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        聲像檔案在檔案管理中的問題和對策初探

        2018-03-29 09:01:38肖玲
        商情 2018年9期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        肖玲

        [摘要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,不斷豐富了檔案管理工作的內(nèi)容及形式,現(xiàn)已將聲像檔案融入檔案管理工作中,能有效提高檔案的豐富性與全面性。由于聲像檔案具備保管難度大、利用力度少等問題,使得檔案管理效率受到了影響。對此,本文對聲像檔案在檔案管理中存在的問題進(jìn)行了探究,并提出了有效的解決措施。

        [關(guān)鍵詞]聲像檔案 檔案管理 對策探究

        所謂的聲像檔案,主要指的是國家機(jī)構(gòu)或社會組織從事相應(yīng)活動而產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的音頻、視頻、圖片等資源,一般會加以文字說明。相比于其他檔案載體來說,聲像檔案具有較強(qiáng)的直觀性與再現(xiàn)性,有利于管理人員直觀了解檔案信息,并進(jìn)行有效利用。因此,需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理理念,創(chuàng)新管理方法,確保聲像檔案管理質(zhì)量,以實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

        一、聲像檔案在檔案管理中存在的問題

        (一)歸檔不完整

        資料歸檔是保障檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ),但由于很多領(lǐng)導(dǎo)缺少聲像檔案歸檔意識,未能將靜態(tài)檔案實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理,對聲像檔案的管理與開發(fā)造成了影響。同時(shí),一些攝錄人員未形成歸檔理念,當(dāng)資料收集工作結(jié)束后,常常進(jìn)行自主保存,不能及時(shí)歸檔。在這種情況下,一旦出現(xiàn)攝錄設(shè)備存儲空間不足時(shí),容易誤刪有效聲像資料,給歸檔、管理工作造成了影響。另外,很多企業(yè)未建立統(tǒng)一的檔案管理部門,形成了多級管理模式,使得歸檔工作比較分散,經(jīng)常會出現(xiàn)檔案流失的問題。

        (二)缺少完善的管理制度

        聲像檔案是檔案管理工作中的重要內(nèi)容,需要企業(yè)、單位建立完善的管理制度,以約束員工的行為,保障聲像檔案管理工作順利進(jìn)行。但由于很多企業(yè)缺少相應(yīng)的管理制度,導(dǎo)致檔案管理人員存在隨意性、盲目性等問題,未能嚴(yán)格要求自身的行為,使得聲像檔案管理比較混亂,難以保障管理質(zhì)量和效率。

        (三)管理?xiàng)l件差

        相比于紙質(zhì)檔案管理來說,在進(jìn)行聲像檔案管理時(shí),需要具備良好的管理?xiàng)l件,包括溫度、濕度等,以保障聲像檔案的質(zhì)量。但在實(shí)際管理上,很多企業(yè)未購置相應(yīng)的設(shè)備,比如控溫設(shè)備、去濕機(jī)、防磁保護(hù)等,容易使底片出現(xiàn)損壞、變質(zhì)等情況。

        (四)管理人員素質(zhì)水平低

        管理人員素質(zhì)水平低也是重要的影響因素,很多管理人員都缺少專業(yè)的管理技能,甚至存在半路出家的問題,不能正確對聲像檔案進(jìn)行歸檔、整理、分類、保存等工作,使得管理流程、管理質(zhì)量的受到了影響。同時(shí),一些檔案管理人員的工作積極性比較差,存在消極怠工的問題,容易出現(xiàn)聲像檔案丟失、損毀等問題。

        二、保障聲像檔案管理質(zhì)量的對策

        (一)保障歸檔效率

        做好聲像檔案管理質(zhì)量的前提是保障歸檔效率,確保檔案管理工作可以順利進(jìn)行,應(yīng)從以下幾面來提高歸檔質(zhì)量。例如,一是,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高歸檔意識,做好聲像檔案歸檔宣傳工作,以營造良好的歸檔氛圍。同時(shí),當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在對聲像檔案使用、開發(fā)結(jié)束后,要及時(shí)進(jìn)行歸檔,避免出現(xiàn)逾期歸檔等問題,防止檔案丟失、損壞。二是,強(qiáng)化攝錄人員歸檔意識。攝錄人員的主要工作內(nèi)容是生成聲像檔案的核心環(huán)節(jié),對聲像檔案的質(zhì)量有重要的影響作用。當(dāng)攝錄完畢后,應(yīng)及時(shí)對聲像檔案進(jìn)行整理、分類,在確保無質(zhì)量、數(shù)量問題后,及時(shí)進(jìn)行歸檔,避免因誤操作而造成聲像檔案流失等問題,以保障聲像檔案的完整性。三是,企業(yè)應(yīng)健全統(tǒng)一的檔案管理部門,采取專人專崗等方式,對聲像檔案進(jìn)行歸檔、管理,防止出現(xiàn)多級管理而出現(xiàn)歸檔不清的情況,為后續(xù)的管理工作提供保障。

