孫靜紅

伴隨著政府信息公開(kāi)化，檔案信息已成為社會(huì)共享的信息資源的一部分。做好檔案管理工作，必須要從多方面入手。檔案材料的收集是工作的前提，利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是途徑，提高各種檔案的利用率，更好地服務(wù)于政府，服務(wù)于廣大老百姓是我們工作的最終目標(biāo)。

一、檔案材料的收集工作

每年我館都面向區(qū)所轄各現(xiàn)行機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、事業(yè)單位，征集各種檔案資料。通過(guò)各種形式開(kāi)展征集工作，建立檔案資料征集網(wǎng)絡(luò)，明確專門(mén)人員，加強(qiáng)征集宣傳，節(jié)假日組織專門(mén)人員到社區(qū)，文化廣場(chǎng)進(jìn)行檔案征集宣傳工作。范圍包括：黨政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案反映本地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面的檔案，以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的檔案，民間檔案（如交易文契、鄉(xiāng)規(guī)民約、筆記、日記、手稿、家譜、祖訓(xùn)、藏書(shū)等），口傳史料（如民間歌謠、神話傳說(shuō)、曲藝說(shuō)唱、話本小說(shuō)等），實(shí)物史料（如先人遺留的珍寶、證書(shū)、證章、碑刻等）。充實(shí)和豐富我館的檔案館藏量，是我們工作的重要組成部分。每年的4-7月份我館開(kāi)始對(duì)外接收檔案，2017年共接收機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案3674件，廢止印章146枚，編研醫(yī)藥學(xué)書(shū)籍十冊(cè)，資料類圖書(shū)109冊(cè)，報(bào)紙雜志256冊(cè)，極大的豐富充實(shí)了館藏量。

二、利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

經(jīng)過(guò)宣傳、征集，我館接收了大量的文書(shū)檔案，以及大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、光盤(pán)、照片等原始憑證。這些資料是我們的基礎(chǔ)信息資源，具有不可估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。這些原始檔案資料只有開(kāi)發(fā)利用起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)它們自身真正的價(jià)值。自2007年以來(lái)，我館投入較大的人力、物力、財(cái)力，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化建設(shè)，突破了傳統(tǒng)檔案利用的局限性，最大限度地實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，率先對(duì)75289卷183056件紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化，有效地提高了檔案信息的上網(wǎng)率和查詢率，最大限度地利用了數(shù)字化檔案，更最大限度地保護(hù)了原始檔案資料的完整性和安全性。

電子文件是各級(jí)機(jī)關(guān)和單位職能活動(dòng)的歷史記錄，現(xiàn)行電子文件的收集歸檔也是檔案信息數(shù)字化的重要內(nèi)容。我館根據(jù)各單位機(jī)關(guān)所使用的硬、軟件系統(tǒng)不同的情況，建立了嚴(yán)格的電子文件歸檔制度，明確電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率。

三、創(chuàng)新思想，提高檔案利用率

查閱檔案是檔案館一項(xiàng)重要的工作，截至到目前我館共接待查閱人員1643人，據(jù)統(tǒng)計(jì)，計(jì)劃生育檔案、基建檔案、婚姻檔案、老房地契檔案、各機(jī)關(guān)單位的文書(shū)檔案這五種檔案的查閱率最高。

