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        淺談中小型集團(tuán)化企業(yè)資金共享推行

        2018-04-28 05:52:18陳穎堅(jiān)
        財(cái)會(huì)學(xué)習(xí) 2018年12期
        關(guān)鍵詞:計(jì)劃資金系統(tǒng)

        陳穎堅(jiān)

        摘要:集團(tuán)化企業(yè)實(shí)施資金共享意義重大,大型集團(tuán)公司一般采用財(cái)務(wù)公司運(yùn)作模式,較為成熟,行之有效,但因門(mén)檻太高、運(yùn)作成本耗資巨大,導(dǎo)致小規(guī)模集團(tuán)望而卻步。筆者主要針對(duì)小規(guī)模型集團(tuán)公司或連鎖型企業(yè)如何有效實(shí)施集團(tuán)化資金共享進(jìn)行探討。

        關(guān)鍵詞:資金共享;財(cái)務(wù)公司;資金池系統(tǒng);集團(tuán)預(yù)算系統(tǒng);OA系統(tǒng);ERP系統(tǒng);銀企直聯(lián)系統(tǒng);系統(tǒng)集成

        集團(tuán)資金共享是通過(guò)對(duì)集團(tuán)資金進(jìn)行集中管理來(lái)實(shí)現(xiàn)的,其意義包含但不限于以下幾方面:

        1、通過(guò)對(duì)集團(tuán)資金池資金進(jìn)行調(diào)配,可彌補(bǔ)集團(tuán)內(nèi)某單元在某時(shí)點(diǎn)資金不足,進(jìn)而減少對(duì)外融資規(guī)模;

        2、可集中集團(tuán)資金池中各單元閑余資金,整體進(jìn)行短期投資,提高短期資金收益;

        3、通過(guò)資金池資源整合,以集團(tuán)口徑進(jìn)行授信,可提高授信額度,并獲得較低的融資成本;

        4、通過(guò)集中管理,對(duì)把握資金的實(shí)時(shí)及動(dòng)態(tài)情況,對(duì)資金缺口提前進(jìn)行融資準(zhǔn)備,減少資金風(fēng)險(xiǎn)。

        財(cái)務(wù)公司運(yùn)作模式較為成熟,已被國(guó)內(nèi)外集團(tuán)化大中型企業(yè)采用,但對(duì)國(guó)內(nèi)小規(guī)模的公司而言,大都未實(shí)施或有效的資金共享。

        其主要客觀原因如下:

        財(cái)務(wù)公司門(mén)檻太高、運(yùn)作成本耗資巨大,主要表現(xiàn)在:

        獲得相關(guān)監(jiān)管部門(mén)審批的可能性??;必須擁有一定高端金融人才;超大規(guī)模的軟硬件建設(shè)。

        其主要內(nèi)部原因大致如下:

        1、信息化落后;

        2、資金計(jì)劃不強(qiáng);

        3、集團(tuán)成員間協(xié)調(diào);

        4、與資金管理相關(guān)的作業(yè)流程不規(guī)范。

        筆者認(rèn)為:小規(guī)模集團(tuán)企業(yè)只要采取借助銀行集團(tuán)資金管理系統(tǒng),加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)、規(guī)范內(nèi)部管理等手段,還是可能以較小的投入,迅速實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)資金的高效管理。具體探討如下:

        一、建設(shè)與集團(tuán)資金共享實(shí)施相關(guān)的信息化系統(tǒng)

        集團(tuán)資金共享涉及的信息量大、業(yè)務(wù)繁雜,其運(yùn)作是否順暢,一定程度上取決于與之相關(guān)信息化建設(shè)是否完善,筆者認(rèn)為,以下幾種信息化系統(tǒng)建設(shè)對(duì)集團(tuán)資金共享實(shí)施至關(guān)重要。

        (一)銀行集團(tuán)資金池系統(tǒng)

        銀行的集團(tuán)資金管理系統(tǒng)能實(shí)時(shí)把握集團(tuán)及各單元資金情況,是對(duì)集團(tuán)資金進(jìn)行動(dòng)管理前提。

        目前銀行集團(tuán)資金池管理系統(tǒng),對(duì)資金的歸集有兩種方式:物理歸集及虛擬歸集兩種方式。物理歸集是指將各單元的資金按設(shè)定條件進(jìn)行歸集,按需劃撥,虛擬歸集僅將各單元的資金進(jìn)行虛擬歸集,不進(jìn)行實(shí)質(zhì)劃撥。筆者比較推崇后一種模式,僅對(duì)各單元節(jié)余資金劃歸集集團(tuán),統(tǒng)一調(diào)配。這樣筆數(shù)較少,實(shí)施較為簡(jiǎn)單、有效;各單元可保留零星支出及預(yù)算內(nèi)支出的金額,較為靈活。

