楊 帆，富 瓊

(中國電力工程顧問集團(tuán)東北電力設(shè)計(jì)院有限公司，吉林 長春 130021)

在現(xiàn)有企業(yè)生存環(huán)境中，無論是市場競爭、管理提升的訴求，還是國家、行業(yè)或上級出臺的文件要求，都給予了內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理體系至關(guān)重要的地位。有賴于信息技術(shù)的飛速發(fā)展與應(yīng)用，信息系統(tǒng)對市場運(yùn)行和競爭方式的影響逐步深化，在強(qiáng)化現(xiàn)代公司內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理領(lǐng)域，將先進(jìn)的信息技術(shù)引入應(yīng)用將更具有現(xiàn)實(shí)的戰(zhàn)略意義。伴隨著在體系建設(shè)上的不斷投入，我國企業(yè)正積極構(gòu)建現(xiàn)代化模式下的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理體系，在取得矚目成就的同時(shí)其發(fā)展和完善水平卻呈現(xiàn)了不均衡態(tài)勢。

以筆者所在的中國電力工程顧問集團(tuán)東北電力設(shè)計(jì)院有限公司(以下簡稱東北院公司)為例，雖然已經(jīng)基本建成了相對完善的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理體系，但其仍使用傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)傳遞及處理等操作方式，流程效率低、環(huán)節(jié)耗時(shí)過長已經(jīng)成為開展該流程所面臨的突出問題。因此，本文對公司內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)的新模式展開了探討，分析和研究使用現(xiàn)代化工具作為載體對該業(yè)務(wù)流程效率和效果的影響，旨在通過開發(fā)、構(gòu)建內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)，以提高公司內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的效率、效果和規(guī)范性。

1 實(shí)施背景

1.1 內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)評估工作現(xiàn)狀

財(cái)政部等五部委、國務(wù)院國資委相繼頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引、《中央企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理指引》，在結(jié)合我國內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)際情況的基礎(chǔ)上為企業(yè)開展內(nèi)部控制和全面風(fēng)險(xiǎn)管理工作提供指導(dǎo)，要求企業(yè)建立、完善內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理體系,目前國內(nèi)多數(shù)企業(yè)已經(jīng)初步構(gòu)建起內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理體系。同時(shí)，以信息技術(shù)發(fā)展為契機(jī)，各領(lǐng)域均實(shí)現(xiàn)了不同程度的信息化，但在內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理方面尚未形成具有規(guī)模的、規(guī)范的、得到廣泛認(rèn)可的應(yīng)用。無論在體系建設(shè)和完善方面，或是信息化應(yīng)用等方面，其在不同行業(yè)、地域、規(guī)模之間的發(fā)展并不均衡，在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)、金融行業(yè)、大中型企業(yè)中內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管理體系相對完善、信息化應(yīng)用程度相對較高；而其他企業(yè)在體系建立和完善、信息化發(fā)展方面相對落后，內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的效率、效果難以有效提升。

1.2 管理優(yōu)化的必要性

目前，東北院公司已經(jīng)基本建立起了相對完善的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理體系，但其在業(yè)務(wù)開展上仍是以傳統(tǒng)人工方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的發(fā)放、收集、計(jì)算和分析等業(yè)務(wù)，信息化程度較低且僅作為簡單的計(jì)算匯總工具。通過對現(xiàn)有公司內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和分析，歸納出流程節(jié)點(diǎn)主要包括了前期信息整理和模板準(zhǔn)備、信息填報(bào)、數(shù)據(jù)處理、決策審批、評價(jià)落實(shí)情況并形成報(bào)告這5個(gè)部分，同時(shí)對這些節(jié)點(diǎn)的耗時(shí)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，流程總耗時(shí)達(dá)到356天，結(jié)合各個(gè)節(jié)點(diǎn)的參與人次得出流程的總?cè)司臅r(shí)為34.9天，對不同節(jié)點(diǎn)的人均耗時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析，見圖1。

圖1 流程各節(jié)點(diǎn)人均耗時(shí)對比圖

通過分析發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有公司流程中存在著前期信息整理、模板準(zhǔn)備和數(shù)據(jù)處理等節(jié)點(diǎn)耗時(shí)長、效率不高的問題。其中人工數(shù)據(jù)處理節(jié)點(diǎn)耗時(shí)是其他節(jié)點(diǎn)耗時(shí)的2～28倍，影響了東北院公司內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理水平的不斷提升。同時(shí)，進(jìn)一步對數(shù)據(jù)處理耗時(shí)長這一節(jié)點(diǎn)進(jìn)行原因收集，并對所收集的因素進(jìn)行逐個(gè)分析，最終確定“數(shù)據(jù)處理耗時(shí)長”這一癥結(jié)的主要原因?yàn)槿斯?shù)據(jù)處理量過大。

