馮佳

在市場經(jīng)濟(jì)不斷深化的背景下，企業(yè)的經(jīng)營管理與發(fā)展面臨著行業(yè)間的激烈競爭，需要不斷降低成本，提高企業(yè)效益。企業(yè)為了節(jié)約運營成本，提高工作效率，提升自身競爭力，開始將自身的檔案管理委托給專業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)，企業(yè)檔案寄存式管理便應(yīng)運而生了。

一、寄存式管理的概念及機(jī)構(gòu)

1.寄存式管理的概念

所謂寄存式管理，是指企業(yè)將其在各項活動中形成的文件或檔案交給檔案中介機(jī)構(gòu)代為整理與保管，由檔案中介機(jī)構(gòu)根據(jù)企業(yè)需要有針對性地開展服務(wù)，企業(yè)則向檔案中介機(jī)構(gòu)支付一定的管理費用。這是為適應(yīng)企業(yè)需求而建立的一種新的檔案管理模式，這種模式既可使企業(yè)減少投入，減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，又可以充分發(fā)揮檔案中介機(jī)構(gòu)的專業(yè)特長，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的價值。

2.寄存式管理的機(jī)構(gòu)

我國目前的檔案中介機(jī)構(gòu)按生成途徑和運作方式，可以分為由檔案館或檔案主管部門設(shè)立的、面向社會的公共性檔案中介機(jī)構(gòu)和以法人資格存在的、以市場化運作的商業(yè)性檔案中介機(jī)構(gòu)。檔案中介機(jī)構(gòu)從名稱來看，有“檔案寄存中心”“檔案事務(wù)所”“檔案咨詢服務(wù)中心”“檔案事務(wù)服務(wù)中心”“檔案技術(shù)服務(wù)中心”“檔案托管中心”“文件中心”等。

檔案中介機(jī)構(gòu)的功能主要是“接受不具備充分保管條件及配備檔案保管條件成本過高的國有與非國有企業(yè)及破產(chǎn)企業(yè)，社會團(tuán)體和個人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營、生活等各項活動中形成的檔案寄存?！?/p>

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第十六條的規(guī)定，不少國家綜合檔案館通過設(shè)立檔案寄存中心來為各類企業(yè)、社會團(tuán)體以及個人提供檔案寄存等服務(wù)。檔案館設(shè)立寄存中心有三個方面的優(yōu)勢：首先，檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，因此擁有良好的社會聲譽(yù)和社會地位。其次，檔案館擁有經(jīng)驗豐富的專業(yè)人才隊伍，對于需要寄存的檔案資料，可為其提供鑒定、整理、保管、修復(fù)等專業(yè)化的服務(wù)。再次，各級檔案館的檔案庫房，絕大多數(shù)是依據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》而建設(shè)的，具有一流的保管條件，擁有空氣調(diào)節(jié)系統(tǒng)、自動消防系統(tǒng)、安全監(jiān)護(hù)系統(tǒng)，能夠防潮、防光、防塵、防蟲、防盜、防火、防震、防高溫、防有害氣體。

這種形式雖然有聲譽(yù)、人員、設(shè)施各種無形和有形資源等特定優(yōu)勢，但由于國家綜合檔案館依據(jù)《檔案法》第八條的規(guī)定，其主要職責(zé)“是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。加上其儲能的相對有限，難以滿足社會接受檔案寄存觀念后的更大需求。于是，我國商業(yè)性檔案中介機(jī)構(gòu)就應(yīng)運而生，主要承擔(dān)了除依法應(yīng)當(dāng)進(jìn)入國家檔案館永久、長期保存，能夠維護(hù)黨和國家歷史面貌的檔案以外的各類社會組織需要在一定時間內(nèi)給予有效保管的檔案，滿足了當(dāng)前我國對檔案多元化管理的需求。

從上海地區(qū)來看，商業(yè)性檔案中介機(jī)構(gòu)目前已經(jīng)發(fā)展到十多家，而且各家的發(fā)展速度都很快。如上海某家公司于2009年建立至今，已經(jīng)發(fā)展到擁有庫房建筑面積2萬平方米，可拓展建筑面積6萬平方米；可總計儲存量達(dá)400萬箱，折合160萬米檔案。公司現(xiàn)已入庫客戶有六家保險公司、三家銀行、十二家醫(yī)院、會計事務(wù)所等65家。