計(jì)劃生育檔案是民生檔案中群眾查閱最頻繁，利用率最高的檔案。隨著國(guó)家對(duì)計(jì)劃生育戶獎(jiǎng)勵(lì)政策的相繼出臺(tái)，到我館查閱計(jì)劃生育檔案的群眾逐漸增多。查閱最多的是計(jì)劃生育雙女檔案。符合計(jì)劃生育政策的農(nóng)村雙女戶，夫妻雙方年滿六十周歲，每人每月享受80元的養(yǎng)老保險(xiǎn)金。按照常理推算，今年享受政策的正是1989年國(guó)家剛放開(kāi)二胎政策時(shí)取得生育資格的。從1989年到2017年已將近三十年，大部分家庭的準(zhǔn)生證都已丟失，唯一的補(bǔ)救辦法就是來(lái)檔案館查找。由于年代久遠(yuǎn)且當(dāng)時(shí)均為手寫(xiě)各種表格和證明，書(shū)寫(xiě)非常不規(guī)范，姓名里有好多同音字，簡(jiǎn)化字，往往一個(gè)家庭戶涉及到十幾個(gè)名字，造成每次的查找困難，浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間。局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此高度重視，從各科室抽調(diào)人員，對(duì)這些民生檔案進(jìn)行詳細(xì)的校對(duì)并用軟件一一錄入。由于大多審批表字跡潦草，并且有很多的繁體字、異體字，給錄入工作造成了很大的困難。同志們互相詢問(wèn)、辨認(rèn)，常常因?yàn)榉直嬉粋€(gè)字而商討很長(zhǎng)時(shí)間，還有年齡較大的老同志，戴著花鏡辨認(rèn)字跡。經(jīng)過(guò)兩個(gè)多月的艱苦努力，終于完成了1103卷二胎審批人員的檔案錄入。曾經(jīng)用幾十分鐘甚至幾個(gè)小時(shí)才能找到的計(jì)劃生育二胎審批表，現(xiàn)在僅需輸入當(dāng)事人的姓名，一分鐘就能查到。減少了查閱群眾的等待時(shí)間，提高了工作效率，等到了查檔群眾的一致好評(píng)。計(jì)劃生育專題檔案，極大的方便了利用者，為百姓解決了自身實(shí)際問(wèn)題，創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)利益，增加了社會(huì)效益。

基建檔案是在基本建設(shè)過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算數(shù)據(jù)、模型、照片、錄像等技術(shù)文件材料的總稱。是城市規(guī)劃和城市改造不可缺少的權(quán)威性憑證，也是進(jìn)行城市建設(shè)、管理的可靠依據(jù)。完整、準(zhǔn)確的基建檔案為工程竣工后的利用提供了科學(xué)的依據(jù)，合理地利用基建檔案，可以節(jié)約大量的人力、物力和財(cái)力，縮短工程建設(shè)周期，提高經(jīng)濟(jì)效益。

婚姻登記檔案是個(gè)人婚姻歷史的真實(shí)憑證，與婚姻當(dāng)事人的切身利益密切相關(guān)。隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和法制建設(shè)的不斷完善，現(xiàn)代人的婚姻觀呈現(xiàn)多元化方式，婚姻價(jià)值觀的不同造成婚后的家庭生活中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，造成離婚率的逐年上升，婚姻檔案的利用率也呈逐年上升的趨勢(shì)，成為檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)。

老房地契檔案是地震以前的老房本，2017年唐山市設(shè)立路南經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)，規(guī)劃范圍內(nèi)對(duì)部分村莊進(jìn)行拆遷，涉及到稻地鎮(zhèn)景莊子村和尚德村，有些村民對(duì)現(xiàn)有房本有疑議，到我館進(jìn)行老房本的核實(shí)。經(jīng)過(guò)將近兩個(gè)月的時(shí)間為村民核實(shí)房本16戶，為老百姓挽回極大的經(jīng)濟(jì)損失。

文書(shū)檔案是各機(jī)關(guān)單位接收、下發(fā)的各種文件，也是利用率最高的檔案信息之一，完善干部檔案調(diào)取會(huì)議記錄非常的方便、快捷。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定檔案自接收之日起滿三十年才能對(duì)外開(kāi)放，目前能對(duì)老百姓開(kāi)放的文書(shū)檔案只有三十年以前的個(gè)別檔案，涉及到的各種政治運(yùn)動(dòng)平反檔案和企業(yè)改制檔案。這兩種檔案的利用率也非常高，自2008年國(guó)家放開(kāi)接工齡續(xù)保險(xiǎn)政策以來(lái)，老百姓陸續(xù)來(lái)我館查閱政策性檔案，極大地方便了老百姓的同時(shí)也為老百姓帶來(lái)了實(shí)實(shí)在在的福利。

我館面對(duì)新的歷史條件下出現(xiàn)的新任務(wù)，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，最大限度的開(kāi)發(fā)利用各種檔案信息，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)滿足利用者的要求，不斷實(shí)現(xiàn)了檔案的自身價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（作者單位：唐山市豐南區(qū)檔案館）