于志鵬,韓紅亮,裴富饒

(濰坊弘潤石化科技有限公司，山東 濰坊 262737)

建設(shè)工程項(xiàng)目前期，會(huì)進(jìn)行大量的物資采購工作。招標(biāo)采購是選擇最適用最合理供貨商的一種有效手段，通過過程管理控制，能夠較大程度降低采購成本，提高項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益，并進(jìn)一步規(guī)范采購行為。

1 建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)采購現(xiàn)狀分析

建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)采購規(guī)范實(shí)施能夠保證供應(yīng)商間公平競爭，為企業(yè)提供高性價(jià)比的物資，有利于降低招標(biāo)企業(yè)采購成本，保證采購質(zhì)量。而實(shí)際招標(biāo)采購過程中，因涉及的負(fù)責(zé)部門、廠家數(shù)量較多，招標(biāo)采購人員素質(zhì)參差不齊，普遍存在如下幾方面問題。

1.1 招標(biāo)采購組織管理體系混亂

建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)采購流程不明確，所涉及部門人員未進(jìn)行人員分工、責(zé)任到人。致收到采購文件后各部門及部門人員互相推諉，技術(shù)交流、招標(biāo)、考察等工作無法開展，影響采購周期，進(jìn)而嚴(yán)重影響項(xiàng)目工期。

1.2 招標(biāo)采購人員專業(yè)能力不足

負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的人員專業(yè)能力相對(duì)較弱，對(duì)采購物資技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量技術(shù)要求等無法準(zhǔn)確掌握。與廠家進(jìn)行交流時(shí)易主次混淆，提出錯(cuò)誤的使用需求，降低交流成效，從而導(dǎo)致簽署的合同、技術(shù)協(xié)議不嚴(yán)謹(jǐn)、采購遺漏、采購錯(cuò)誤，無法滿足正常使用。

1.3 招標(biāo)采購人員責(zé)任心不強(qiáng)

招標(biāo)人員未按要求審查投標(biāo)單位資質(zhì)，過多通過其所上報(bào)的資質(zhì)等書面資料了解企業(yè)實(shí)力，未通過網(wǎng)上核查等方法進(jìn)行驗(yàn)證資質(zhì)真?zhèn)巍⒘私馄髽I(yè)信譽(yù)、管理及運(yùn)行情況，致部分信譽(yù)不良廠家通過提供虛假資質(zhì)蒙混過關(guān)，存在以低價(jià)謀求中標(biāo)后供貨階段提供劣質(zhì)產(chǎn)品、中間斷供風(fēng)險(xiǎn)。

在采購貨物到貨后未對(duì)產(chǎn)品數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，不按照產(chǎn)品質(zhì)量驗(yàn)收要點(diǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，導(dǎo)致接收的貨物存在外觀質(zhì)量不合格，材質(zhì)、規(guī)格、型號(hào)與要求不符等情況。貨物接收后未按要求進(jìn)行存放，致使貨物受損。

1.4 招標(biāo)采購監(jiān)管制度缺失

物資招標(biāo)采購過程中投標(biāo)者會(huì)通過人情關(guān)系、向招標(biāo)人行賄等手段達(dá)到中標(biāo)目的；經(jīng)辦人員行為未受到有效約束及監(jiān)督，容易出現(xiàn)著重人情關(guān)系、收受投標(biāo)人財(cái)物等情況，從而泄漏招標(biāo)信息、違背公平公正原則進(jìn)行評(píng)標(biāo)，也易造成投標(biāo)人串標(biāo)，嚴(yán)重影響招標(biāo)采購工作的正常進(jìn)行，使公司蒙受損失。

2 招標(biāo)采購過程管理控制探討

進(jìn)行物資招標(biāo)采購工作要做好過程管理及控制，進(jìn)行責(zé)任落實(shí)，并制定相關(guān)程序，工作才能有效運(yùn)行?，F(xiàn)從兩個(gè)方面對(duì)招標(biāo)采購過程管理控制進(jìn)行闡述探討。

2.1 采購招標(biāo)各方責(zé)任劃分

企業(yè)的物資采購具體工作一般由供應(yīng)部門完成，需采購的物資技術(shù)參數(shù)、特性等由各專業(yè)部門牽頭確認(rèn)。下述對(duì)企業(yè)供應(yīng)部及專業(yè)牽頭部門的責(zé)任進(jìn)行明確。