二、寄存式管理的可行性分析

1.市場經(jīng)濟(jì)的深化，為企業(yè)檔案寄存式管理的發(fā)展創(chuàng)造了條件

企業(yè)經(jīng)濟(jì)主體地位的逐步確立，使企業(yè)對檔案管理方法的選擇具備了一定的自主權(quán)。沒有企業(yè)經(jīng)營主體資格的明確，企業(yè)也就不可能在市場上尋找為其提供管理服務(wù)的檔案機(jī)構(gòu)。我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善，也給建立檔案中介機(jī)構(gòu)提供了廣泛的發(fā)展空間。而且隨著經(jīng)濟(jì)市場化的不斷推進(jìn)，檔案管理的中介服務(wù)市場也在不斷健全與完善，無論是在服務(wù)內(nèi)容上還是在服務(wù)方式上都更加的科學(xué)化、規(guī)范化，這樣就有效地保障了企業(yè)檔案寄存式管理的需求，更好地為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。

2.法律環(huán)境的逐步建立與完善，為檔案中介機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供了必要的法律保障

檔案中介機(jī)構(gòu)越來越受到各級檔案行政管理部門的重視，國家檔案行政管理部門已出臺相關(guān)政策，各地檔案行政管理部門也相應(yīng)出臺了一些地方檔案法規(guī)或者管理條例，以求對檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范和管理。國家和地方對檔案中介機(jī)構(gòu)的政策和規(guī)定的出臺，為檔案中介服務(wù)市場的健康發(fā)展提供了法律依據(jù)。

3.信息技術(shù)的快速發(fā)展，為企業(yè)檔案寄存式管理提供了技術(shù)保障

在企業(yè)將檔案管理工作委托給檔案中介機(jī)構(gòu)之后，雙方依靠信息技術(shù)進(jìn)行信息傳遞與溝通，確保企業(yè)及時得到所需要的檔案信息，保證了企業(yè)對檔案管理工作的需求；而在檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理的時候，也可以通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與信息化的管理手段，為企業(yè)提供更加高效、快捷、科學(xué)的管理服務(wù)，這使得企業(yè)在不需要動用大量技術(shù)以及資金的前提條件下，就可以掌握最新的檔案管理動態(tài)，進(jìn)而提高自身的效益。

4.業(yè)務(wù)外包形式的出現(xiàn)，改變了企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營方式與業(yè)務(wù)模式

市場競爭的日益加劇，使企業(yè)的經(jīng)營者更加認(rèn)識到，企業(yè)必須把主要精力集中在公司的核心業(yè)務(wù)上，才能促進(jìn)企業(yè)核心競爭力的提高。在社會分工越來越細(xì)，各個行業(yè)業(yè)務(wù)越來越專業(yè)化和精細(xì)化的今天，非核心業(yè)務(wù)實行外包，成了管理的新趨勢。

業(yè)務(wù)外包形式的出現(xiàn)，為企業(yè)檔案寄存式管理提供了有效管理手段，使得企業(yè)可以將檔案管理工作外包給專業(yè)的檔案中介機(jī)構(gòu)來進(jìn)行科學(xué)的、規(guī)范的管理，這樣不僅滿足企業(yè)對檔案資料的需求，還有效地節(jié)約了企業(yè)的運行成本，并最終提高企業(yè)的效率。

三、寄存式管理的適用范圍

1.企業(yè)角度

各種規(guī)模、各種所有制、各種業(yè)務(wù)類型的企業(yè)都可以采用檔案寄存式管理。破產(chǎn)企業(yè)、國有企業(yè)、外資企業(yè)、民營和私營企業(yè)等都可以，尤其適用于需要節(jié)約檔案保管成本的企業(yè)，檔案管理狀況較差的企業(yè)，不具備檔案管理條件的企業(yè)以及金融業(yè)、法律行業(yè)、醫(yī)療保健行業(yè)等在主要業(yè)務(wù)中會產(chǎn)生大量憑證的企業(yè)。如中國銀行上海市分行，目前的憑證量已經(jīng)達(dá)到每年產(chǎn)生5000萬張～6000萬張，并且保持每年10%的遞增率。