        (二)健全聲像檔案管理制度

        企業(yè)、單位通過建立完善的聲像檔案管理制度,有利于約束領(lǐng)導(dǎo)、員工的行為,促使其按照制度標(biāo)準(zhǔn)履行檔案管理職責(zé),以保障聲像檔案的管理質(zhì)量和效率。例如,一是,制度建設(shè)。在制度上規(guī)范檔案管理人員的職責(zé),應(yīng)包括聲像檔案的收集、整理、分類、保管、借閱、歸檔等各方面工作,并制定相應(yīng)的管理流程與規(guī)范,促使其按照制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。二是,法治建設(shè)。通常情況下,聲像檔案大多涉及到企業(yè)、單位的機(jī)密信息,一旦發(fā)生檔案泄露、丟失、損毀等問題,對企業(yè)、單位的發(fā)展會造成嚴(yán)重的影響。因此,通過強(qiáng)化法治建設(shè),有利于明確各單位、人員的法律責(zé)任。當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí),可根據(jù)責(zé)任大小來進(jìn)行追求,從而實(shí)現(xiàn)依法管理,不斷提高檔案管理質(zhì)量。

        (三)優(yōu)化聲像檔案管理?xiàng)l件

        聲像檔案管理相比于紙質(zhì)檔案管理來說,對管理環(huán)境、管理?xiàng)l件有了更為嚴(yán)苛的要求。需要配置相應(yīng)的控溫、保濕、保管設(shè)備,以延長聲像檔案的使用壽命,確保管理質(zhì)量。例如,一是,企業(yè)、單位應(yīng)加大信息化投入力度,建立完善的信息化設(shè)施,可將音頻、視頻、圖片等聲像資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案,并通過數(shù)字備份來進(jìn)行保管。有利于提高聲像檔案傳輸速率,保障檔案管理工作的質(zhì)量和安全性。二是,聲像檔案在實(shí)際管理上,容易出現(xiàn)損毀、丟失等問題,為了保障使用與開發(fā)效果,可將其刻錄成光盤并進(jìn)行保存,能有效提高聲像檔案的安全性,提高管理效率。三是,企業(yè)、單位應(yīng)優(yōu)化聲像檔案管理環(huán)境,購置一些空調(diào)、去濕機(jī)等設(shè)備,有利于延長聲像檔案的使用壽命,防止出現(xiàn)檔案損毀的問題。

        (四)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

        第一,企業(yè)、單位在選擇聲像檔案管理人才時(shí),應(yīng)適當(dāng)提高選拔門檻,不僅要具備良好的專業(yè)能力,還要有較高的職業(yè)素養(yǎng)、思想意識、個性品德。促使其按照業(yè)務(wù)要求和制度規(guī)范進(jìn)行管理,以保障聲像檔案的管理質(zhì)量和效率。

        第二,很多檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力比較差,對聲像檔案的管理效果造成了影響。在處理這種問題時(shí),應(yīng)加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度,不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。例如,可采用組織培訓(xùn)法,聘請經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)能力強(qiáng)的專家對員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),有利于員工創(chuàng)新管理理念,提高其業(yè)務(wù)能力。還可采用案例培訓(xùn)法,促使員工通過觀察、分析、實(shí)踐來處理管理隱患,提高員工發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力。

        第三,企業(yè)、單位可采取績效考評制度,將聲像檔案管理人員的工作情況與薪酬掛鉤,促使員工提高工作積極性,保障工作效率。因此,可采用BSC、KPI、360度考核法等,對員工的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、管理效果等進(jìn)行評價(jià)。

        三、結(jié)束語

        通過上述分析可知,聲像檔案是檔案管理工作中的重要組成部分,企業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化聲像檔案歸檔意識,加強(qiáng)制度建設(shè),優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件,提高員工的素質(zhì)水平,以保障聲像檔案管理質(zhì)量和效率,實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

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