：湖南省有色地質(zhì)勘查局一總隊(duì)）