2.1.1 采購招標(biāo)各方責(zé)任

2.1.1.1 供應(yīng)部責(zé)任

(1)推薦廠家。通過電話、上網(wǎng)、咨詢等途徑了解各業(yè)內(nèi)廠家的資質(zhì)、關(guān)鍵設(shè)備、制造能力、業(yè)績、信譽(yù)情況及服務(wù)情況，擇優(yōu)推薦。

(2)組織商務(wù)招標(biāo)。對(duì)招標(biāo)設(shè)備的所有特性、價(jià)格進(jìn)行廣泛了解。

(3)商務(wù)招標(biāo)情況匯總。匯報(bào)商務(wù)招標(biāo)情況，形成詳細(xì)對(duì)比表格，并提出合理的選擇建議。期間根據(jù)需要牽頭組織各專業(yè)對(duì)真實(shí)業(yè)績進(jìn)行考察，考察前組織制定出考察內(nèi)容，保證考察質(zhì)量。

(40負(fù)責(zé)簽訂商務(wù)合同。保證合同的合規(guī)合法，合同中需責(zé)任明確。

(5)負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，主要為處理合同糾紛、交貨期督促、原材料進(jìn)貨渠道驗(yàn)證、督促牽頭專業(yè)做出標(biāo)定等。

(6)建立合格供應(yīng)商名單和黑名單。根據(jù)相關(guān)專業(yè)部門及標(biāo)物使用部門的反饋，對(duì)供應(yīng)商做出正確的評(píng)價(jià)，建立合格供應(yīng)商名單和黑名單，以備后續(xù)采購。

2.1.1.2 牽頭專業(yè)部門責(zé)任

(1)推薦廠家。

(2)審核材料請(qǐng)購文件。了解技術(shù)先進(jìn)性，對(duì)招標(biāo)設(shè)備價(jià)格進(jìn)行分解分析，弄清楚標(biāo)的物的設(shè)計(jì)關(guān)鍵參數(shù)、關(guān)鍵指標(biāo)，了解主要部件組成。這一點(diǎn)非常重要，即招標(biāo)前對(duì)標(biāo)的物有一個(gè)真實(shí)價(jià)格的核算，防止出現(xiàn)價(jià)格嚴(yán)重偏離實(shí)際的隱患。

(3)組織技術(shù)交流和實(shí)地考察。對(duì)比技術(shù)交流方案和各家實(shí)際考察情況，寫出詳細(xì)的方案對(duì)比。

(4)簽訂技術(shù)協(xié)議。保證技術(shù)協(xié)議的可靠性、完整性，并將終版技術(shù)協(xié)議轉(zhuǎn)供應(yīng)部。

(5)如果后期發(fā)生技術(shù)變更，牽頭部門需落實(shí)變更原因，若對(duì)后期商務(wù)合同發(fā)生改變，必須形成書面報(bào)告由牽頭部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后轉(zhuǎn)給供應(yīng)部進(jìn)行詢價(jià)，重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

(6)匯報(bào)技術(shù)招標(biāo)情況。形成詳細(xì)的對(duì)比表格，并提出合理的選擇建議。

2.1.2 合同執(zhí)行各方責(zé)任

2.1.2.1 供應(yīng)部責(zé)任

(1)督促供貨商及時(shí)采購原材料，并要求供貨商提供原材料進(jìn)貨憑證，以保證來自正規(guī)采購渠道。

(2)保證合同合法合規(guī)性，合同交貨期的督促。聯(lián)合法務(wù)部對(duì)合同進(jìn)行審核，并定期追蹤合同的執(zhí)行情況。

(3)合同付款。根據(jù)合同和牽頭專業(yè)部門的意見付款，監(jiān)督各方責(zé)任。及時(shí)與牽頭專業(yè)和使用部門進(jìn)行溝通，掌握標(biāo)物的使用情況和問題。

(4)參與驗(yàn)收。確保標(biāo)物按期到廠，核對(duì)標(biāo)物數(shù)量與合同一致。

(5)同的違約追責(zé)。廠家出現(xiàn)違約狀況時(shí)，與牽頭部門、法務(wù)部、使用部門溝通，掌握供貨商違約的證據(jù)，為走法律程序準(zhǔn)備好資料。

2.1.2.2 牽頭專業(yè)部門責(zé)任

(1)物制造質(zhì)量。負(fù)責(zé)制造計(jì)劃的落實(shí)、質(zhì)量把關(guān)、制造方案監(jiān)督、關(guān)鍵步驟監(jiān)造、制造周期合理性把關(guān)，可采取電話、駐廠監(jiān)造、定期到場監(jiān)造等方式，確保供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量和按期供貨。

