井紅

摘要：隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，人們逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，各行業(yè)都開(kāi)展信息化建設(shè)。檔案管理作為管理過(guò)程中是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，隨著現(xiàn)在信息化發(fā)展如初迅速，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足人們的需求，因此完善機(jī)關(guān)檔案管理也是必需的了。

關(guān)鍵詞：社會(huì)信息化背景 機(jī)關(guān)檔案管理 機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)制

一、現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)管理機(jī)制分析

現(xiàn)階段我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制并不能滿(mǎn)足社會(huì)信息化時(shí)代發(fā)展的需要，因?yàn)槲覈?guó)目前還有部分機(jī)關(guān)檔案管理工作主要是通過(guò)管理者手寫(xiě)形式對(duì)重要資料進(jìn)行管理、備份以及對(duì)員工的個(gè)人信息管理，因?yàn)楣芾砑夹g(shù)手段相對(duì)來(lái)說(shuō)比較落后，還停留在用筆記錄，手工檢索與收集，因此檔案管理方式存在著很多的缺陷，比如人為操作因素將資料漏缺或者抄錯(cuò)，甚至丟失情況比較嚴(yán)重，必須利用信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理。而且由于管理機(jī)構(gòu)的不斷改革，檔案內(nèi)容相對(duì)來(lái)說(shuō)比較分散，管理人員管理起來(lái)有很大的難度，這樣的管理檔案方式的工作效率也相對(duì)來(lái)說(shuō)比較低。因此需要利用信息化網(wǎng)絡(luò)來(lái)完善機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)制。

不僅因?yàn)楣芾矸绞降穆浜?，而且在檔案管理制度規(guī)范性上也存在缺失，從檔案材料保管方面來(lái)看，存在管理不嚴(yán)格的問(wèn)題，工作人員需要文件時(shí)亂翻而且用完沒(méi)有放到原屬位置，因?yàn)闄n案具有保密性，但是這種不規(guī)范可能造成有些重要文件時(shí)有流傳出去或丟失，對(duì)具有需要重要保護(hù)的檔案沒(méi)有具體保護(hù)措施。

盡管有些機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)已經(jīng)采用了信息化檔案管理，但是也只是處于初級(jí)階段。通常，檔案信息化建設(shè)需要具備一定的硬性條件，很多機(jī)構(gòu)并沒(méi)有購(gòu)置相應(yīng)的設(shè)施?；蛘哂捎诮?jīng)費(fèi)緊張，設(shè)施比較落后、標(biāo)準(zhǔn)化比較低，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代在信息化管理工作需求。

在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)人員以及管理人員管理意識(shí)比較薄弱，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，而且部分檔案管理人員較少，管理人員素質(zhì)低也是一重要因素。知識(shí)面相對(duì)來(lái)說(shuō)不夠廣泛，沒(méi)有意識(shí)到信息化時(shí)代發(fā)展的迅速，觀念比較傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，忽略了在當(dāng)前信息化時(shí)代下檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。

二、如何在信息化背景下完善機(jī)關(guān)管理機(jī)制

1.健全制度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式。機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員需要完善在信息化時(shí)代下的檔案管理制度，不再是傳統(tǒng)的管理觀念，應(yīng)該引進(jìn)新制度，加強(qiáng)管理有助于現(xiàn)代化建設(shè)和機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化。加強(qiáng)對(duì)工作人員的領(lǐng)導(dǎo)，尤其需要讓工作人員意識(shí)到機(jī)關(guān)檔案管理的重要性。領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)換當(dāng)前檔案管理模式，更換傳統(tǒng)的管理觀念，利用信息化網(wǎng)來(lái)開(kāi)發(fā)出檔案管理的信息資源。而且對(duì)于重要的文件需要特殊保護(hù)，針對(duì)檔案管理工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，要有團(tuán)隊(duì)精神一塊的去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)全面信息化管理。

