陳小霞 李浪碧 張法清

【摘要】深入推進(jìn)教育領(lǐng)域“放管服”三管齊下的管理改革，對高校各個(gè)部門的改革指明了新的方向，提出了新的要求，制定了新的舉措。校院兩級管理模式之下，學(xué)院辦公室承擔(dān)著執(zhí)行、協(xié)調(diào)和服務(wù)的職能，其適應(yīng)“放管服”改革的措施在于理清職能體系，明確分工;加強(qiáng)辦公室人員隊(duì)伍建設(shè)，提升素質(zhì);健全考評機(jī)制，激發(fā)活力。

【關(guān)鍵詞】“放管服”;校院兩級管理體制;辦公室工作能力

為了全面建成小康社會，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢，2017年國家制定了《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，強(qiáng)調(diào)要以創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念統(tǒng)領(lǐng)教育改革發(fā)展，改革教育治理體系，深化簡政放權(quán)，放管結(jié)合，優(yōu)化服務(wù)改革，落實(shí)學(xué)校辦學(xué)自主權(quán)，加快現(xiàn)代學(xué)校制度建設(shè)，全面深化教育改革，加快推進(jìn)教育現(xiàn)代化。2017年4月，《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見》正式出臺，進(jìn)一步闡明了向地方和高校放權(quán)，釋放更多的自主權(quán)給高校，給高校松綁減負(fù)。高校積極探索新途徑改革高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和高等教育改革的需要。從“放”到“放管”再到“放管服”，體現(xiàn)我國高等教育領(lǐng)域管理能力的不斷成熟。在“放管服”改革的背景之下，二級學(xué)院辦公室應(yīng)該提高服務(wù)能力，使辦公室工作能夠盡快實(shí)現(xiàn)與兩級管理模式的并軌，為新的改革服務(wù)，這是當(dāng)前學(xué)院辦公室工作的主要目標(biāo)及改革的主要方向。

一、校院兩級管理體制下學(xué)院辦公室工作的職能

校院兩級管理體制是改革的新模式，目標(biāo)在于理清校院職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范管理行為，下放管理權(quán)力，調(diào)整管理方式，建立起學(xué)校調(diào)控為主、以學(xué)院為中心的高校管理運(yùn)行機(jī)制。合理整合和優(yōu)化學(xué)校教育資源，將垂直領(lǐng)導(dǎo)與水平領(lǐng)導(dǎo)有效結(jié)合起來，使得院系的自主權(quán)增加，激發(fā)院系的創(chuàng)造活力，從而實(shí)現(xiàn)高校管理工作水平的提升。在校院兩級管理體制下，學(xué)院辦公室承擔(dān)著執(zhí)行政策、綜合協(xié)調(diào)、服務(wù)師生等多項(xiàng)職能。

（一）執(zhí)行職能。隨著校院兩級管理體制的實(shí)行及“放管服”改革的推進(jìn)，二級學(xué)院辦公室的職能變得尤為重要，而在眾多的職能中，執(zhí)行職能是關(guān)鍵，二級學(xué)院辦公室被稱之為領(lǐng)導(dǎo)的“能干的執(zhí)行人”。主要執(zhí)行繁重的、繁雜的、涉及面廣的來自各職能部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作任務(wù)，包括行政事務(wù)上的各種會議組織、材料撰寫上報(bào)、考核評估、人才招聘、經(jīng)費(fèi)管理、招生工作等;教學(xué)事務(wù)上的教學(xué)評估、教學(xué)管理、教務(wù)安排、學(xué)生成績管理等日常教務(wù)工作。

（二）協(xié)調(diào)職能。辦公室人員是“優(yōu)秀的協(xié)調(diào)人”，上上下下、內(nèi)內(nèi)外外、時(shí)時(shí)刻刻都在協(xié)調(diào)行動，調(diào)整關(guān)系，解決問題。在實(shí)際工作中，由于每個(gè)主體所處的位置不同，因而思考問題的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)會不同，因?yàn)檗k公室人員要把握各種主體的不同訴求，平衡各種關(guān)系，減少誤會，促進(jìn)不同部門、不同群體之間相互配合及和諧合作。

（三）服務(wù)職能。全心全意為師生服務(wù)，是二級學(xué)院辦公室工作職能的基本，作為服務(wù)部門的辦公室被稱之為“勤懇的服務(wù)人員”。為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息和依據(jù)，為教師工作提供便利和幫助，為學(xué)生學(xué)習(xí)提供指導(dǎo)和管理。以學(xué)校的發(fā)展為目標(biāo)，將學(xué)校的各項(xiàng)政策落實(shí)到學(xué)院，扎扎實(shí)實(shí)做好服務(wù)工作，以大局利益為主，為學(xué)校發(fā)展盡心盡力，為教職工謀福利，為學(xué)生學(xué)習(xí)提供便利。

