馮 琳

塔里木鉆井公司 新疆巴音郭楞 841000

一、數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館是在廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對檔案信息資源進(jìn)行管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展及廣泛運(yùn)用，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，逐步建立起真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，以供需要者查詢、搜索，人們將更多地從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，從而使檔案信息利用不再受時(shí)間和空間的限制，數(shù)字化的檔案具有資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用方便化等優(yōu)點(diǎn)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的問題

（一）電子檔案管理的瓶頸

1、電子檔案的不確定性問題

電子檔案上的信息可以根據(jù)需要隨時(shí)進(jìn)行擴(kuò)展、壓縮或改變其存儲(chǔ)空間。這樣一來，增刪更改電子檔案不僅變得十分容易，而且可以不留痕跡。如果不采取有效的管理措施，電子文件檔案的原始性、合法性和憑證性將無法讓人信服。

2、電子檔案對系統(tǒng)的依賴性問題

電子文件從生成到保存都必須依附于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，否則便無法識(shí)別和利用。存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)光盤、磁帶上的電子文件，由于載體對存儲(chǔ)環(huán)境的要求過高，因此很難得以長期保存。

（二）數(shù)字化建設(shè)所需的設(shè)備不齊全

進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購置相應(yīng)的掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備。對于檔案館來說，購買一套完整的快速掃描設(shè)備和軟件不是容易的事，并且檔案信息數(shù)字化過程完成后，花費(fèi)大筆經(jīng)費(fèi)購置的設(shè)備有可能閑置或貶值，經(jīng)濟(jì)效益和長期效應(yīng)不很理想。

（三）數(shù)字檔案的安全性問題

數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在，因此，數(shù)字化檔案具有不穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)在數(shù)字化文件所依賴的技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代異常迅猛，加上數(shù)字化檔案的易更改、易復(fù)制等特點(diǎn)，給數(shù)字化檔案的有效利用造成一定影響。

（四）檔案數(shù)字建設(shè)中常見的業(yè)務(wù)問題

紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化操作的過程中，會(huì)遇到一系列的業(yè)務(wù)問題。一是檔案人員業(yè)務(wù)的不熟練。二是各科室的歸檔人員業(yè)務(wù)水平不高。三是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將工作的重心放在安全、生產(chǎn)、效益上，不重視檔案工作，造成檔案工作的遲緩。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)的應(yīng)對措施

（一）加強(qiáng)電子檔案管理的對策

1、組織好電子文件的歸檔

必須加強(qiáng)組織管理，明確電子文件歸檔工作的流程和相關(guān)部門的職責(zé)。電子文件的形成者或承辦者最熟悉其內(nèi)容和電子文件相互之間的關(guān)系，所以，應(yīng)由他們收集并整理文件后向檔案部門移交，這樣才能保證電子檔案的質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案部門必須對電子文件的歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和管理。

2、強(qiáng)化電子檔案的原始性、真實(shí)性

必須建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，維護(hù)電子檔案的原始性和真實(shí)性。其中維護(hù)電子檔案信息安全方面的主要要求是:（1）電子檔案的制作過程要責(zé)任分明。（2）電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息的損失和變動(dòng)。（3）建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔及保管制度。

3、強(qiáng)化對電子檔案收集、整理、保管和利用的管理

（1）要注意電子文件的收集積累方法

電子文件的特性和表現(xiàn)功能不同于紙質(zhì)文件,因此其收集積累的方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。電子文件必須與相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立標(biāo)識(shí)關(guān)系；電子文件在收集積累過程中，應(yīng)刻錄成光盤一式兩套，以免在系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)文件丟失。

（2）要保證電子檔案的安全

第一，要保證電子檔案載體在物理上的安全。要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。第二，要保證電子檔案在內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確性。第三，要對電子檔案的載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。對所保存的電子檔案載體必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。

（3）明確電子檔案利用的方法

利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案的傳輸?shù)玫搅嗽絹碓綇V泛的應(yīng)用,也反映出一些技術(shù)上的問題:首先是檔案傳輸中的安全問題。目前比較可行的方法是在檔案傳輸前將數(shù)據(jù)加密。其次要采用安裝防病毒軟件的方法對來自網(wǎng)絡(luò)上的文件進(jìn)行病毒檢測。最后是電子檔案的合法性問題。在 OA系統(tǒng)中的電子檔案簽字即電子簽字必須得到法律部門的認(rèn)可。

（二）改變工作方式，健全工作規(guī)范

館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用于管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設(shè)工作規(guī)范。

（三）建立一支現(xiàn)代化、高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍

作為電子檔案管理人員，必須努力提高自身的素質(zhì)。在掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還必須學(xué)習(xí)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用相關(guān)的知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)掌握一定的英語知識(shí)。應(yīng)制定有利于吸引和穩(wěn)定電子檔案管理及工程技術(shù)人員的措施，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)與能力建設(shè)。