王寰

【摘 要】本文以新時期檔案工作的發(fā)展方向為指導(dǎo)，闡述檔案利用工作的重要意義。以航天企業(yè)檔案利用模式轉(zhuǎn)變?yōu)槔?，分析傳統(tǒng)檔案利用模式向數(shù)字檔案利用模式轉(zhuǎn)變的特點，并結(jié)合航天企業(yè)檔案利用工作的階段性成果，為更好的實現(xiàn)檔案利用價值提出方法與手段。

【關(guān)鍵詞】新形勢；檔案利用模式；轉(zhuǎn)變

中圖分類號： G273.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）02-0176-002

【Abstract】This paper introduces the development direction of archival work in the new period and expounds the significance of archival utilization.Aerospace enterprise file using the paradigm shift，for example，analysis of traditional archives utilization mode to digital archives advantage of the characteristics of paradigm shift，combined with the use of aerospace enterprise archives of achievements，to better realize the value of archives utilization methods and means are put forward.

【Key words】New situation；Archives utilization mode；Shift

在當(dāng)今以高科技為主導(dǎo)的知識經(jīng)濟時代，信息傳遞在飛速增長，信息利用率已成為體現(xiàn)國家實力的重要指標(biāo)。經(jīng)濟建設(shè)迅速發(fā)展的新形勢下，各項工作對檔案的利用需求也正日益迫切。隨著中共中央辦公廳[2014]15號文件《關(guān)于加強和改進新形式下檔案工作的意見》的發(fā)布，航天企業(yè)檔案工作正朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，如何實現(xiàn)檔案利用便捷、安全、有效是新形式下檔案工作的目標(biāo)之一。因此，新形勢下充分認(rèn)識檔案利用的重要性以及如何做好檔案的利用工作，是我們面臨的新課題。航天企業(yè)結(jié)合自身的特點，致力于更好的發(fā)揮檔案在科研生產(chǎn)和綜合管理中的重要作用，已開啟了檔案數(shù)字化利用新模式。

1 檔案利用的重要意義

檔案利用是檔案工作的歸宿，是實現(xiàn)檔案工作目的的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，具有以下重要意義：

1.1 檔案利用是檔案工作的最終目的和中心任務(wù)

檔案管理者收集檔案、整理檔案，采取各種手段和方法使之系統(tǒng)化、條理化，唯一的目的就是提供利用，能夠更好地、及時地、準(zhǔn)確地提供出具有參考價值的檔案材料以滿足用戶的需求。檔案利用工作開展的如何，能否及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足用戶需求是衡量檔案工作是否有效，評價檔案工作做得好壞的重要尺度。

1.2 檔案利用是檔案價值得以實現(xiàn)的根本途徑

檔案作為一種信息資源，是信息的載體，更是實現(xiàn)信息價值的手段。檔案只有通過用戶的利用，才能充分發(fā)揮其作用，實現(xiàn)其價值。檔案管理的基礎(chǔ)工作為檔案價值的有效發(fā)揮創(chuàng)造先決條件，而檔案利用工作是實現(xiàn)檔案價值的直接手段，只有通過提供信息服務(wù)，檔案的價值才能得以充分實現(xiàn)。

1.3 檔案利用是檔案管理機構(gòu)職能的基本體現(xiàn)

檔案利用是各類檔案館（室）提供服務(wù)的重要途徑。致力于檔案事業(yè)的發(fā)展、實現(xiàn)檔案部門的職能，就必須強化檔案利用的職能，全面做好這項工作。只有通過加強檔案部門的思想道德教育，強化服務(wù)意識，及時掌握服務(wù)對象變化的新形勢、新情況、新特點，不斷探索適應(yīng)時代改革與發(fā)展需要的檔案利用服務(wù)方式，檔案管理機構(gòu)才能更好的實現(xiàn)這一基本職能。

1.4 檔案利用是檔案館（室）發(fā)展的內(nèi)在動力

檔案利用工作是檔案館（室）業(yè)務(wù)管理工作的根本目的，通過檔案利用服務(wù)，才能發(fā)現(xiàn)檔案的歸檔與后續(xù)管理工作中存在的問題與不足，促使檔案工作人員及時改進管理方法，以滿足檔案利用服務(wù)的需求。因此，檔案利用服務(wù)是檔案館（室）的檔案工作不斷發(fā)展的內(nèi)在動力。

1.5 檔案利用是航天企業(yè)檔案管理水平的重要體現(xiàn)

作為航天軍工企業(yè)，隨著型號任務(wù)的加重，科研生產(chǎn)與綜合管理相關(guān)的紙質(zhì)檔案數(shù)量近年來呈猛增趨勢，增加了檔案保管與利用的難度，并且檔案利用過程繁瑣，不利于閉環(huán)管理和安全利用。在新時期檔案信息化建設(shè)思路的指引下，航天企業(yè)對檔案數(shù)字化的發(fā)展進行充分調(diào)研、全面分析，長遠(yuǎn)規(guī)劃，首先以檔案利用為革新點，以數(shù)字利用檔案信息系統(tǒng)為創(chuàng)新平臺，開啟檔案管理新模式。

