宋曉麗

摘要：所謂的人事檔案就是在人事管理的活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的，其中包括了每個(gè)人的自傳、個(gè)人經(jīng)歷、家庭背景、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等一系列人事情況的總和，每個(gè)人的檔案可以最直接的反應(yīng)當(dāng)事人的各項(xiàng)活動(dòng)的，也是工作單位、企業(yè)公司和組織考察人和用人單位考核的重要指標(biāo)。人事檔案管理是組織工作中很重要的環(huán)節(jié)，屬于人事管理的管轄范圍，尤其是針對(duì)現(xiàn)在個(gè)人能力越來越受到用人單位以及社會(huì)的廣泛關(guān)注。但是現(xiàn)階段的人事檔案管理存在一些管理上的瑕疵，比方說對(duì)于管理部門來說，在提供人事信息方面往往受到各方面的阻礙，存在一定的局限性，這就影響了人事信息的收集和使用。本文講訴的是對(duì)于高校人事檔案的管理的一些價(jià)值和存在的問題以及提出簡(jiǎn)單的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理;價(jià)值;問題與改進(jìn)

高校是我們?nèi)松呦蛏鐣?huì)的最后一步，所以對(duì)于高校的人事檔案管理尤其重要，這不僅關(guān)系到高校本身對(duì)于自己學(xué)校人才的信息儲(chǔ)備，還包含了我們自身檔案以后的遷移和調(diào)動(dòng)。高校由于人口眾多，信息復(fù)雜，而基礎(chǔ)的管理工作也單一簡(jiǎn)單，導(dǎo)致了檔案管理工作有時(shí)候會(huì)存在不少的漏洞。對(duì)于關(guān)系著今后自己的前途的方向，高校的人事檔案管理工作必須要更加標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、專業(yè)化。

一、高校檔案管理的重要價(jià)值

（一）人事信息保存和提供

對(duì)于高校人事檔案管理來說最基本的價(jià)值就是個(gè)人的人事信息的保存，可以給日后提供和索取信息帶來極大的便利。第一人事檔案是高校的學(xué)生的基本資料的全部信息，非常詳細(xì)具體的記載了人員各方面的信息，出生年月日、家庭信息背景、在校讀書情況、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、身體體檢報(bào)告等，這些信息為專業(yè)技術(shù)職稱的考試和錄取提供很大的幫助，不論是人事部、教導(dǎo)處、國(guó)企私企都需要這些具體的信息來獲取高校的人才狀況，對(duì)于信息的提供可以掌握高校的人力資源儲(chǔ)備以及學(xué)生的整體綜合素質(zhì)。所以，高校人事檔案為學(xué)生提供了人力資源開發(fā)的依據(jù)。

（二）教職員工的信息生成

對(duì)于高校教職員工來說，人事檔案管理工作對(duì)其也是意義重大。比方說：對(duì)于教職工來說，工資福利、各項(xiàng)福利待遇是教職工都比較關(guān)心的問題。每年的工資級(jí)別、晉升工資、福利獎(jiǎng)金的更改，包括科研專利成果的計(jì)算，都是搞笑必須要統(tǒng)計(jì)的成果。這些大大小小的信息收集和計(jì)算工作非常的繁瑣和復(fù)雜，同樣又與在職的教職工的切身利益掛鉤。所以，人事檔案的收集和統(tǒng)計(jì)管理工作實(shí)際上是教職工在長(zhǎng)年累月的積攢下來的信息儲(chǔ)備過程。沒有檔案的收集工作，我們不可能隨時(shí)隨地的了解和查閱他們的信息資料，這是關(guān)系著教職工的最根本的利益，所以人事檔案至關(guān)重要。

（三）人員關(guān)系變動(dòng)的憑證

高校人員流動(dòng)性非常大。比如說：高校畢業(yè)之后，學(xué)生要去公司企業(yè)上班，這些人事關(guān)系就會(huì)轉(zhuǎn)到另外一個(gè)地方，這個(gè)人的信息都會(huì)隨之而過去。這些信息的落實(shí)和確定都要通過人事檔案信息來具體反映。如果沒有人事檔案，很多用人單位壓根就不會(huì)提供工作報(bào)酬。所以，高校人事檔案也是對(duì)于未來學(xué)生走向社會(huì)的一個(gè)重要的憑證。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）管理工作單調(diào)，工作量大

對(duì)于高校的人事檔案管理工作者來說，這是一項(xiàng)非常單調(diào)乏味的工作，平常的時(shí)候只是對(duì)于檔案的及時(shí)整理歸檔，以及查取信息和人事變動(dòng)的登記入冊(cè)等工作。對(duì)于這些檔案來說，有在職的教職工和學(xué)生，還有附屬學(xué)校的人員，還有離職退休和新進(jìn)、待畢業(yè)的人員，人員流動(dòng)性非常大，對(duì)于每個(gè)人的工資、職務(wù)調(diào)動(dòng)、借調(diào)、五險(xiǎn)一金等這些工作都需要進(jìn)行第一時(shí)間的跟進(jìn)和記錄在冊(cè)，所以高校檔案的管理工作量非常大。

（二）檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)落后

很多高校的檔案室都是后來修改的，面積小，檔案存放問題大，設(shè)備落后。對(duì)于高校的檔案管理工作人員來說，大部分都是臨時(shí)聘請(qǐng)的，而且工資福利發(fā)放不到位，導(dǎo)致他們的工作積極性不高，對(duì)于檔案信息的查閱和借去存在拖延的現(xiàn)狀。高校的管理工作是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊豁?xiàng)工作，要做到信息提取方便。應(yīng)該做到專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，而且要長(zhǎng)期穩(wěn)定工作，對(duì)每一年的基本情況都了如指掌?；A(chǔ)設(shè)施落后導(dǎo)致了人事檔案管理不科學(xué)，影響了高校的人事資料提取和使用。

三、人事管理工作改進(jìn)措施

管理走向規(guī)范化、信息化。人事檔案管理工作的更加標(biāo)準(zhǔn)化就是對(duì)管理工作實(shí)行統(tǒng)一管理的控制，已達(dá)到最優(yōu)的管理模式，建立一個(gè)人事管理的平臺(tái)，應(yīng)該包括專業(yè)的術(shù)語、標(biāo)記、日常收集歸檔等。其實(shí)就是按照固定的套路管理的整理檔案，能保證第一時(shí)間服務(wù)與他人，保證管理工作的高效、便捷。更加的專業(yè)化。2000年以來，高校的人事管理工作在專業(yè)技術(shù)方面得到了很大的提高。很多高校的檔案管理者都是具有多年的檔案管理收集經(jīng)驗(yàn)的從事者，在管理方面與時(shí)俱進(jìn)?，F(xiàn)階段的管理工作更多的是網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展，這里的關(guān)鍵就是信息量完整、存儲(chǔ)量大，可以更加快捷的服務(wù)于人們。

四、結(jié)語

高校人事管理工作復(fù)雜而且艱巨，關(guān)系到每個(gè)人的切身利益。所以對(duì)于高效管理來說，要利用現(xiàn)代化的電子科技、多媒體手段輔助我們管理高校的人事管理工作，發(fā)揮人事檔案工作所負(fù)擔(dān)的人才工作參謀和助手的作用。