        (二)集團(tuán)資金計(jì)劃管理系統(tǒng)

        資金計(jì)劃是對(duì)資金支付進(jìn)行審批的重要依據(jù),集團(tuán)資金共享中心必須借助簡(jiǎn)潔、高效的資金計(jì)劃系統(tǒng)對(duì)集團(tuán)重大資金支出進(jìn)行審批,以確保各單元資金支付按計(jì)劃有序進(jìn)行。

        目前資金計(jì)劃實(shí)施過(guò)程常見(jiàn)的問(wèn)題歸納如下:

        回款計(jì)劃不實(shí),導(dǎo)致實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中,資金支出出現(xiàn)缺口;

        中長(zhǎng)期計(jì)劃未有效結(jié)合,企業(yè)大都有編制年度預(yù)算外,但很少做周預(yù)算及月預(yù)算,很少對(duì)資金計(jì)劃及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,計(jì)劃的可操作性不強(qiáng);

        資金計(jì)劃不完整,缺少支撐,客戶收款計(jì)劃、廠商付款計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資支出計(jì)劃等相關(guān)輔助報(bào)表缺失;

        因ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失或不規(guī)范,回款計(jì)劃、付款計(jì)劃數(shù)據(jù)進(jìn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn),導(dǎo)致計(jì)劃夫真;

        沒(méi)有建立計(jì)劃外資金管理制度,對(duì)預(yù)算外資金沒(méi)有實(shí)行嚴(yán)格的審批制度;沒(méi)有保留有一定額度預(yù)算外資金應(yīng)對(duì)預(yù)算外資金需求,導(dǎo)致集團(tuán)的整體計(jì)劃常被計(jì)劃外資金打亂,影響計(jì)劃實(shí)施。

        為此,及建立嚴(yán)格的客商、費(fèi)用、投融資周、月、年資金計(jì)劃管理制度,并通過(guò)如下手段,提高資金計(jì)劃的質(zhì)量。

        1) ERP客商管理系統(tǒng),完善客商信用信息等,實(shí)現(xiàn)客商到期賬表自動(dòng)產(chǎn)生,以確保資金計(jì)劃有效,同時(shí)提高效率;

        2)統(tǒng)一供應(yīng)商結(jié)算條款,對(duì)供應(yīng)商貨款到期即付,目前對(duì)各單元付款審批的方式有兩種:

        1)總額度控制。按整體預(yù)算,批準(zhǔn)額度,由各單元自行支付;

        2)進(jìn)行明細(xì)控制,所有達(dá)管控范圍的支出均中集團(tuán)按筆授權(quán)進(jìn)行支付。

        前者控制力較弱,常導(dǎo)致各單元該付未付,不該付支付,導(dǎo)致計(jì)劃失控。

        (三)OA審批流系統(tǒng)

        需集團(tuán)集中審批的單據(jù)較多。諸多重大投資項(xiàng)目立項(xiàng)、重大資產(chǎn)采購(gòu)、大額資金付款、預(yù)算外資金支付、重大融資等業(yè)務(wù)均需經(jīng)集團(tuán)審批。

        傳統(tǒng)的紙資、郵件方式效率低下;信息無(wú)法共享;人為干預(yù)較多,易造假、失真。

        成熟的OA系統(tǒng)能與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。ERP系統(tǒng)中的相關(guān)請(qǐng)購(gòu)單、付款單能自動(dòng)通過(guò)OA系統(tǒng)逐級(jí)傳遞至集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心審核;已通過(guò)OA系統(tǒng)審核完的單據(jù)能自動(dòng)回寫(xiě)至ERP系統(tǒng),生成下環(huán)節(jié)單據(jù)。

        目前企業(yè)OA實(shí)施的效果并不理想,原因有:

        OA系統(tǒng)無(wú)法與ERP系統(tǒng)兼容,不能自動(dòng)對(duì)接,審批效率低下,影響實(shí)施。

        組織架構(gòu)不明細(xì),相關(guān)的審批權(quán)限及授權(quán)混亂或不明細(xì),導(dǎo)到OA系統(tǒng)的審批流傳遞混亂。

        為此,企業(yè)必須建立完善的授權(quán)審批制度;并助在實(shí)施OA時(shí),應(yīng)選擇成熟的、兼容性較強(qiáng)的OA系統(tǒng),確保OA與ERP到實(shí)現(xiàn)一體化。

        (四) ERP企業(yè)管理系統(tǒng)

        ERP系統(tǒng)中企業(yè)管理核心較件,成熟的ERP系統(tǒng)對(duì)資金管理起重要作用,是資金計(jì)劃及管理的重要數(shù)據(jù)源。

        集團(tuán)資金管理對(duì)ERP的基本要求是:

