吳旭光

摘要：作為又一次顛覆性的繼物聯(lián)網(wǎng)、云計算之后的技術(shù)革命，大數(shù)據(jù)在短暫的時間內(nèi)深刻改變著各行各業(yè)。本文通過分析大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理問題及對策，有利于實(shí)現(xiàn)互通互用檔案資源，實(shí)現(xiàn)促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案管理；共享

大數(shù)據(jù)這一觀點(diǎn)最早是由麥肯錫提出來的，指的是大規(guī)模的一種數(shù)據(jù)集合，具有四大特征，即低價值密度、數(shù)據(jù)類型多樣、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)快速和海量的數(shù)據(jù)規(guī)模。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，電子檔案已成為重要信息資源，電子檔案管理亦成為檔案管理最主要的方式。對電子檔案進(jìn)行管理，包括收集建立電子檔案、整理歸納、處理加工、更新使用等環(huán)節(jié)。

一、電子檔案的特點(diǎn)

所謂電子檔案，就是儲存載體是U盤、磁盤、光盤等介質(zhì)，可以被計算機(jī)識別處理，同時，可借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享傳遞的信息材料。

紙質(zhì)檔案和電子檔案均是有價值的通過實(shí)踐所形成的信息資源，它們既有共性也又差異。對于當(dāng)前檔案資料，電子檔案大多以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，在一定程度上，更改、核對及錄入電子檔案均須參照紙質(zhì)檔案，且檔案由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向電子化，是檔案管理技術(shù)歷程的延續(xù)及發(fā)展。同時，在許多方面，它們又具有差異，例如保存資料載體的方式不同，更新使用方式不同，文件的歸檔分類不同，要求管理人員具有不同技能等等。

總而言之，電子檔案更為貼切當(dāng)前信息化時代的要求，對于紙質(zhì)檔案所存在的絕大多數(shù)問題，電子檔案可以予以解決。借助載體，電子檔案存儲密度充足，對占地空間要求小。同時，在存在健全的電子檔案系統(tǒng)下，使用、抽調(diào)、查詢、歸納及接收檔案均十分便利和快捷，不但便于統(tǒng)一管理檔案，還可以將工作步驟簡化，使時間減少，工作效率極大提高。但在大數(shù)據(jù)背景下，當(dāng)前電子檔案管理卻存在一些問題。

二、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理存在的問題

（一）難以把握電子檔案原件的真實(shí)性

當(dāng)前，盡管各企業(yè)使用了電子檔案管理。但是，企業(yè)卻不是很重視它。關(guān)于對企業(yè)發(fā)展電子檔案管理的作用和重要性，許多領(lǐng)導(dǎo)者并未意識到。上行下效之下，導(dǎo)致對電子檔案工作相關(guān)人員的松懈與忽視，以及不太重視或忽視電子檔案的真實(shí)性。此外，很容易刪除或是修改電子檔案，同時由于和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案很難對比筆跡[1]，所以對刪除或修改的痕跡很難發(fā)現(xiàn)，這也使得檔案一旦有刪改，檔案真實(shí)性就很難保障。

（二）電子檔案內(nèi)容保密性不佳

電子檔案的存在是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。而隨著辦公自動化的發(fā)展，為了方便查閱與存儲，許多檔案都是存儲于互聯(lián)網(wǎng)或云端上，這樣導(dǎo)致人為泄密或遭黑客攻擊問題易出現(xiàn)，從而導(dǎo)致泄露信息，所以電子檔案保密性難以保障。同時，由于電子檔案的存在是基于計算機(jī)，一旦網(wǎng)絡(luò)癱瘓或計算機(jī)損壞，極易導(dǎo)致電子檔案的毀壞或丟失。

（三）電子檔案管理的要求較低

盡管大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理已形成規(guī)模，且不斷重視相應(yīng)軟件（系統(tǒng)安全軟件等）的運(yùn)用，但在電子檔案管理的過程中還是會遇到一些問題，如監(jiān)聽、被竊取、黑客攻擊或是病毒入侵等。這都表明，保證安全的系統(tǒng)軟件即便有安裝，也無法確保100%安全。對系統(tǒng)還需人員定期進(jìn)行維護(hù)，防止出現(xiàn)安全漏洞。同時，隨著存儲軟件和電子檔案管理的增加，各地區(qū)、各公司選擇的是不盡相同的管理軟件，從而對檔案的跨區(qū)域交流和運(yùn)用產(chǎn)生影響[2]。