為了縮短流程耗時(shí)、提高流程效率、改變以紙介質(zhì)文件為基礎(chǔ)而進(jìn)行的人工方式內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估流程，經(jīng)研究論證，通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、將業(yè)務(wù)流程固化到信息系統(tǒng)中等一系列措施是解決現(xiàn)有問題的必然選擇。同時(shí)，開展信息化手段的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理工作將滿足“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的要求，更具有現(xiàn)實(shí)的戰(zhàn)略意義，有利于提高公司內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)水平。

1.3 管理優(yōu)化的目標(biāo)

東北院公司管理優(yōu)化的目標(biāo)在于利用信息技術(shù)，提高流程效率，進(jìn)而發(fā)揮和提高公司內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的能力，改善公司的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，以增強(qiáng)市場競爭力。

具體來說，首先要進(jìn)一步優(yōu)化公司內(nèi)部控制評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估流程，對流程進(jìn)行深層次解構(gòu)和重組，識別關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)，建立更適合現(xiàn)有公司戰(zhàn)略的、適合信息化應(yīng)用的業(yè)務(wù)流程；其次，通過將內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估業(yè)務(wù)固化到信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)工作流程的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，以規(guī)范的流程設(shè)計(jì)強(qiáng)化內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理思路，注重流程的過程控制；最后，運(yùn)用信息技術(shù)對大量內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)的收集、處理、應(yīng)用及儲存進(jìn)行操作，提高業(yè)務(wù)流程效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，為擴(kuò)大信息收集范圍和系統(tǒng)應(yīng)用領(lǐng)域、提高數(shù)據(jù)挖掘分析和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警能力等功能方面奠定基礎(chǔ)。

2 內(nèi)涵和主要做法

2.1 內(nèi)涵

運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估信息管理系統(tǒng)，提高內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理效率和效果是公司管理優(yōu)化的核心，具體有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

第一，建立符合信息化操作的、適合公司現(xiàn)狀的業(yè)務(wù)流程。根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估工作的開展程序、人員職責(zé)、權(quán)限設(shè)定、評價(jià)和評估內(nèi)容等，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深層分解，同時(shí)結(jié)合信息技術(shù)操作特征構(gòu)建更完善的業(yè)務(wù)流程，最終以數(shù)據(jù)流的形式推進(jìn)流程。

第二，搭建內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)信息平臺，并與現(xiàn)有公司綜合管理信息系統(tǒng)銜接。通過登錄通道以及消息任務(wù)、辦公任務(wù)的集成，實(shí)現(xiàn)該平臺與企業(yè)級辦公平臺的一體化，將內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理理念滲透到公司決策以及日常運(yùn)營的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中。

第三，進(jìn)一步拓展原有固定用途的流程適用領(lǐng)域，擴(kuò)大數(shù)字信息的采集、處理和應(yīng)用范圍。以內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，擴(kuò)展參與人員、部門范圍，延伸評價(jià)內(nèi)容、深度，增強(qiáng)數(shù)據(jù)信息處理能力及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警能力，從現(xiàn)有公司層面評價(jià)擴(kuò)大到對業(yè)務(wù)層面風(fēng)險(xiǎn)和專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)等不同層次需求的評估工作，對數(shù)據(jù)進(jìn)行深層分析，為公司各項(xiàng)決策提供數(shù)據(jù)支持。

2.2 主要做法

(1)建立公司內(nèi)部控制和全面風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)部環(huán)境

內(nèi)部控制是風(fēng)險(xiǎn)管理的一部分；風(fēng)險(xiǎn)管理是目標(biāo)，內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的手段。根據(jù)公司的全面風(fēng)險(xiǎn)管理框架(見圖2)，建立和實(shí)施有效的內(nèi)部控制應(yīng)包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督等要素。圍繞著風(fēng)險(xiǎn)管理策略目標(biāo)，通過設(shè)置組織機(jī)構(gòu)、制定并發(fā)布內(nèi)部控制相關(guān)制度、流程手冊等體系文件，搭建起公司內(nèi)部控制體系，將風(fēng)險(xiǎn)管理理念嵌入到公司的整體戰(zhàn)略、運(yùn)營政策和企業(yè)文化中，保障內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理工作的有效開展。

