杜丹

摘 要：隨著全國(guó)地勘單位的改革深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，用工形式的多元化。人事檔案的現(xiàn)狀存在重要性認(rèn)識(shí)不足、材料不全等問(wèn)題。提出了要解決目前的人事檔案管理問(wèn)題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段的人事檔案管理體制等措施，探索和研究事業(yè)單位改革條件下人事檔案管理的新模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 問(wèn)題 對(duì)策

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、黨群等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，寶貴歷史材料，記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，一直以來(lái)執(zhí)行的是隨人走制度，他比較真實(shí)的客觀記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績(jī)等方面的材料。

一、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

第一：人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，在人事檔案管理工作中，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了[1]。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問(wèn)題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒(méi)有保障，檔案工作自然就做不好。

（二）管理人員配置不足：管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。但是由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是非專業(yè)人員管理，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（三）管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式。

（四）管理人員業(yè)務(wù)不熟：大多數(shù)的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。

第二：人事檔案材料不全

人事檔案短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項(xiàng)目不完整。其原因：

一是檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真及時(shí)的到各部們、科室收集應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)將材料進(jìn)行鑒別歸檔；對(duì)檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。

二是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不足。他們填寫像履歷表、年度考核表等類似的表格時(shí)，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，認(rèn)為由自己保管更安全，用起來(lái)也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員。

第三：管理制度相對(duì)落后于人事制度改革

隨著人事制度改革的不斷深入，人才流動(dòng)頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來(lái)不便。

二、人事檔案管理對(duì)策

第一：加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進(jìn)行。

第二：加大對(duì)硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

首先，按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護(hù)措施。

其次，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為地勘單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第三：提高檔案管理人員的管理水平

一是加強(qiáng)對(duì)管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。

二是檔案管理人員要有愛(ài)崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”，全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。

三是引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來(lái)。

四是要將檔案人員的培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃，為他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)[2]，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

第四：加強(qiáng)人事檔案管理材料收集

一是建立相應(yīng)的檔案管理制度：對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度。

二是建立暢通的材料收集渠道：收集人事檔案管理材料是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，如反映業(yè)績(jī)的考核、考察材料；學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料；任免、工資待遇、專業(yè)技術(shù)晉升、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)、科研成果評(píng)定評(píng)價(jià)材料等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案管理材料的收集帶來(lái)了新的要求。

三是增強(qiáng)責(zé)任心，提高工作積極性：檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心，必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案管理的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。[3]

第五：加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

一是實(shí)施信息化管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案管理服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，有利于材料的完整保存。

二是人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系，可以及時(shí)準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

三是人事檔案信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過(guò)人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)發(fā)放，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如黨辦、工會(huì)更能因此得到眾多的信息和幫助。

總之，通過(guò)人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將為改革發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]李兵琴.淺議人事檔案管理.《中小企業(yè)管理與科技》.2013年第34期.

[2]吳琪.淺析人事檔案管理.《現(xiàn)代企業(yè)教育》.2012年06期.

[3]王亞萍.傳統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀及改革研究.《民風(fēng)》.2011年9.期.