2.檔案角度

企業(yè)可以選擇全部檔案都采用寄存式管理，也可選擇將部分檔案交由檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。筆者認(rèn)為以下幾種檔案尤為適合采用寄存式管理：一是有電子版本的檔案或已經(jīng)完成數(shù)字化的檔案，只在特定情況下還需要查考原始版本。二是具有查考利用價值，又并非需要永久保存，只在相當(dāng)一個時間段里不能銷毀的檔案。三是由專門機(jī)構(gòu)集中保存更為安全可靠的秘密檔案。四是需要特殊保管條件的檔案。

四、寄存式管理的優(yōu)勢

1.降低企業(yè)管理成本，提升企業(yè)檔案管理水平

一方面，由于檔案中介機(jī)構(gòu)服務(wù)內(nèi)容的專一性和服務(wù)的規(guī)模化，決定了服務(wù)成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于企業(yè)單獨進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的成本。另一方面，由于目前中小企業(yè)規(guī)模水平有限，從經(jīng)濟(jì)效益的角度出發(fā)，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)會增加企業(yè)的管理成本，采用寄存式管理模式節(jié)省了人、物、財力，能夠大大降低企業(yè)的支出，也減少企業(yè)在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的重復(fù)投入現(xiàn)象。檔案中介機(jī)構(gòu)專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段，能為企業(yè)提供準(zhǔn)確、有效的信息資源，也讓企業(yè)的檔案也可以更加科學(xué)規(guī)范的管理，在一定程度上保證檔案管理的進(jìn)程和質(zhì)量。

2.創(chuàng)新企業(yè)管理機(jī)制，提高企業(yè)運行和管理效率

現(xiàn)階段由于整個經(jīng)濟(jì)環(huán)境的發(fā)展，市場競爭的壓力對企業(yè)效益提出了較高的要求。集中資源、強(qiáng)化核心事業(yè)已成為企業(yè)面對激烈競爭必須做出的反應(yīng)，這也促使企業(yè)對其管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，以檔案管理的角度來看，企業(yè)采用寄存式檔案管理模式，可以將時間、精力和資源集中地投入到主營業(yè)務(wù)上來，而將一些具體的繁瑣的檔案管理業(yè)務(wù)交給檔案中介機(jī)構(gòu)來處理，可以提高企業(yè)的運行效率和管理效益，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。

3.激活檔案工作機(jī)制，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)效益的提升

檔案中介機(jī)構(gòu)不僅使企業(yè)檔案得到更加科學(xué)化、專業(yè)化的保管，而且可以實現(xiàn)檔案信息有償服務(wù)的目標(biāo)，進(jìn)一步激活我國檔案工作的運行機(jī)制。靈活的競爭機(jī)制是檔案中介機(jī)構(gòu)自身發(fā)展的巨大推動力， 可促使其不斷改進(jìn)服務(wù)水平，優(yōu)化服務(wù)手段，提高服務(wù)質(zhì)量，獲得更多的收益，從而激發(fā)檔案管理的積極性，促進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新。檔案中介機(jī)構(gòu)一方面通過有償服務(wù)實現(xiàn)自身的盈利，以維持自己的生存與發(fā)展；另一方面它也在提供服務(wù)的過程中使企業(yè)檔案信息增值并逐步促進(jìn)實現(xiàn)企業(yè)的盈利目標(biāo)。

綜上所述，企業(yè)檔案寄存式管理可以幫助企業(yè)減少管理成本，使企業(yè)有更多的精力和資源投入到核心業(yè)務(wù)中去，從而間接地提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力，而且將企業(yè)檔案存放在檔案中介機(jī)構(gòu)，既不影響本企業(yè)業(yè)務(wù)的正常運行，又能夠使企業(yè)檔案得到很好的保管，可謂“一舉多得”。但企業(yè)檔案寄存式管理也存在一定的風(fēng)險，比如檔案中介機(jī)構(gòu)的管理不規(guī)范、操作不當(dāng)，可能會威脅到檔案信息與實體的安全，其次，檔案的利用程序也會較存放在本單位更繁瑣更復(fù)雜，這點尤其體現(xiàn)在急需檔案的利用上。不同的檔案管理模式有其不同的特征，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己的實際情況，選擇適合自己發(fā)展的檔案管理模式。只有這樣，才能真正發(fā)揮出檔案的價值，使其更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：遼河油田勘探開發(fā)研究院檔案室）