畢于寶

摘要：隨著時代的進步，網(wǎng)絡(luò)化、信息化迅猛發(fā)展，創(chuàng)先、創(chuàng)新、創(chuàng)優(yōu)也成為各行各業(yè)的努力方向。事業(yè)單位中的人事檔案管理工作也需要進行改進和創(chuàng)新，以提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。檔案管理工作，主要是對單位的人事信息資料進行收集、鑒定、整理、裝訂、歸檔，更好的促進單位人力資源的合理使用，做到人盡其才、人盡其用；事業(yè)單位的人事檔案管理工作相對比較枯燥，需要很強的責任心和耐心，更需要改進和創(chuàng)新，以提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。檔案管理人員不僅要把人事檔案做成“人才的成長說明書”更要做成“人才的使用說明書”，為單位知人善任、優(yōu)中選優(yōu)提供強有力的技術(shù)支撐。本文對事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的不足進行分析，并提出相關(guān)的改進建議。

關(guān)鍵詞：管理水平；檔案；人事；事業(yè)單位

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

1.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

在目前的事業(yè)單位中，人事檔案管理的方式主要有兩種：一種是以往使用的紙質(zhì)信息檔案管理；另一種是引進了現(xiàn)代信息技術(shù)而形成的部分電子檔案。據(jù)筆者調(diào)查了解，有不少事業(yè)單位受辦公場地的限制往往“因地制宜”將人事檔案跟倉庫、閱覽室等場所打包組合，不僅無鐵門、鐵窗、等安全防護設(shè)施，也無專門的閱檔區(qū)、借閱區(qū)等功能區(qū)，防火、防盜、防潮也停留在勉強應(yīng)付的水平上。

2.管理標準不夠規(guī)范

部分單位因為內(nèi)部科室調(diào)整、人員競聘上崗、辭職或調(diào)動等因素導致檔案管理專業(yè)人員的人才流失，有的檔案管理人員是臨時委任或身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的技術(shù)培訓，對檔案管理專業(yè)相關(guān)知識、管理標準了解不多或者不了解，對檔案的收集、鑒定、整理、裝訂、歸檔等工作更是知之甚少，缺乏懂專業(yè)、愛專業(yè)的管理人才。

3.管理方式落后

在人類社會進入信息化革命時代以來，社會信息化的進程推動著各行各業(yè)的迅猛發(fā)展，想要跟上時代發(fā)展的步伐，人事檔案管理信息化也勢在必行。有的單位在檔案信息化應(yīng)用方面十分欠缺，只是把檔案目錄、人員信息等基礎(chǔ)信息手工錄入計算機，在調(diào)檔、閱檔、資料檢索時仍是手工操作，無紙化閱檔根本沒有實現(xiàn)，信息化的利用缺乏系統(tǒng)化、科學化、規(guī)范化，沒有真正提高工作效率。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀帶來的影響

1.影響工作質(zhì)效

基礎(chǔ)硬件設(shè)施薄弱，軟件設(shè)施不配套，耗費人力、物力，嚴重影響了人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

2.管理職能弱化

檔案管理在長期的發(fā)展中，成為很多單位的“冷板凳”、“清水衙門”，加上部分單位領(lǐng)導不重視，勢必影響檔案管理的正規(guī)化、規(guī)范化發(fā)展，更不要說創(chuàng)新發(fā)展。

3.資源共享率低

在長期的人事檔案管理中，因為傳統(tǒng)觀念的影響，往往把人事檔案的保密性、安全性提高到了一種過高的高度，重管理、輕利用、服務(wù)意識差或者被動服務(wù)，致使很多人事檔案中可以公開、共享的內(nèi)容沒有很好的利用，嚴重的制約了單位人力資源的合理調(diào)配使用，檔案利用水平較低。

三、事業(yè)單位人事檔案管理改進建議

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

“工欲善其事必先利其器”，首先設(shè)立專門的檔案庫房區(qū)、閱檔區(qū)、檔案工作人員辦公區(qū)“三區(qū)”分離，鐵門、鐵柜、鐵窗“三鐵”齊全，配齊空調(diào)、滅火器、除濕機等設(shè)備，做到防盜、防蛀、防光、防高溫、防潮“五防”；其次，配齊掃描儀、專用計算機、專用網(wǎng)絡(luò)、打印機等電子設(shè)備。完備的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，能提高檔案管理工作的工作效率、保證工作質(zhì)量、提高管理水平，促進檔案管理工作的安全、高效運行。

2.制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理標準

“無規(guī)矩不成方圓”，任何工作都需要統(tǒng)一、規(guī)范的管理標準，人事檔案管理工作亦然。首先，從人事檔案管理人員入手，各單位主管部門或上級人事檔案管理部門應(yīng)該經(jīng)常組織相關(guān)專業(yè)人員進行專業(yè)、系統(tǒng)的技能培訓，加強檔案管理人員的專業(yè)知識素養(yǎng)，提升專業(yè)技術(shù)技能，提高檔案管理工作效率；其次，上級檔案管理部門及時制定、更新相關(guān)的檔案管理制度，并下達至每一單位、每一檔案管理人員，統(tǒng)一的管理標準，既能規(guī)范檔案管理人員的行為，實現(xiàn)檔案工作的統(tǒng)一化管理，又能保證本單位人事管理工作的及時高效運行，還能為各單位之間的人員調(diào)動、交流時及時資源共享，提高便利性和及時性。

3.人事檔案管理信息化

人事檔案能真實、詳實的反映一個人的思想、學習、工作、生活等各個方面的情況，單位的人事檔案庫就是一個巨大的人才信息庫，各個單位的人才信息庫組成了“人才信息大數(shù)據(jù)”，大數(shù)據(jù)的開發(fā)利用不僅對本單位的人事人才隊伍建設(shè)有著巨大的便利性，對全省乃至全國的事業(yè)單位的人事人才建設(shè)有著深遠影響，因此事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)該盡快利用網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，將信息化、科學化、共享化跟人事檔案管理相結(jié)合，提高檔案管理工作效率，實時準確的傳輸人才資源信息，使人事檔案工作更具時效性、真實性，也有利于人事檔案管理的系統(tǒng)化、科學化、規(guī)范化，真正提高工作效率，為合理優(yōu)化人才資源提供強大的基礎(chǔ)支撐。

4.提高人事檔案利用水平

人事檔案的利用除了個人在升學、升職、評定職稱、調(diào)動、辦理養(yǎng)老保險、退休等業(yè)務(wù)的時候需要，為單位提供人事人才服務(wù)、合理推進單位人力資源整合、利用外，還應(yīng)該為單位內(nèi)部各部門之間協(xié)調(diào)人力資源關(guān)系等方面起到積極作用。所以要提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為單位和職工服務(wù)的工具。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想認識，改變被動、單一的服務(wù)形式，開發(fā)檔案管理的服務(wù)形式多樣化，提高檔案管理工作的能動性，不斷提高檔案利用水平。

結(jié)語：

作為人事檔案管理人員，要端正人事檔案管理的態(tài)度，明確人事檔案管理的重要性，不斷加強自身業(yè)務(wù)知識的學習，努力提高自身專業(yè)技能，開發(fā)人事檔案管理的深度和廣度，堅持科學發(fā)展，緊跟時代潮流，提升人事檔案管理的工作效率，明白人事檔案管理對于事業(yè)單位的重要意義和作用，增強人事人才服務(wù)的多樣化，為事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展做出貢獻。