同時(shí)機(jī)關(guān)建立一個(gè)實(shí)用性強(qiáng)的信息化系統(tǒng)，保證在信息化管理過(guò)程中檔案管理人員之間可以檔案信息存儲(chǔ)以及輕松轉(zhuǎn)換，把對(duì)檔案信息的管理轉(zhuǎn)移到信息化網(wǎng)絡(luò)上來(lái)，充分發(fā)揮信息化帶來(lái)的方便性與有效性。

2.提供信息化設(shè)備設(shè)施，推進(jìn)檔案管理的信息化。為工作人員提供相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，注重加強(qiáng)硬件建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必要條件是引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，充分利用現(xiàn)有設(shè)備引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，存儲(chǔ)，這樣不僅節(jié)約工作時(shí)間提高效率，而且信息保存更加方便。充分利用信息化帶來(lái)的效用，把檔案信息及時(shí)傳遞給工作人員來(lái)提高工作效率。另一方面提高檔案存儲(chǔ)的硬件設(shè)施，在檔案室配置光盤(pán)刻錄機(jī)、錄音機(jī)等設(shè)備，可以將檔案存入而且備份好。運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改善傳統(tǒng)的檔案管理工作，利用信息化，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)檔案的信息開(kāi)發(fā)力度。

3.工作人員多加學(xué)習(xí)信息化知識(shí)。檔案的信息化管理對(duì)管理人員要求也需要有所提高。為適應(yīng)信息化的需要，機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)需要培養(yǎng)管理人員學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行相應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)來(lái)提高業(yè)務(wù)管理水平，更輕松的管理檔案，還可以通過(guò)開(kāi)辦學(xué)術(shù)研討會(huì)來(lái)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，可以適當(dāng)?shù)奶岣邔?duì)管理人員學(xué)歷級(jí)別的要求。

機(jī)構(gòu)需要提高人員的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，不外傳檔案文件的信息，更新轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的管理意識(shí)。多學(xué)習(xí)新時(shí)代下的知識(shí)，改變傳統(tǒng)觀念來(lái)增加管理人員信息化意識(shí)，檔案的管理、收集、歸檔需要合格的工作人員，檔案管理人員需要對(duì)信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有熟練運(yùn)用。同時(shí)機(jī)構(gòu)需要為工作人員營(yíng)造出檔案管理信息化的工作氛圍，讓他們工作更適應(yīng)更輕松化。

4.運(yùn)用有效的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案的安全管理，保證網(wǎng)絡(luò)信息安全。隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全性上也會(huì)出現(xiàn)不少問(wèn)題，由于檔案信息具有一定的保密性，信息安全性要求更高，所以在享受信息化時(shí)代帶來(lái)的方便外，還需要提高安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理。不僅可以保證信息的安全，而且可以保證信息完整以及長(zhǎng)久的保存。通過(guò)運(yùn)用有效的信息技術(shù)建立檔案管理采集系統(tǒng)，多與其他檔案管理部門(mén)之間進(jìn)行信息化技術(shù)的交流，以保證信息的安全保密性。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化的背景下完善檔案管理機(jī)制，必須學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，充分利用信息化帶來(lái)的方便，有效的提高檔案管理工作的效率，同時(shí)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。只有加強(qiáng)現(xiàn)代信息化意識(shí)，才能夠更快完善機(jī)關(guān)檔案的管理，所以機(jī)構(gòu)需要健全相應(yīng)制度，增添信息化的設(shè)備設(shè)施，改變傳統(tǒng)的檔案信息管理觀念。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)人員與管理人員需要學(xué)習(xí)外界的管理方式，對(duì)于其他機(jī)構(gòu)交流，掌握檔案信息化管理制度的特點(diǎn)。在實(shí)際的檔案管理工作中，需要不斷的去檢查當(dāng)前檔案管理信息化工作中是否存在的問(wèn)題，并積極探索出更有效的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化管理，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)信息化更好更快的發(fā)展。