楊林書

檔案事業(yè)作為黨和國家各項事業(yè)的重要組成部分，是各級黨委、政府帶領(lǐng)人民群眾開展各項工作的真實記錄，是一個部門和單位管理水平的重要標(biāo)志，也是以史為鑒，促進(jìn)各項工作有序開展的重要基礎(chǔ)。由于檔案管理工作較為復(fù)雜、繁瑣，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位的需求，因此需要將現(xiàn)代化的管理方式應(yīng)用在具體的檔案管理工作中。

一、現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

1.檔案檢索與目錄編制

作為機(jī)關(guān)工作人員，我清楚的認(rèn)識到檔案管理的重要性，每份資料、會議記錄、收發(fā)的文件……都必須做好登記及分類存檔管理，每當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要什么文件哪怕是幾年前的我們都能在第一時間找到，不至于手忙腳亂，由此可見檔案檢索與目錄編制的重要性。

在檔案管理工作中，目錄是其重要的組成部分，每一份檔案都有著對應(yīng)的目錄，以便檢索并提供利用。在信息化的社會中，現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位中的應(yīng)用更加明顯，并且以計算機(jī)為依托將微機(jī)打印替代了手寫檔案，有效的提高了檔案管理的工作效率。在事業(yè)單位的檔案管理中，使用專門的軟件在計算機(jī)中錄入資料與目錄，然后依據(jù)檔案的類型、性質(zhì)進(jìn)行分析，同時對資料目錄進(jìn)行統(tǒng)計與匯總。在日后的查詢檔案過程中，只要輸入關(guān)鍵詞或者與之相關(guān)的信息，檔案管理軟件便能夠?qū)?yīng)的檔案呈現(xiàn)給查詢?nèi)藛T。通過現(xiàn)代化的管理方式，能夠縮短檔案查詢的時間，提高查詢的準(zhǔn)確率與日常的工作效率。但要想進(jìn)一步發(fā)揮計算機(jī)的作用，提高檔案檢索與目錄的準(zhǔn)確性，還需要提高工作人員的綜合能力，發(fā)揮其自身的自主性與創(chuàng)新性，更好的為事業(yè)單位服務(wù)。

2.建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)

隨著社會的發(fā)展，信息機(jī)構(gòu)、信息數(shù)量與信息需求量在急劇增加，提升檔案管理的效率已經(jīng)成為提升事業(yè)單位競爭力的主要方式。在事業(yè)單位中，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)是打破傳統(tǒng)管理方式的主要途徑，不僅可以滿足工作人員的需求，還能夠更好的發(fā)揮計算機(jī)在檔案管理中的使用與推廣。具體來說，事業(yè)單位需要根據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展需求，在單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，以此為發(fā)展的前提，為保存、檢索、管理檔案提供便捷的渠道，從根本上提高檔案管理的工作質(zhì)量，并且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。基于上述工作方式，能夠在事業(yè)單位內(nèi)部，以檔案管理部門為核心建立信息溝通與交流的信息通道，全新實現(xiàn)信息化檔案管理的目的。

二、利用現(xiàn)代化方式加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的建議

當(dāng)前，正值全國上下深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記系列重要講話和黨的十九大精神之際，檔案部門如何貫徹落實好講話和全會精神，檔案工作如何全力服務(wù)好全面深化改革，是每個檔案工作者必須認(rèn)真思考、積極應(yīng)對的一個新課題。這就要求我們務(wù)必?fù)屪C(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，積極探索新形勢下檔案工作的新思路、新機(jī)制、新方法，努力做到改革的觸角延伸到哪里，檔案服務(wù)就跟進(jìn)到哪里，改革需要什么服務(wù)，檔案部門就努力提供相應(yīng)的服務(wù)。

1.轉(zhuǎn)變管理理念

受長期工作習(xí)慣、工作環(huán)境的影響，部分事業(yè)單位無法適應(yīng)現(xiàn)代化方式的應(yīng)用，這樣的現(xiàn)象嚴(yán)重制約了檔案管理向信息化、科技化發(fā)展的步伐。對此，事業(yè)單位應(yīng)該做到以下兩點：（1）轉(zhuǎn)變管理理念。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要在單位內(nèi)部加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的宣傳，使檔案管理人員能夠認(rèn)識到科學(xué)技術(shù)的重要性，如果在工作中依然運(yùn)用傳統(tǒng)的工作方式，就會影響現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在本單位的應(yīng)用，在未來的發(fā)展中很可能被社會淘汰；（2）掌握實際情況。與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案管理人員應(yīng)該在應(yīng)用現(xiàn)代化方式時，深入了解事業(yè)單位的現(xiàn)狀，明確現(xiàn)代化方式對技術(shù)的要求，根據(jù)本單位檔案管理工作實際情況，最終將其應(yīng)用在檔案管理中。

隨著全面深化改革逐步實施，必將會形成大量新的檔案資料。這些檔案資料不僅記錄了整個改革的過程，而且也是歷史憑證。因此，檔案部門必須從一開始，就必須及時跟進(jìn)指導(dǎo)檢查檔案工作，確保檔案工作與深化改革同步推進(jìn)。改革推進(jìn)到哪里，檔案資源就建設(shè)到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里。切實做好改革過程中新形成檔案資料的收集工作，加強(qiáng)對電子檔案等新型載體檔案的征集力度，確保應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管，努力建成資源豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、特色鮮明，能充分反映部門全面深化改革發(fā)展足跡的檔案資源體系。

2.規(guī)范管理的標(biāo)準(zhǔn)

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，需要依據(jù)工作需求、檔案性質(zhì)制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)。由于我國事業(yè)單位的數(shù)量較多，對應(yīng)的檔案數(shù)量龐大，給檔案管理工作帶來巨大的壓力。為了能夠保障檔案管理工作的合理性與有效性，需要針對檔案類型、格式、內(nèi)容等制定具體的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案分類、格式劃分等，以此來保障檔案查詢、檔案存取、檔案管理的便捷。針對各個事業(yè)單位的不同情況，還要依據(jù)上文中提及的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，也可以實現(xiàn)單位之間的信息共享，當(dāng)然不包括事業(yè)單位涉密信息，進(jìn)而能夠使事業(yè)單位及時了解行業(yè)的變化，適時調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化單位之間的良性競爭，促進(jìn)我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

3.運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)

檔案管理工作要與時俱進(jìn)。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理工作也提出了新的更高的要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作逐漸進(jìn)入信息化時代，也就是說，檔案信息的收集、整理、編目檢索、存儲保管、統(tǒng)計、利用等工作都將用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的服務(wù)意識，更要掌握現(xiàn)代化管理技能，在高科技時代的檔案管理中，要注重組織化、系統(tǒng)化，從而減少人工操作，提高工作效率。但必須以安全為保證，要建立嚴(yán)密的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登記登錄管理，在電子文件管理中建立有效的管理權(quán)限操作體系，確保檔案管理的科學(xué)性和安全性。

（作者單位：平山縣政府辦公室）