圖2 全面風(fēng)險(xiǎn)管理框架

(2)全面梳理業(yè)務(wù)流程，識別關(guān)鍵內(nèi)部控制節(jié)點(diǎn)，建立規(guī)范的、適合現(xiàn)狀的工作流程

按照不同節(jié)點(diǎn)上的人員分工和相應(yīng)職責(zé)對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行逐一分解，再根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的相互關(guān)系重新聯(lián)結(jié)起來，同時(shí)明確不同控制節(jié)點(diǎn)的順序、具體控制內(nèi)容以及對應(yīng)職責(zé)權(quán)限，突出流程控制重點(diǎn)和目標(biāo)，為后續(xù)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)提供依據(jù)。例如通過明確業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流向及處理方式，將某項(xiàng)重大風(fēng)險(xiǎn)涉及的所有部門均收到并填報(bào)防控措施內(nèi)容的流程調(diào)整為指定某一個(gè)歸口管理部門，由其進(jìn)行防控?cái)?shù)據(jù)的收集和后續(xù)整改跟蹤，理順了該節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)流，有利于業(yè)務(wù)流程的有序開展，且方便信息化的人員操作，梳理后公司內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估工作的基本流程見圖3。

圖3 內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估流程圖

(3)在信息系統(tǒng)平臺上固化內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估全過程，搭建內(nèi)部控制評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理方式的優(yōu)化

基于經(jīng)梳理過的內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估業(yè)務(wù)流程，東北院公司以數(shù)據(jù)處理為起點(diǎn)，通過對數(shù)據(jù)的錄入、運(yùn)算、傳遞、審批、匯集等操作進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，并根據(jù)梳理后的流程次序?qū)⒏鞴?jié)點(diǎn)連接起來，最終開發(fā)出內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估信息管理系統(tǒng)。以數(shù)據(jù)流的形式實(shí)現(xiàn)了從風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查問卷制作、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析到風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)評估過程和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對、防控跟蹤過程，以及從內(nèi)部控制自我評價(jià)、內(nèi)控整改措施開展、職能管理部門獨(dú)立評價(jià)到缺陷整改追蹤的全過程信息化操作與監(jiān)督，減少不必要的信息匯集、傳遞、編輯等過程，數(shù)據(jù)流示意見圖4。

圖4 數(shù)據(jù)流傳遞示意圖

在規(guī)范了數(shù)據(jù)信息及流程的同時(shí)，涵蓋了對人員職責(zé)分工與流程各個(gè)節(jié)點(diǎn)的精確匹配、不同角色的權(quán)重設(shè)置與管理、風(fēng)險(xiǎn)得分自動(dòng)計(jì)算、排序及抽選、5×5風(fēng)險(xiǎn)矩陣分析、風(fēng)險(xiǎn)坐標(biāo)圖一鍵生成、內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估數(shù)據(jù)庫管理、全范圍風(fēng)險(xiǎn)信息收集等，輔以系統(tǒng)判斷避免漏填、觸發(fā)違反流程走向按鍵等輔助功能。見圖5為東北院公司開發(fā)出的風(fēng)險(xiǎn)評估調(diào)查問卷信息化填報(bào)界面，根據(jù)填報(bào)結(jié)果管理員可以一鍵生成公司年度重大風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)提供風(fēng)險(xiǎn)地圖，見圖6，為公司進(jìn)一步?jīng)Q策提供數(shù)據(jù)支持。

該內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估信息管理系統(tǒng)將內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)涉及的人員、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)等內(nèi)容全部整合在以現(xiàn)有綜合管理信息系統(tǒng)(OA系統(tǒng))為基礎(chǔ)的操作平臺上，采用B/S結(jié)構(gòu)模式，用戶采用一鍵式登錄綜合系統(tǒng)，并與綜合管理信息系統(tǒng)進(jìn)行了消息任務(wù)和辦公任務(wù)的集成，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管控平臺與企業(yè)級辦公平臺的一體化，做到功能界面清晰、簡潔、操作便捷，同時(shí)提供側(cè)邊導(dǎo)航菜單，實(shí)現(xiàn)管理員對流程節(jié)點(diǎn)的快速定位、查看及實(shí)施跟蹤監(jiān)督和催辦等輔助功能，見圖7。

圖5 風(fēng)險(xiǎn)評估調(diào)查問填報(bào)界面

圖6 重大風(fēng)險(xiǎn)確認(rèn)界面(風(fēng)險(xiǎn)地圖)