二、校院兩級管理體制下辦公室工作存在的問題

校院兩級管理體制中，二級學(xué)院辦公室在高校組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中處于重要位置，其所承擔(dān)的工作具有執(zhí)行性、協(xié)調(diào)性、綜合性和服務(wù)性的特點(diǎn)，對學(xué)校各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)與溝通起著重要作用，是保障學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和橋梁，但由于工作的繁雜性、多頭性、臨時(shí)性等使得辦公室工作存在以下問題：

（一）管理工作面過寬，無目標(biāo)無條理。在高?！胺殴芊钡谋尘爸拢墝W(xué)院辦公室承擔(dān)著更多的日常性工作，要接上級各部門下達(dá)的各項(xiàng)工作，要處理學(xué)院日常運(yùn)轉(zhuǎn)的各項(xiàng)辦公室事務(wù)，要安排學(xué)院的各種教學(xué)工作，要管理學(xué)生的成績等，管理工作面非常寬。很多工作都是臨時(shí)性、突發(fā)性、事務(wù)性的，辦公室人員疲于應(yīng)付各種工作，所以辦公室工作面臨著目標(biāo)定位不明確，管理工作無條理的境況。

（二）辦公室人員學(xué)歷偏低，專業(yè)性較弱。高校辦公室人員的選配沒有完善的制度，整體結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低。人員的選配不注重專業(yè)性，不注重業(yè)務(wù)能力的考核，認(rèn)為辦公室工作簡單，不需要太大的專業(yè)性。辦公室崗位成為很多高校安排家屬工作的首選。因而在面對繁雜的工作時(shí)，辦公室的業(yè)務(wù)就會出現(xiàn)問題。此外，高校不重視辦公室人員業(yè)務(wù)工作能力的培養(yǎng)，工資待遇較低，職稱晉升難度大，打擊了辦公室工作人員的積極性。

（三）辦公室考核激勵(lì)機(jī)制缺失，效率不高。目前高校辦公室的考核工作體制按照規(guī)章制度執(zhí)行，但在執(zhí)行過程中，缺乏科學(xué)的管理評價(jià)體系，往往充滿“人情味”。思想上不重視，形式上走過場，很多辦公室領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為“和”更為重要，因而辦公室人員對考核的積極性不高，且激勵(lì)機(jī)制未能到位，懲罰措施不夠有力，因此未能提高辦公室人員工作的積極性及熱情，有些人員甚至抱著“做一天和尚撞一天鐘”的想法，消極工作，這就不利于辦公室工作效能的提高。

三、院校兩級管理體制下提升高校辦工作能力的策略

隨著高校簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)改革發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，二級學(xué)院辦公室的職能越來越重要，也面臨許多新的挑戰(zhàn)，新的工作要求。為此，高校要采取各種方式來提高辦公室的服務(wù)能力，推動高校不斷發(fā)展，為全面決勝小康社會貢獻(xiàn)力量。

（一）理清職能體系，明確分工。辦公室工作管理面過寬，無目標(biāo)無條理的一個(gè)重要原因是職能體系不明晰，分工模糊化，與學(xué)校職能部門存在權(quán)限分配上不合理的問題，事權(quán)以及事務(wù)管理基本下移，責(zé)任下移。提高辦公室工作效能首要是理清職能體系，明確分工。明確辦公室部門職責(zé)，構(gòu)建完整的工作制度及程序，明晰責(zé)任，明確流程，激發(fā)活力，使每一項(xiàng)工作科學(xué)合理地開展，有效提升工作效率和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)辦公室人員隊(duì)伍建設(shè)，提升素質(zhì)。辦公室人員隊(duì)伍的素質(zhì)及能力直接影響辦公室工作的開展及學(xué)院的發(fā)展，因而學(xué)院要重視辦公室人員隊(duì)伍的建設(shè)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，要健全辦公室人員隊(duì)伍選聘機(jī)制，盡可能選聘專業(yè)素養(yǎng)較高的人員。其次，要注重辦公室人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，提供辦公室人員外出參加技能培訓(xùn)的機(jī)會。最后，要建立辦公室工作反饋機(jī)制，及時(shí)反饋辦公室工作人員工作中出現(xiàn)的問題和不足，及時(shí)采取措施改進(jìn)。

（三）健全考評機(jī)制，激發(fā)活力。高校要打破“以和為貴”的中庸思想，健全考評機(jī)制，使評價(jià)工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。根據(jù)“德”“能”“勤”“績”的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行績效考核，注重辦公室人員平時(shí)的工作表現(xiàn)，將薪酬與績效考核掛鉤，實(shí)行多勞多得、按勞取酬、責(zé)酬一致的原則，激勵(lì)辦公室人員勤懇工作，服務(wù)師生，以此不斷調(diào)動辦公室人員的主動性。要注意考核結(jié)果的反饋，讓大家不斷改進(jìn)，提高辦公室工作的效能。

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