2 新時期檔案利用模式的特點

對于航天軍工企業(yè)，檔案利用用戶多為設(shè)計、工藝、管理人員，由于行業(yè)的特殊性及保密規(guī)定要求，檔案利用需經(jīng)過嚴(yán)格的審批環(huán)節(jié)。每次借閱前，用戶需要聯(lián)系檔案管理人員，說明所需檔案的基本信息，等待檔案管理人員檢索。有時檢索不到，需反復(fù)溝通確認(rèn)。當(dāng)確認(rèn)檔案在庫時，用戶拿著檔案借閱申請單找所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批，當(dāng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)不在時，需根據(jù)需求緊急程度進行溝通，找部門其他領(lǐng)導(dǎo)簽字。當(dāng)所借檔案為高密級時，還需所領(lǐng)導(dǎo)簽字，往往在審批環(huán)節(jié)耽誤大量時間。審批完成后，再到檔案室借閱所需檔案。新時期，數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)實施后，用戶在自己的電腦上就能登入數(shù)字檔案利用系統(tǒng)，根據(jù)檔案條目信息進行檢索，確定所需檔案后在系統(tǒng)中后直接發(fā)出申請，系統(tǒng)會按審批流程自動流轉(zhuǎn)，待所有審批節(jié)點通過后，所借檔案的電子全文會在用戶的系統(tǒng)中開放，檔案利用數(shù)字化得以實現(xiàn)?？傊?，相比傳統(tǒng)檔案的利用模式，航天企業(yè)檔案數(shù)字化利用模式在三方面取得了突破：

2.1 利用查詢數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案利用模式更多的依賴檔案工作者的判斷和檢索習(xí)慣，因為用戶必須首先告知檔案工作人員所需檔案的基本信息，然后由工作人員在檔案管理系統(tǒng)中查詢該檔案的狀態(tài)，在可借的前提下，用戶將開啟申請利用審批流程。在這個過程中，首先用戶與檔案管理人員的溝通成為確認(rèn)檔案可用性的基礎(chǔ)，用戶所提供的信息與管理人員的理解是否一致，直接影響了查詢結(jié)果；其次，對于緊急、集中的檔案利用，用戶需要花費較多的時間等待工作人員檢索，或等待其他用戶完成檢索請求。在數(shù)字化檔案利用模式中，檔案管理信息平臺按照管理原則，對符合相應(yīng)要求的用戶開放，用戶可通過自己的計算機登陸數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)，檢索所需檔案，并直接獲得檔案的狀態(tài)信息。這時的檔案管理弱化了對檔案工作者經(jīng)驗和工作能力的依賴，縮短了查詢等待的時間，減少了溝通環(huán)節(jié)，提高了查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性。

2.2 利用審批無紙化

由于航天企業(yè)的特殊性，檔案管理必須遵循保密原則，因此檔案利用的審批格外嚴(yán)格。傳統(tǒng)的審批流程是用戶填寫“檔案利用申請單”，根據(jù)所借檔案的密級，請求相應(yīng)的責(zé)任人（通常為所在部門領(lǐng)導(dǎo)、主管部門領(lǐng)導(dǎo)、所領(lǐng)導(dǎo)）批準(zhǔn)簽字，將簽署完整的審批單交給檔案管理人員后，方可進行檔案利用。在這個環(huán)節(jié)中，逐級審批在很多時候會花掉用戶大量時間，因為必須當(dāng)面找責(zé)任人簽署批準(zhǔn)，而與責(zé)任人的及時碰面卻很難保證?！皵?shù)字檔案利用系統(tǒng)”彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)審批存在的不足。用戶可在系統(tǒng)中發(fā)起電子審批流程，電子審批單會按環(huán)節(jié)設(shè)置自動流轉(zhuǎn)到相應(yīng)責(zé)任人，責(zé)任人的工作臺面會在本人登陸后自動收到審批提醒，使責(zé)任人能夠及時對該請求進行處理。電子審批極大簡化了審批環(huán)節(jié)，縮短了辦理檔案利用手續(xù)的時間，提高了工作效率。

2.3 利用載體電子化

傳統(tǒng)檔案管理的對象以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案較電子檔案有著諸多的劣勢。就檔案利用而言，紙質(zhì)檔案在利用過程中容易丟失、缺損；檔案出庫、入庫需依賴檔案工作者進出庫房來完成。同樣，對于集中、緊急的利用，用戶需要花費較長時間等待檔案管理人員提供檔案。在數(shù)字檔案利用系統(tǒng)中，實現(xiàn)門類檔案的電子全文掛接，有效地解決了紙質(zhì)檔案利用中的不足之處。用戶在完成電子審批后，系統(tǒng)會將所需的電子檔案會自動對該用戶開放，并且系統(tǒng)依據(jù)該檔案密級自動控制該檔案的使用時間。電子全文借閱模式彌補了紙質(zhì)檔案借閱的不足，節(jié)省了借閱各環(huán)節(jié)中的時間，優(yōu)化了借閱流程，提高了檔案管理的安全性，是航天企業(yè)在數(shù)字化檔案利用建設(shè)道路中邁出的一大步。