三、大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)電子檔案管理的對策

（一）做好電子檔案的安全性與真實(shí)性的維護(hù)

關(guān)于維護(hù)電子檔案真實(shí)性方面，可進(jìn)行嚴(yán)格的程序操作流程的制定，并按照流程嚴(yán)格進(jìn)行操作。如在產(chǎn)生檔案之初，對檔案進(jìn)行調(diào)查，核實(shí)其正確性與真實(shí)性，保證檔案有效真實(shí)。在存儲過程中，定期殺毒與檢查需做到，確保檔案不被刪改。二是，電子檔案的安全性要想保證，安裝相應(yīng)的系統(tǒng)軟件，如數(shù)字簽名技術(shù)、安全協(xié)議等電子檔案存儲技術(shù)，來保證電子檔案的安全。同時，除了予以技術(shù)支持外，電子檔案管理員還應(yīng)加強(qiáng)安全意識，對電子檔案定期進(jìn)行安全檢查，從而做到安全隱患或是系統(tǒng)漏洞能及時發(fā)現(xiàn)，對安全隱患及時消除，實(shí)現(xiàn)早發(fā)現(xiàn)早解決。三是，對盜取或是破壞電子檔案的行為，通過立法的形式加以約束。同時，對于電子檔案的法律憑證作用，還可通過法律的形式來確定，從而為管理電子檔案提供法律依據(jù)，使電子檔案的安全與真實(shí)得到更好保證。

（二）制定相應(yīng)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子檔案的普及，產(chǎn)生許多電子文件。這將一定的壓力帶給了管理工作，基于此，對電子檔案管理，當(dāng)前提出的要求是建立嚴(yán)密、合理、科學(xué)的電子檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。才能標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、科學(xué)的對儲存歸檔、鑒定、整理以及形成電子檔案的工作進(jìn)行操作[3]。在有序規(guī)范管理電子檔案的同時，也一定程度上方便了使用與調(diào)閱電子檔案。

（三）培養(yǎng)高專業(yè)、高素質(zhì)的檔案管理人員

雖說大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理讓人力成本極大減少，但還是離不開人員。并且較之紙質(zhì)檔案管理工作，對操作人員，電子檔案管理工作要求他們更為專業(yè)。這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位培養(yǎng)一批既對計算機(jī)專業(yè)技術(shù)精通又對檔案管理業(yè)務(wù)懂的人員。對于培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人員方面，可以一邊對專精計算機(jī)技術(shù)或是熟悉檔案管理的人員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，一邊招聘滿足要求的人員，從而確保對電子檔案管理技術(shù)人員可更快掌握。另外，還可進(jìn)一步培訓(xùn)升級管理人員，使他們在做好本職工作的同時，學(xué)會并將符合本單位實(shí)際情況的管理軟件設(shè)計出，從而對電子檔案更高效、快捷、方便的進(jìn)行管理與存儲。

（四）做好長期保存電子檔案的工作

在存儲電子檔案中，不僅要對安全措施嚴(yán)格加以遵守，對檔案還可進(jìn)行備份存儲，防止電子檔案一旦出現(xiàn)損毀，而導(dǎo)致發(fā)生嚴(yán)重?fù)p失。二是，為了避免對電子檔案網(wǎng)絡(luò)攻擊造成的損失，在存儲時，可采用移動硬盤等介質(zhì)。三是，對檔案的存儲設(shè)備，還需定期進(jìn)行查殺病毒與維護(hù)，從而做到未雨綢繆。四是，雖說紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，但前者還是有優(yōu)點(diǎn)的，檔案若較為重要，在進(jìn)行電子存儲時，還可使用微縮膠片或紙質(zhì)檔案等進(jìn)行各種方式的保存，來更好的保證檔案安全。

結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，在實(shí)際應(yīng)用中盡管電子檔案管理仍存在問題，但因其便利、快捷、高效的特點(diǎn)，已成為許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的首選。對于管理中的問題，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)給予重視，并主動積極尋找解決對策，從而使電子檔案管理工作更加高效。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張丹菊.基于大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理研究[J].城建檔案， 2016，（7）：68-69

[2] 左平.大數(shù)據(jù)時代的電子檔案管理與服務(wù)[J].通訊世界，2017，（3）：220

[3] 李一，劉邦凡，何太淑等.論大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案管理[J].電子商務(wù)，2016，（10）：10，66