張曉霞

摘要：檔案對(duì)于即將走入社會(huì)的大學(xué)生來說，直接顯示著該生工作之前的所有信息，具有重要作用。同樣，學(xué)生檔案的管理工作同樣是學(xué)生工作的重要一環(huán)和檔案管理的重要組成部分，對(duì)此需要格外謹(jǐn)慎細(xì)致，但同時(shí)在這一過程中也存在一些問題是亟待解決的。本文將以內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)院為例，首先從職業(yè)學(xué)校檔案工作中存在的一些問題出發(fā)，結(jié)合檔案工作的重要性，分析做好新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)及具體舉措。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理工作；職業(yè)學(xué)校

引言：大學(xué)可以說是人生轉(zhuǎn)折的關(guān)鍵時(shí)期，檔案中記錄最多的，對(duì)學(xué)生最重要的也就是大學(xué)時(shí)期的信息，因此對(duì)其進(jìn)行有效管理就顯得尤為重要了。但是由于學(xué)生數(shù)量較多，學(xué)生之間的情況又有所不同，因此，在新生入學(xué)和畢業(yè)季的檔案管理就變得復(fù)雜，而且會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間和精力，接下來我們就首先分析檔案管理工作中常出現(xiàn)的問題。

一、新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問題

1.新生入學(xué)期間檔案管理存在的問題。新生入學(xué)期間的檔案管理工作是非常復(fù)雜的，雖然學(xué)生在大學(xué)之前的檔案信息較少，但由于各地檔案管理情況存在差異，有些省份給學(xué)生做的是電子檔案，而有些省份是紙質(zhì)檔案，形式的不統(tǒng)一就需要對(duì)每一位學(xué)生的檔案進(jìn)行重新整理記錄，并新建學(xué)籍信息，有時(shí)還需要學(xué)生重新填寫信息再錄入，這一工作往往需要幾個(gè)月甚至半年的時(shí)間，導(dǎo)致一些學(xué)生在證書考試或做其他事情時(shí)，很難查詢到學(xué)籍信息，從而造成影響。

2.畢業(yè)期檔案管理存在的問題。畢業(yè)生的檔案管理同樣也是職業(yè)院校檔案管理的重要工作之一。對(duì)于畢業(yè)生來說，找到工作的同學(xué)只要簽了三方協(xié)議，就可以順利的將檔案調(diào)入工作單位。但是沒有找到工作的同學(xué)，檔案去向就成為了一個(gè)難題，把檔案調(diào)入人才市場在學(xué)生找到工作之后可以順利調(diào)走，但是對(duì)于外地學(xué)生卻不方便；將檔案調(diào)回當(dāng)?shù)亟逃钟执嬖诮逃质欠窠邮芎蛯W(xué)生找到工作后調(diào)檔案程序復(fù)雜的問題，而且還會(huì)增加學(xué)校的檔案管理工作量，因此，這方面的檔案管理工作具有一定的難度。此外，學(xué)生檔案中具有學(xué)生的成績、獲獎(jiǎng)、組織關(guān)系等信息，由于學(xué)生數(shù)量多，還需要提前整理，并仔細(xì)核對(duì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，這部分的工作量也是很大的。

二、新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案管理的重要意義

1.提高檔案管理工作效率。新時(shí)期職業(yè)院校的檔案管理工作要向著信息化方向發(fā)展，將學(xué)生檔案錄入統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，在檔案查閱、調(diào)動(dòng)時(shí)可以節(jié)省大量時(shí)間，而且還可以節(jié)省大量人力資源。但是現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案在查閱過程中，會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，而且有時(shí)因?yàn)橛猛静煌?，相同信息還需要填寫很多表格，這也是資源和時(shí)間的浪費(fèi)，但是信息化之后建立了信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，就可以很大程度上減少不必要的工作，降低失誤，提高工作效率。

