于宗兵

摘要：思路決定出路，創(chuàng)新推動轉(zhuǎn)型，隨著社會生產(chǎn)方式的變革，社會各行各業(yè)都處于一個轉(zhuǎn)型發(fā)展時期。信息產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，深刻影響著事業(yè)單位檔案管理的方法、原則、理論和模式，事業(yè)單位檔案管理面臨著挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理與事業(yè)單位其他工作是密切聯(lián)系、不可分割的有機整體，檔案管理工作在新時期對于事業(yè)單位的作用愈發(fā)突出，它隨著時代的變化而變化，在變化的同時又推動事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；事業(yè)單位；優(yōu)化；路徑；管理

社會環(huán)境的變遷和經(jīng)濟的發(fā)展會影響到社會每個人和每個角落，檔案管理人員與檔案管理行業(yè)也概莫能外。在這種環(huán)境下，檔案管理人員要用創(chuàng)新思維尋找出路，解放思想，敢于突破既有的理論和檔案管理模式。筆者結(jié)合新的檔案服務(wù)理論，對這一領(lǐng)域進行探討，以期能為事業(yè)單位檔案管理功能創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和業(yè)務(wù)創(chuàng)新有所助益。

一、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理概述

檔案管理主要指某一主體更具社會發(fā)展形勢和利用需求，對產(chǎn)生的信息資源進行集成化、高效化管理的過程[1]。檔案優(yōu)化管理則主要指管理職能的優(yōu)化、管理主體的優(yōu)化和管理方式的優(yōu)化。管理職能優(yōu)化主要指檔案管理由傳統(tǒng)的單純保管型向利用型轉(zhuǎn)化。管理主體的優(yōu)化則主要指檔案管理由傳統(tǒng)的封閉型向開放型轉(zhuǎn)化，由專門的部門進行管理，服務(wù)對象也拓寬，不僅面向本單位，也面向社會，進而實現(xiàn)信息社會化服務(wù)的功能。管理方式的優(yōu)化主要指檔案管理由傳統(tǒng)的實體型向信息型轉(zhuǎn)化，運用信息化技術(shù)對檔案信息進行提煉加工，做到高層次利用和深層次開發(fā)。事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理是一項系統(tǒng)性工程，這項工程建設(shè)依賴于上述三個要素的完善，任何一個要素出現(xiàn)問題，都會導(dǎo)致這一系統(tǒng)運行不暢，影響檔案管理的整體性建設(shè)。

二、事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理模式層面

一方面，信息技術(shù)的普及使得事業(yè)單位產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，無紙化辦公、電子郵件和電子檔案中涌現(xiàn)了大量的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足檢索、管理和利用的需要[2]。雖然很多事業(yè)單位較早的開展了檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理研究，但在信息化管理系統(tǒng)研發(fā)上存在薄弱環(huán)節(jié)，在信息化利用效率上整體水平較低。另一方面，一些事業(yè)單位扁平化的檔案管理模式阻礙了檔案現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。即很多檔案信息由各個業(yè)務(wù)部門進行匯總處理，檔案管理部門只負責(zé)管理和借閱工作。在這種管理模式下，檔案丟失率較高，其他業(yè)務(wù)部門在負有工作任務(wù)的時候，也無心于檔案匯總工作，嚴重威脅了檔案管理的穩(wěn)定性。

（二）信息化建設(shè)層面

一方面，部分事業(yè)單位信息化建設(shè)渠道單一，覆蓋面較窄，僅僅運用信息化技術(shù)進行數(shù)字化錄入，對聲像和影像信息的利用率不高。同時，沒有建立專門的檔案數(shù)字資源庫，無法實現(xiàn)信息共享和信息集成化管理，信息化建設(shè)滯后。管理人員信息化利用意識不高，不能發(fā)揮主體能動性，檔案管理創(chuàng)新能力薄弱，檔案優(yōu)化管理效率低下。另一方面，檔案管理流程老舊，不能針對信息化建設(shè)的要求重新制定并規(guī)范檔案管理流程，導(dǎo)致在對檔案進行信息化處理過程中，造成歸檔不完整，導(dǎo)致后期利用工作開展困難。同時，在各項投入上不足，導(dǎo)致軟硬件設(shè)施跟不上現(xiàn)代化管理的需求，無法最大限度的發(fā)揮信息化管理的效能。

三、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的路徑

（一）健全管理體制

一方面，要由專門的部門負責(zé)檔案從收集到利用的全流程，統(tǒng)籌檔案管理工作。通過這種方式，能夠使專門的檔案管理部門對人力、物力和財力進行統(tǒng)一規(guī)劃、建設(shè)分配和后期管理，避免因多個職能部門交叉管理導(dǎo)致職責(zé)不清的現(xiàn)象發(fā)生，也能在出現(xiàn)問題時更好地對有關(guān)責(zé)任人員進行問責(zé)。同時，強化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，通過制定文件的形式使檔案工作成網(wǎng)絡(luò)化。在文件中對檔案收集、檔案登記、歸檔要求和驗收要求等方面進行具體化的規(guī)定，強調(diào)檔案集成化管理，使檔案工作程序更為規(guī)范化。另一方面，健全檢查考核制度。強化檔案管理監(jiān)督、指導(dǎo)力度，組成相應(yīng)的檢查組定期對檔案管理工作進行跟蹤考核，對于檔案管理工作中出現(xiàn)問題的，要下發(fā)整改通報，落實責(zé)任。通過健全檢查考核制度，能夠增強管理人員的責(zé)任意識和檔案管理意識，使檔案管理工作呈現(xiàn)新的面貌。

（二）加強檔案信息化建設(shè)

一方面，事業(yè)單位要探索建設(shè)數(shù)字檔案庫，這是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢[3]。在信息集成化、信息共享化加強的時代，利用數(shù)字檔案庫能夠使事業(yè)單位加強與其他社會主體的信息共享程度。事業(yè)單位可以通過申請科研課題的方式，爭取在數(shù)字檔案庫上獲得國家科研資金的支持，運用資金打造數(shù)字檔案庫，實現(xiàn)檔案管理自動化、檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，充分發(fā)揮信息的服務(wù)功能，進而為事業(yè)單位擬定發(fā)展戰(zhàn)略提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。另一方面，運用信息化技術(shù)打造檔案目錄數(shù)據(jù)庫、重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫能夠提升檔案檢索效率，減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)；重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫則可以將重要檔案信息在網(wǎng)絡(luò)云端進行備份，防止重要信息丟失；多媒體檔案數(shù)據(jù)庫則是專門對音像檔案、影像檔案進行儲藏的數(shù)據(jù)庫，將其與其他檔案進行分類管理，便于管理人員后期開展檔案利用工作

四、結(jié)語

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作處于轉(zhuǎn)型期和過渡期，只有立足長遠，運用信息化技術(shù)和現(xiàn)代管理理念，才能實現(xiàn)檔案優(yōu)化管理的目標。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，未來對于檔案信息需求會有所增加，檔案管理人員需要用新的理論武裝頭腦，在實踐中不斷完善本單位的檔案管理工作。同時，事業(yè)單位需要發(fā)展與自身需求相適應(yīng)、與自身形態(tài)相適應(yīng)的檔案管理工作，走出一條適合本單位可持續(xù)發(fā)展的檔案管理路徑，既能發(fā)揮信息價值，又能充分服務(wù)人民和社會。

參考文獻：

[1]李洋洋.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與提升措施[J].信息記錄材料，2018（09）：123-124

[2]李希茜.關(guān)于新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性思考[J].科技風(fēng)，2018（22）：238

[3]黃凱.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（14）：209