夏 莉

（博州纖維檢驗所，新疆 博州 833400）

事業(yè)單位的會計檔案管理工作，主要就是記錄與財務(wù)有關(guān)的所有信息，并通過系統(tǒng)分析研究其演變，了解事業(yè)單位會計管理的發(fā)展路線和發(fā)展趨勢；再者就是，會計檔案管理充分展現(xiàn)了事業(yè)單位在發(fā)展過程中的發(fā)展趨勢及其細(xì)節(jié)，可為提高事業(yè)單位的核心競爭力提供參考和依據(jù)。

一、事業(yè)單位會計檔案管理的問題分析

1.事業(yè)單位會計檔案管理信息化建設(shè)不完善

隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用逐漸深入到各行各業(yè)，事業(yè)單位也應(yīng)不斷利用信息化技術(shù)手段提高自身的管理。目前在事業(yè)單位的會計管理工作中，雖然能夠利用現(xiàn)代化辦公軟件實現(xiàn)相應(yīng)的會計管理工作，但其運(yùn)行的效率仍然沒能滿足現(xiàn)在的管理需要。很多會計部門依舊使用傳統(tǒng)的excel或是word核對數(shù)據(jù)，其雖然能夠在一定程度上有效提高會計的工作效率，但在收集資料或是統(tǒng)計數(shù)據(jù)的過程中，卻依然跟不上與當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展水平。而且即使在事業(yè)單位擁有信息化技術(shù)軟件，但是在管理應(yīng)用的過程中發(fā)現(xiàn)其存在非常大的系統(tǒng)漏洞，可能導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)存在安全隱患。總之，由于信息化建設(shè)的種種不完善，已經(jīng)嚴(yán)重影響到了整體會計檔案的管理質(zhì)量和效率。

2.事業(yè)單位會計檔案管理環(huán)節(jié)被忽視

事業(yè)單位在會計管理的過程中，需要對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和裝訂，并對原始憑證進(jìn)行整理，確保賬目的準(zhǔn)確性。但是在實際工作中，某些部門的會計人員為了圖方便，在裝訂或是統(tǒng)計的過程中，經(jīng)常減少工作流程，導(dǎo)致在裝訂過程中常出現(xiàn)序號錯誤或是單據(jù)丟失等情況，這樣使后期的單據(jù)使用或是數(shù)據(jù)統(tǒng)計存在很大的誤差，從而影響正常的財務(wù)工作。而之所以出現(xiàn)這些問題，大多是由于對會計管理環(huán)節(jié)不夠重視而導(dǎo)致的，所以在事業(yè)單位未來發(fā)展過程中，需要更加重視會計檔案管理環(huán)節(jié)。

3.事業(yè)單位會計檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

在事業(yè)單位會計檔案管理工作中，各種工作項目都是需要工作人員具體操作完成的，所以工作人員的素質(zhì)直接影響工作的效率和質(zhì)量。但是目前事業(yè)單位會計檔案管理人員在工作的過程中，專業(yè)技術(shù)水平有限，所以在工作的過程中無法確保檔案管理的完整性。再者，大部分事業(yè)單位會計檔案管理人員學(xué)此專業(yè)出身的比較少，且學(xué)歷偏低，在工作中因為知識面比較狹窄，無法有效應(yīng)對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。還有就是事業(yè)單位對會計檔案管理人員的培訓(xùn)不到位。

二、解決事業(yè)單位會計檔案管理問題的幾點建議

1.針對檔案管理實行有效的信息化技術(shù)建設(shè)

首先，需要完善會計檔案的信息化建設(shè)，并在信息化管理的過程中，重視對網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)督以及軟件運(yùn)行環(huán)境的配置，確保計算機(jī)系統(tǒng)能夠可持續(xù)性地運(yùn)行，最大程度地保障數(shù)據(jù)不會被病毒攻擊，最大程度地避免數(shù)據(jù)的丟失和泄露。

再者，強(qiáng)化信息技術(shù)建設(shè)的監(jiān)督力度。在會計檔案管理建設(shè)的過程中，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人重視信息技術(shù)建設(shè)，并在建設(shè)的過程中完善對信息技術(shù)建設(shè)的監(jiān)督力度，強(qiáng)化單位各部門之間的溝通能力，讓信息化建設(shè)得更加完善。還應(yīng)該提高對信息化建設(shè)的檢查力度，提高對會計檔案管理的保障功能。

2.完善會計檔案管理的環(huán)節(jié)流程

首先，針對會計檔案的收集和整理。會計檔案管理人員需要對各個部門所匯集的資料進(jìn)行整理，并對資料進(jìn)行系統(tǒng)性地審查，以此過濾掉過期的或是無效的資料，讓資料信息更加完善和有效。而且需要注意在裝訂過程中，確保記賬號和原始單據(jù)的準(zhǔn)確性，避免裝訂中號碼被裝訂上，從而導(dǎo)致后期在查看單據(jù)時無法查清號碼，而延誤查閱的時間和效果。

再者，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該重視檔案的收集整理工作，同時對檔案的銷毀工作也要給予一定的重視。因為檔案銷毀是檔案管理工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，會計檔案管理人員需要確定銷毀文件的名目和數(shù)量，要保證銷毀得徹底。一般很多會計檔案都會出現(xiàn)年限過期或是無效的情況，所以負(fù)責(zé)會計檔案銷毀的工作人員必須對銷毀資料做記錄，確保檔案管理工作的正常運(yùn)行。

3.提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，應(yīng)該提高事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)，因為有些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人并沒有重視檔案管理工作，所以在提高相關(guān)人員素質(zhì)的過程中，需要單位領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)確做出相應(yīng)的指令，并按照相應(yīng)的法律法規(guī)嚴(yán)格要求會計檔案管理人員。

其次，針對會計檔案管理人員的培訓(xùn)需要加大力度，因為檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到整個檔案管理的質(zhì)量，為此需要重視對會計檔案管理人員的培訓(xùn)，要在培訓(xùn)中強(qiáng)化基礎(chǔ)技能操作訓(xùn)練；并為他們提供更多的外出進(jìn)修機(jī)會，使會計檔案管理人員能夠完全勝任自己的工作。

三、結(jié)語

會計檔案管理工作涉及到事業(yè)單位未來的事業(yè)發(fā)展，是事業(yè)單位制訂工作發(fā)展計劃的重要依據(jù)，所以需要有效地對會計檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，并有效地利用信息化技術(shù)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，以此為事業(yè)單位指明管理創(chuàng)新的路線。