3 提高檔案利用價值的方法和手段

3.1 增強檔案工作者的服務(wù)理念

增強服務(wù)理念是指提高檔案工作者對檔案工作的認(rèn)識，能夠熱愛檔案工作、了解檔案工作、熟悉檔案工作。檔案工作人員只有充分認(rèn)識到檔案利用工作的重要性，才能做好檔案利用服務(wù)工作。服務(wù)理念是一種意識，可以指導(dǎo)并反作用于實踐。在檔案利用服務(wù)體系的構(gòu)建過程中，服務(wù)理念的指導(dǎo)是必不可少的，積極向上、以人為本的服務(wù)理念就會促進面向科研生產(chǎn)和綜合管理的檔案利用工作的順利開展，而消極、陳舊的服務(wù)理念則會嚴(yán)重阻礙用戶對檔案的利用。

3.2 提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

檔案員是檔案館（室）的直接建設(shè)者和管理者，其知識結(jié)構(gòu)直接影響著檔案利用體系的優(yōu)劣。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理工作主要是以檔案實體為中心進行的，檔案員只要具備基本的檔案知識和扎實的手工操作技能就完全可以勝任檔案管理工作。在新時期檔案信息化管理模式下，檔案工作已從過去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案庫房，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展需求的數(shù)字檔案館（室）。合格的檔案工作者除了要具備良好的身體素質(zhì)，由于向數(shù)字檔案利用過渡時期，依然存在大量反復(fù)的機械工作，諸如對成千上萬份文件的著錄、編目、鑒定、編頁、蓋章、電子組卷等，所以具備良好的身體素質(zhì)是進行檔案工作的前提。其次，檔案工作的特點要求檔案人員要有廣博的文化知識和較高的語文基礎(chǔ)知識、歷史知識，所以檔案工作者應(yīng)具備基本的文化素質(zhì)。第三，檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，它具有特定工作對象。檔案人員必須具備檔案專業(yè)知識，掌握檔案工作的理論原則和技術(shù)方法。這就要求檔案工作者具備一定的專業(yè)素質(zhì)。

3.3 注重信息資源體系建設(shè)

從根本上講，檔案工作的最終目的，就是要開發(fā)檔案信息資源，提供檔案為單位和個人服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用。為了實現(xiàn)檔案工作的這一根本或最終目的，就必須做一系列的工作。新時期，以廣大利用者為服務(wù)對象，以檔案館（室）藏信息資源為服務(wù)手段，采取多種形式和方法，開發(fā)和直接提供檔案利用為目的的服務(wù)工作，已成為檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容。隨著各類用戶對檔案信息需求的變化以及檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案館（室）需要擁有充足的信息資源，并憑借先進的檔案檢索方式，將檔案信息快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、多渠道地提供給用戶，方便檔案用戶的利用，滿足用戶對檔案利用的需求。

3.4 引入先進管理方法

將持續(xù)改進質(zhì)量管理方法引入檔案管理工作，是提高檔案利用的有效途徑。例如，將國際上先進的管理體系引入到檔案管理工作中，運用IS09001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)中成熟先進的管理經(jīng)驗，將八項質(zhì)量管理原則，如：以顧客為關(guān)注焦點、領(lǐng)導(dǎo)作用、系統(tǒng)的方法、持續(xù)改進等運用到檔案管理工作中。通過面談、用戶滿意度調(diào)查等形式及時了解利用效果和用戶需求，創(chuàng)新利用方法和手段，并采用P-D-C-A的方法，及時檢驗工作中存在的問題，檢驗新方法、新手段的實際效果，持續(xù)改進和完善服務(wù)方式和服務(wù)手段，提供有針對性、多層次的信息資料服務(wù)，達(dá)到深化和擴大檔案利用的目的。

4 結(jié)論

新時期檔案工作有了新的使命，檔案工作者有了更廣闊的發(fā)展空間，他們以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，踏實的工作作風(fēng)不斷開拓著檔案事業(yè)。任何行業(yè)的發(fā)展都離不開創(chuàng)新，而這對于檔案專業(yè)而言卻并非易事。在全體檔案工作者的共同努力下，航天企業(yè)在檔案利用創(chuàng)新改革中已取得了階段性成果，結(jié)合航天企業(yè)軍民融合、產(chǎn)研一體化的特點，檔案工作將以數(shù)字化檔案利用為目標(biāo)，逐步建立全周期的數(shù)字檔案利用體系，實現(xiàn)文件全過程數(shù)字化管控，最終實現(xiàn)全門類檔案數(shù)字化利用。