林彩虹
(漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院,福建 漳州 363000)
在世界經(jīng)濟(jì)全球化背景下,中日之間的貿(mào)易往來日益頻繁。外貿(mào)郵件是外貿(mào)公司建立對(duì)日貿(mào)易關(guān)系的重要手段。外貿(mào)活動(dòng)包括建立客戶業(yè)務(wù)關(guān)系、詢價(jià)、報(bào)盤、還盤、接受、簽訂合同、生產(chǎn)、包裝、裝運(yùn)、報(bào)關(guān)、商檢、支付、結(jié)算、保險(xiǎn)、索賠、代理及仲裁等一系列環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作。在當(dāng)今信息化時(shí)代的外貿(mào)活動(dòng)中,郵件的使用貫穿外貿(mào)的始終,其內(nèi)容的優(yōu)劣對(duì)于整個(gè)外貿(mào)活動(dòng)有著不可忽視的影響。
外貿(mào)日語函電是對(duì)日開展貿(mào)易活動(dòng)的主要方式。近現(xiàn)代,函電分為橫寫和豎寫兩種,使用季節(jié)問候語、套語,格式化傾向明顯。外貿(mào)郵件中需要標(biāo)注對(duì)方的公司名稱、頭銜、姓名等信息,但書寫時(shí)不需要采用商務(wù)信函那種呆板的書信格式,書寫較簡單輕松,表現(xiàn)直截了當(dāng),歸納簡潔明了。目前,外貿(mào)日語郵電尚未形成一種固定格式,通常由前置部分、本文部分組成。[1]前置部分由收件人名稱構(gòu)成;本文部分由前文、正文、結(jié)尾構(gòu)成。前文由問候語組成,現(xiàn)代日語商務(wù)郵件一般不使用季節(jié)性問候語,取而代之的是「お疲れ様です」「いつもお世話になっております」等問候套語,正文通常使用「さて」「ところで」導(dǎo)入。結(jié)尾部分有結(jié)束語,一般也使用固定的套語,如:「お手?jǐn)?shù)をかけますが、ご確認(rèn)を宜しくお願(yuàn)い致します」「何卒よろしく申し上げます」「ご協(xié)力のほど、よろしくお願(yuàn)いいたします」等。最后,是發(fā)件人落款(姓名)。
一般說來,在初見和貿(mào)易開始階段與客戶通信時(shí),會(huì)采用較鄭重和規(guī)范的現(xiàn)代函電格式,然而隨著雙方關(guān)系的逐漸熟稔,行文格式可以隨意一些(但行文和語氣中仍應(yīng)體現(xiàn)誠信和善意)。[2]尤其是在通信技術(shù)發(fā)達(dá)、函電數(shù)量激增、國際化日趨明顯的今天,一直講究書信禮節(jié)的日本也改變了行文格式。日本實(shí)際工作中的函電已沒有太多的繁文縟節(jié)和固定套語,電子郵件多以「いつもお世話になっております」開頭。
現(xiàn)代外貿(mào)商務(wù)活動(dòng)的溝通途徑隨著通信技術(shù)的發(fā)展也逐漸多樣化。從面談、信函、電報(bào)、電傳、傳真、電話到電子郵件、各種聊天軟件等不斷更新?lián)Q代。電報(bào)、電傳等通信方式除了被銀行使用外,現(xiàn)代外貿(mào)中已基本不使用。另外,隨著電子郵件和聊天軟件的廣泛使用,傳真的使用頻率也呈逐漸降低的趨勢。電子郵件與電話、傳真、聊天軟件相比,具有如下優(yōu)勢:不論國內(nèi)外均可實(shí)現(xiàn)信息的瞬時(shí)傳送,不但可以節(jié)約費(fèi)用,而且無須在意對(duì)方方便與否,可以隨時(shí)發(fā)送并保存信息,保密性強(qiáng)。[3]電子郵件具備了除文字之外,可以同時(shí)傳送影像、聲音等數(shù)據(jù)的功能。特別是隨著WiFi等無線上網(wǎng)技術(shù)的普及,通過手機(jī)就可以隨時(shí)隨地閱覽、回復(fù)郵件,極其便利。
1.專業(yè)術(shù)語多
首先,貿(mào)易類術(shù)語。外貿(mào)郵件涉及建立客戶業(yè)務(wù)關(guān)系,詢價(jià),報(bào)盤,還盤,接受,簽訂合同,生產(chǎn),包裝,裝運(yùn),報(bào)關(guān),商檢,支付,結(jié)算,保險(xiǎn),索賠,代理及仲裁等外貿(mào)各個(gè)環(huán)節(jié),大量使用貿(mào)易術(shù)語是其用語的基本特征。貿(mào)易類術(shù)語包括漢字詞匯類、外來語類及縮略語類[4],具體如表1所示。
表1 貿(mào)易類術(shù)語