圖7 內(nèi)控評價(jià)與風(fēng)險(xiǎn)評估信息系統(tǒng)側(cè)邊導(dǎo)航菜單

3 實(shí)施效果

3.1 管理提升效果

(1)內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估信息管理系統(tǒng)是嚴(yán)格基于經(jīng)梳理后、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的，流程各節(jié)點(diǎn)對應(yīng)人員職責(zé)內(nèi)容、操作權(quán)限明確，有利于不同職責(zé)間的整體協(xié)同。以點(diǎn)對點(diǎn)、角色對角色的數(shù)據(jù)流方式固化流程，避免了跨環(huán)節(jié)、跨職責(zé)分工開展內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估業(yè)務(wù)等問題，使流程更具有規(guī)范性，滿足“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的要求。

(2)經(jīng)過對內(nèi)控評價(jià)流程和風(fēng)險(xiǎn)評估流程的測試和運(yùn)行，在實(shí)際工作流程中尚未發(fā)生不可預(yù)知的問題，用戶能快速上手操作，并且節(jié)省了傳統(tǒng)流程方式中紙介質(zhì)文件制作和傳遞、人員審批、會議召集、數(shù)據(jù)處理、繪制風(fēng)險(xiǎn)地圖等過程耗費(fèi)的人工、物料和時(shí)間成本，增加了大量數(shù)據(jù)錄入、計(jì)算和分析的速度及準(zhǔn)確性。

經(jīng)對主要流程節(jié)點(diǎn)的耗時(shí)及參與人次進(jìn)行重新的統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，各流程節(jié)點(diǎn)的人均耗時(shí)均有不同程度的減少，具體比較結(jié)果見圖8。其中，數(shù)據(jù)處理節(jié)點(diǎn)的人均耗時(shí)從19.89天減少為為2.33天，一次完整流程總?cè)司臅r(shí)也由34.9天減少為16.12天，較傳統(tǒng)人工方式流程節(jié)省了耗時(shí)50%以上、節(jié)約耗紙近千張，大大提升了內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估業(yè)務(wù)的工作效率，原有人工方式開展流程效率低的主要癥結(jié)也得到了徹底改善。

圖8 優(yōu)化活動(dòng)前后各節(jié)點(diǎn)人均耗時(shí)對比圖

3.2 社會效益

內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用在行業(yè)內(nèi)仍處于領(lǐng)先地位，為信息化在內(nèi)部控制與全面風(fēng)險(xiǎn)管理工作領(lǐng)域的發(fā)展起到了強(qiáng)有力的推動(dòng)作用，進(jìn)一步幫助企業(yè)增強(qiáng)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理能力，對推動(dòng)市場健康發(fā)展、企業(yè)有效競爭具有重要的戰(zhàn)略意義。

4 結(jié)語

現(xiàn)有內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估信息系統(tǒng)能有滿足公司發(fā)展、外部監(jiān)管需要，但對其的應(yīng)用仍有很大的擴(kuò)展空間。

首先，擴(kuò)大內(nèi)控評價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)評估信息收集的范圍。應(yīng)用信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)獲取更廣泛、更全面的評估、反饋信息，同時(shí)實(shí)現(xiàn)參與內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管理工作的人員范圍涵蓋從業(yè)務(wù)執(zhí)行層到?jīng)Q策層，真正達(dá)到與企業(yè)文化相結(jié)合，人人參與人人防控。

其次，擴(kuò)展系統(tǒng)的應(yīng)用領(lǐng)域。先有系統(tǒng)僅在公司層面風(fēng)險(xiǎn)評估工作中應(yīng)用，可以延伸到業(yè)務(wù)層面風(fēng)險(xiǎn)和專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評估層面等不同層次需求的評估工作。

最后，深入系統(tǒng)功能開發(fā)。開發(fā)并細(xì)化如數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)多種類多方式分析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能，加強(qiáng)系統(tǒng)的實(shí)用性，并積極應(yīng)用和推廣，為公司戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)支持。

[1] 中國內(nèi)部審計(jì)協(xié)會．中國內(nèi)部審計(jì)信息化發(fā)展報(bào)告[J]．中國內(nèi)部審計(jì)，2014，(3)．

[2] 財(cái)政部 證監(jiān)會 審計(jì)署 銀監(jiān)會 保監(jiān)會．企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范 [2008] 7號[Z]．2008．

[3] 國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會．中央企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理指引[2006]108號[Z]．2006．

[4] 張悅涵．內(nèi)部審計(jì)信息化的發(fā)展現(xiàn)狀、趨勢與對策[J]．中國內(nèi)部審計(jì)，2013， (8)．

[5] 趙晶，張輝，關(guān)振宇．信息化下內(nèi)部控制—風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)對方案探討[J]．商業(yè)會計(jì)，2015，1(2)．