2.真實(shí)記錄學(xué)校發(fā)展建設(shè)。新時(shí)期的職業(yè)院校檔案管理工作并不僅僅是學(xué)生檔案的管理，還包括學(xué)校發(fā)展檔案和教職工檔案，其中學(xué)校檔案清除記錄著學(xué)校的歷史發(fā)展情況，是學(xué)校接下來發(fā)展方向的重要依據(jù)。雖然內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)院的建校時(shí)間較短，但正是因?yàn)槿绱瞬鸥鼞?yīng)該清楚的記錄其每一個(gè)階段的發(fā)展歷程，為以后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。而且由于學(xué)校各方面的發(fā)展還不夠穩(wěn)定，完善的檔案可以為后期的校規(guī)校紀(jì)修訂等工作提供依據(jù)。

3.促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。過去的檔案管理工作由于工作量大，僅是開學(xué)和畢業(yè)的工作就需要一整年時(shí)間，做其他檔案管理工作的時(shí)間就被大幅壓縮，工作效果也不好，新時(shí)期做好職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作可以提高工作效率，節(jié)省人力資源，讓多余的時(shí)間和職工做一些對(duì)學(xué)生發(fā)展有利的事情或舉辦一些有意義的活動(dòng)，激發(fā)老師和學(xué)生的創(chuàng)造力，從而促進(jìn)學(xué)校的健康發(fā)展。

三、做好新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

新時(shí)期，由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和對(duì)檔案的重視程度逐漸提高，過去僅依賴人力的檔案管理工作方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展和學(xué)生的需求，而是應(yīng)當(dāng)有所變革，從學(xué)生的角度出發(fā)，在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

1.創(chuàng)新檔案管理方式。對(duì)于檔案管理工作，一直都秉持著有需要就整理的被動(dòng)態(tài)度，缺乏主動(dòng)的工作積極性。新時(shí)代做好檔案管理工作就是要轉(zhuǎn)變?cè)械墓ぷ饔^念，創(chuàng)新檔案管理工作方式，對(duì)此主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。對(duì)于學(xué)校剛剛發(fā)生的事情，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、舉辦的活動(dòng)，要積極收集資料，主動(dòng)歸檔，而不是積累到一定量之后才整理。檔案管理工作人員要積極探索高效的檔案管理方式，對(duì)于工作要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，認(rèn)真核對(duì)每一組信息，減少錯(cuò)誤。

2.做好檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)幾乎進(jìn)入到了所有行業(yè)當(dāng)中，新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案管理同樣需要和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，以提高檔案管理效率，方便學(xué)生生活學(xué)習(xí)和檔案調(diào)動(dòng)。例如，學(xué)信網(wǎng)就是一個(gè)非常好的檔案管理平臺(tái)，但只有學(xué)生的基本學(xué)籍信息，對(duì)于內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)校來說，同樣可以建設(shè)一個(gè)類似的平臺(tái)，將學(xué)生的詳細(xì)檔案錄入其中，這樣不僅可以有效降低資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，而且還可以實(shí)現(xiàn)較高的工作效率，降低與紙質(zhì)檔案填寫相比的錯(cuò)誤率。

3.關(guān)注學(xué)生實(shí)際情況。對(duì)于學(xué)生檔案管理工作最重要的一部分就是關(guān)注學(xué)生的實(shí)際情況，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，從新生入學(xué)方面看，對(duì)于檔案形式不同的問題，不能一味要求學(xué)生提交相同的檔案，而是應(yīng)當(dāng)提前準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)之策，降低學(xué)生和自身的工作難度。其次，對(duì)于學(xué)生的基本信息應(yīng)當(dāng)有所備份，而不是在需要的時(shí)候再重新統(tǒng)計(jì)，這樣不僅會(huì)加大工作量，而且對(duì)特殊家庭的同學(xué)來說是暴露隱私。最重要的也就是畢業(yè)生的檔案去向問題，應(yīng)當(dāng)提前與生源所在地有關(guān)部門做好協(xié)商，解決畢業(yè)生的后顧之憂。

四、小結(jié)

本文以內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)院為例，首先簡要概括了職業(yè)學(xué)校檔案工作中存在的幾點(diǎn)問題，結(jié)合做好檔案管理工作的重要意義，分析出了做好新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)及具體的舉措，以方便學(xué)生的學(xué)習(xí)和工作。本文是根據(jù)本人多年從事高校學(xué)生檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)而做的，若有任何不當(dāng)之處，望各位同仁提出并批評(píng)指正。

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