        1)通過(guò)維護(hù)系統(tǒng)中維護(hù)廠商信用資料,對(duì)未到期廠商進(jìn)行系統(tǒng)管控,不予生成付款單;

        2)能自動(dòng)生成廠商資金到期計(jì)劃表;

        3)在系統(tǒng)中維護(hù)客戶信用資料,對(duì)到期客戶提前提示預(yù)警,生成催款報(bào)表,確??铐?xiàng)能回收;

        4)自動(dòng)生成客戶款項(xiàng)到期情況表,依此編制資金收款計(jì)劃。

        目前很多企業(yè)ERP存在以下缺失,導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無(wú)法為資金管理提供有效支撐:

        1)與資金管理相關(guān)的模塊運(yùn)用不健全,功能欠缺;

        2)基礎(chǔ)資料不完善,產(chǎn)生的報(bào)表不準(zhǔn)缺;

        3)單據(jù)信息不全,為此,企業(yè)必須加強(qiáng)ERP系統(tǒng)建設(shè),利用erp系統(tǒng)功能,促進(jìn)企業(yè)資金管理。

        (五)銀企直聯(lián)系統(tǒng)

        將銀行端收支環(huán)節(jié)與企業(yè)ERP系統(tǒng)對(duì)接,可提高付款效率及準(zhǔn)確性,減少未執(zhí)行完單據(jù),從而保證了資金計(jì)劃能有效執(zhí)行;

        高效完成付款,執(zhí)行付款計(jì)劃,排除資金池水分,使資金池信息真實(shí)、可靠,進(jìn)而提提高資金調(diào)度有效性。

        (六)實(shí)現(xiàn)各信息系統(tǒng)及各業(yè)務(wù)集成

        以付款流程為例,集團(tuán)資金共享模式下的付款流程歸納為:集團(tuán)單元在ERP系統(tǒng)填制付款單,單據(jù)傳遞至OA系統(tǒng),進(jìn)行從各單元至集團(tuán)財(cái)務(wù)中心逐級(jí)審批(集團(tuán)中心按預(yù)算及資金情況進(jìn)行審批);審批結(jié)束后,將付款單信息傳遞至銀行,通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)即時(shí)付款,ERP系統(tǒng)接收到銀行付款信息后,自動(dòng)將付款單生成憑證(見(jiàn)圖1)。

        整個(gè)過(guò)程實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接,減少人為干預(yù),提高執(zhí)行效率,減少差錯(cuò)。

        二、集團(tuán)資金共享實(shí)施的其它基礎(chǔ)條件

        實(shí)施高效集團(tuán)資金共享,除必須建設(shè)集成化信息管理系統(tǒng)外,相關(guān)的業(yè)務(wù)流程、組織架構(gòu)、制度及授權(quán)體系完善也是保證集團(tuán)資金共享順利實(shí)施的條件,具體如下:

        (一)崗位設(shè)置與授權(quán)

        集團(tuán)財(cái)務(wù)中心必須設(shè)專(zhuān)門(mén)的資金計(jì)劃崗位及資金結(jié)算崗位。

        資金計(jì)劃崗位負(fù)責(zé)匯總集團(tuán)整體資金情況、調(diào)整資金計(jì)劃、核定各單元資金付款額度、調(diào)配各單元資金;

        資金結(jié)算崗位負(fù)責(zé)審批各單元資金支出,確保所有付款按計(jì)劃執(zhí)行;經(jīng)相關(guān)人員審批、并符合相關(guān)要求要求。

        (二)規(guī)范業(yè)務(wù)流程,明細(xì)授權(quán)體系

        集團(tuán)內(nèi)各種業(yè)務(wù)流程(例訂單業(yè)務(wù)、銷(xiāo)售、采購(gòu)業(yè)務(wù)、倉(cāng)存業(yè)務(wù))是否規(guī)范,組織架構(gòu)是否清晰、崗位職責(zé)是否明確,授權(quán)體系是否完善均會(huì)影響數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與執(zhí)行效率。

        (三)制度建設(shè)

        企業(yè)將上述關(guān)鍵點(diǎn)以制度的形式加以約定,確保方案能有效實(shí)施。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        小規(guī)模集團(tuán)化企業(yè)自身具有靈活、多變特點(diǎn);但只要穩(wěn)抓信息系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、規(guī)范各業(yè)務(wù)作業(yè)流程,實(shí)現(xiàn)各信息系統(tǒng)與企業(yè)實(shí)際作業(yè)流程有效集成,也是可以對(duì)集團(tuán)資金實(shí)施高效管理。

        參考文獻(xiàn):

        [1]《2017年高級(jí)會(huì)計(jì)師考試教材》.

        (作者單位:深圳市華付信息技術(shù)有限公司)

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