(2)廠前質(zhì)量驗(yàn)收、貨到后質(zhì)量驗(yàn)收。出廠前驗(yàn)收不合格堅(jiān)決不允許發(fā)貨，并要求廠家立即出解決方案。貨到驗(yàn)收嚴(yán)格按照合同要求、國家規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。

(3)標(biāo)物實(shí)際運(yùn)行情況建立臺(tái)賬，方便供應(yīng)部的合同執(zhí)行及建立合格供應(yīng)商名單和黑名單。

2.2 招標(biāo)采購程序

明確各方責(zé)任后，各方需按以下程序開展招標(biāo)采購工作。

2.2.1

收到設(shè)計(jì)院發(fā)出的材料請(qǐng)購文件后，確認(rèn)牽頭專業(yè)小組，并推薦參與廠家。

工藝專業(yè)收到設(shè)計(jì)院發(fā)出的材料請(qǐng)購文件后，建立采購立項(xiàng)單，經(jīng)程序簽批后，發(fā)供應(yīng)部和相關(guān)部門、人員。參與采購招標(biāo)工作的專業(yè)小組均可參與廠家推薦。

2.2.2

審核材料請(qǐng)購文件，了解、考察各廠家實(shí)力。

參與采購招標(biāo)的各專業(yè)部門收到材料請(qǐng)購文件后經(jīng)審核提出意見，形成終版材料請(qǐng)購文件。同時(shí)，各小組通過電話、上網(wǎng)、咨詢等途徑了解、考察各廠家的技術(shù)、資質(zhì)、關(guān)鍵設(shè)備、制造能力，業(yè)績、信譽(yù)及服務(wù)等情況。

供應(yīng)部根據(jù)情況提前組織對(duì)生產(chǎn)商廠家考察，考察之前牽頭組織各專業(yè)對(duì)于考察物資的制造工序進(jìn)行分解，制定出考察內(nèi)容，有針對(duì)性的進(jìn)行考察，重點(diǎn)考察制造能力、檢測能力等，保證供應(yīng)商質(zhì)量；此階段牽頭專業(yè)同時(shí)需完成以下工作：

⑴保證材料請(qǐng)購文件的內(nèi)容完整性，應(yīng)包括商務(wù)上需要廠家注意的條款；

⑵明確材質(zhì)；

⑶弄清楚標(biāo)的物的設(shè)計(jì)關(guān)鍵參數(shù)、關(guān)鍵指標(biāo)；

⑷掌握業(yè)內(nèi)主流技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)；

⑸了解主要部件組成。

2.2.3 確定入圍廠家

由主管牽頭專業(yè)組織參與采購招標(biāo)的各專業(yè)進(jìn)行討論，初步確定入圍廠家。

2.2.4 發(fā)出材料請(qǐng)購文件

由牽頭專業(yè)向入圍廠家發(fā)出材料請(qǐng)購文件，供應(yīng)商編制技術(shù)方案或技術(shù)協(xié)議，經(jīng)牽頭專業(yè)發(fā)送至參與采購招標(biāo)各小組。

2.2.5 篩選技術(shù)交流單位

主管牽頭專業(yè)組織各專業(yè)部門、供應(yīng)部對(duì)各廠家做出的技術(shù)方案進(jìn)行審查、討論，審查的重點(diǎn)在于廠家技術(shù)的先進(jìn)性、技術(shù)方案的深度和可靠性等方面，最終確定進(jìn)行技術(shù)交流的廠家，并按需要組織實(shí)地考察。

2.2.6 組織技術(shù)交流

牽頭專業(yè)負(fù)責(zé)邀請(qǐng)入圍廠家、采購招標(biāo)各小組及設(shè)計(jì)院相關(guān)專業(yè)進(jìn)行技術(shù)交流，交流的主要內(nèi)容應(yīng)包括以下幾點(diǎn)：

⑴將關(guān)鍵參數(shù)、運(yùn)行參數(shù)、考核指標(biāo)交流清楚；

⑵清楚掌握各廠家技術(shù)特點(diǎn)；

⑶明確技術(shù)偏離；澄清各種技術(shù)條件；

⑷各專業(yè)溝通交流統(tǒng)一各項(xiàng)技術(shù)條件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)議中確定的供應(yīng)商短名單要有理有據(jù)；

⑸形成初版技術(shù)協(xié)議。

2.2.7 審核并簽訂技術(shù)協(xié)議

設(shè)計(jì)院審核簽字，牽頭專業(yè)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廠家與設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)溝通、組織簽訂技術(shù)協(xié)議，涉及其它相關(guān)專業(yè)的，其它專業(yè)一并輔簽。形成終版技術(shù)協(xié)議。

2.2.8 招標(biāo)準(zhǔn)備階段

商務(wù)招標(biāo)前，牽頭專業(yè)部門要做以下工作：

⑴明確標(biāo)物實(shí)際價(jià)值。專業(yè)部門負(fù)責(zé)分解列出各個(gè)組成部件的價(jià)格組成；搞清楚影響報(bào)價(jià)的關(guān)鍵因素；

⑵明確供貨范圍，明確易損部件及消耗部件的價(jià)格；

⑶按標(biāo)物質(zhì)量分類報(bào)價(jià)，按供應(yīng)商綜合實(shí)力劃分為一類品牌、二類品牌、三類品牌，將技術(shù)協(xié)議內(nèi)所有設(shè)備進(jìn)行分項(xiàng)，依據(jù)當(dāng)前市場價(jià)格和網(wǎng)上報(bào)價(jià)對(duì)分項(xiàng)價(jià)格填寫，官網(wǎng)報(bào)價(jià)要保留照片，市場報(bào)價(jià)要寫明咨詢單位和人員。電話咨詢時(shí)保證三個(gè)小組及以上人員在場；

⑷專業(yè)部門將標(biāo)的物的實(shí)際價(jià)值報(bào)負(fù)責(zé)人審批簽字后轉(zhuǎn)供應(yīng)部。

2.2.9 商務(wù)招標(biāo)

供應(yīng)部根據(jù)技術(shù)協(xié)議，編制招標(biāo)文件，發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)。同時(shí)將招標(biāo)計(jì)劃發(fā)相關(guān)專業(yè)部門和企業(yè)負(fù)責(zé)人。供應(yīng)部組織各相關(guān)專業(yè)招標(biāo)評(píng)標(biāo)，由供應(yīng)部和專業(yè)部門共同形成報(bào)告進(jìn)行會(huì)議討論，最終確定中標(biāo)單位。

2.2.10 簽訂商務(wù)合同

供應(yīng)部負(fù)責(zé)簽訂商務(wù)合同，簽訂合同要依法合規(guī)；并安排專人監(jiān)督合同執(zhí)行，保證合同執(zhí)行連續(xù)性。

2.2.11 監(jiān)造

在制造期內(nèi)，牽頭專業(yè)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督合同執(zhí)行情況：

⑴監(jiān)督供應(yīng)商及時(shí)采購原材料和質(zhì)量可靠；

⑵審核制造方案，保證制造質(zhì)量和進(jìn)度；

⑶確定關(guān)鍵工序時(shí)間，方便業(yè)主隨時(shí)監(jiān)造；

⑷交貨期前一個(gè)月到供應(yīng)商加工廠檢查制造進(jìn)度，確保按期交貨。

2.2.12 貨物驗(yàn)收

供應(yīng)部負(fù)責(zé)落實(shí)貨物物流運(yùn)輸情況，與供貨商確定供貨時(shí)間、地點(diǎn)和方式，確保貨物按時(shí)到場；牽頭專業(yè)部門負(fù)責(zé)根據(jù)技術(shù)協(xié)議和技術(shù)要求，制訂驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，做好發(fā)貨前、進(jìn)場后驗(yàn)收，投產(chǎn)后形成最終驗(yàn)收標(biāo)定報(bào)告。貨物驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)明確以下內(nèi)容：

⑴明確參與驗(yàn)收的部門，牽頭專業(yè)負(fù)責(zé)組織相關(guān)專業(yè)驗(yàn)收；

⑵牽頭專業(yè)負(fù)責(zé)明確驗(yàn)收程序；

⑶發(fā)貨前驗(yàn)收不符合標(biāo)準(zhǔn)，牽頭專業(yè)負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商采取措施保證符合標(biāo)準(zhǔn)；

⑷進(jìn)場驗(yàn)收不符合標(biāo)準(zhǔn)，不接受供應(yīng)商標(biāo)物。

3 結(jié)束語

建設(shè)項(xiàng)目工程物資采購招標(biāo)涉及多個(gè)部門、個(gè)人及投標(biāo)單位，過程較為復(fù)雜，做好其過程管理控制就顯得尤為重要。只有做到招標(biāo)程序規(guī)范化，把握好過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，才能使該工作順利完成，使已采購物資具有最高性價(jià)比。既滿足了使用需求，同時(shí)為企業(yè)贏得最大效益。