從表1可以看出,貿(mào)易類術(shù)語涵蓋面極其廣泛。外來語類主要是音譯英語等專業(yè)貿(mào)易術(shù)語。例如,インボイス、パッキング.リスト、サンプル、パンフレット分別是invoice、packing list、sample、pamphlet的日譯詞。另外,為了在短小有限的篇幅中提供足夠信息,外貿(mào)郵件中大量使用縮略語以體現(xiàn)其語言的簡潔凝練,如L/C(信用證)、B/L(提單)等。這類縮略語一般為國際通用的語言,不能隨意更改,它們的使用不僅節(jié)省了商務(wù)成本,還極大地提高了外貿(mào)商務(wù)溝通的效率。在書寫外貿(mào)郵件的過程中,恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用國際通用的專業(yè)術(shù)語和縮略語,可以使郵件內(nèi)容更簡潔易懂。
其次,行業(yè)類術(shù)語。對(duì)外貿(mào)易涉及各個(gè)行業(yè),不同的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)都存在大量的專業(yè)術(shù)語。
2.使用書面語
外貿(mào)函電涉及外貿(mào)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),它關(guān)系交易雙方的切身利益,直接影響交易能否順利完成,因此,其用詞莊重正式,力求嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確,應(yīng)避免使用曖昧的語言,以免產(chǎn)生歧義或誤解,體現(xiàn)外貿(mào)文書莊重嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娘L(fēng)格。電郵中會(huì)經(jīng)常使用諸如「弊社」「御社」「要請(qǐng)」「照會(huì)」「発注」「変更」「誠に」等書面語,盡量選用表意力強(qiáng)的詞語,避免使用曖昧的語言,如「たぶん」「~のはずです」「~でしょう」「~かもしれません」等,以免讓收件人因猜測琢磨郵件內(nèi)容而浪費(fèi)時(shí)間、降低工作效率,甚至貽誤時(shí)機(jī)。
1.敬語使用頻率高
敬語是日語的重要組成部分,同時(shí)也是日語學(xué)習(xí)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)厥褂镁凑Z是對(duì)日商務(wù)活動(dòng)的基本要求,既體現(xiàn)了郵件寫信人良好的素養(yǎng),也表達(dá)了對(duì)對(duì)方的尊重,有利于促進(jìn)貿(mào)易的順利進(jìn)行。
例1:つきましては、ここにカタログと価格表をご同封申し上げますので、ご一読くだされれば、幸いに存じます。折返しのご返事を心からお待ちいたしております。
日語敬語是一個(gè)復(fù)雜的體系,但外貿(mào)郵件中經(jīng)常使用的敬語種類并不多。表示己方的動(dòng)作,除慣用詞匯「さしあげる」「拝承する」等外,通常使用「お?jiǎng)釉~連用形+する」「~申し上げます」。通過對(duì)比「さしあげる」和「~申し上げます」,我們發(fā)現(xiàn)「~申し上げます」多用在需著重強(qiáng)調(diào)的時(shí)候。
例2:御社は獨(dú)自のシンクタンク.チームのコンサルディングを、常時(shí)利用できる特権を得られます。このチームは、御社ならびに御社製品に関する市場調(diào)査に基づき、適正かつ戦略的なアドバイスを差し上げます。
表示對(duì)方的動(dòng)作,通常使用「~れる」「~られる」的形式,也可以使用「お(ご)に~なる」。
例3:前向きなお返事をいただけますようお待ちしております。
請(qǐng)對(duì)方為己方做事,多用「~いただく」和「~くださる」。相對(duì)來說,「~いただく」比「~くださる」語氣綿柔,而用「~くださる」則帶有希望別人一定要做的意思,雖然后面經(jīng)常跟上「~ようお願(yuàn)い申し上げます」。
例4:さて、先日照會(huì)いたしました案件が入稿いたしましたので、ご確認(rèn)、ご対応のほどよろしくお願(yuàn)いいたします。
一般來說,與對(duì)方有關(guān)的名詞前面要加上「お」或「ご」。其余的,如「存じる」「ござる」等,均為套話,多加練習(xí),即能掌握。與己與人無關(guān)的,使用敬體即可。
雖然使用敬語是書寫外貿(mào)函電的基本要求,但并不代表所有的函電都必須使用敬語。不同的郵件內(nèi)容,也有不使用敬語,只使用敬體的。
2.使用固定的接續(xù)詞
日語接續(xù)詞對(duì)于銜接上下文起到很重要的作用,但是郵件中禁忌過度使用。外貿(mào)商務(wù)活動(dòng)講究高效,因此電子郵件的行文要求簡潔易懂,過度使用接續(xù)詞會(huì)使語篇顯得冗長繁雜,缺乏簡潔性,影響收件人的閱讀效率。因此,郵件中使用的接續(xù)詞較少且固定,多為「さて」「しかしながら」「また」「なお」等。[5]通過使用接續(xù)詞,可使郵件整體顯得條理清晰、層次分明,方便收件人閱讀和理解。
3.措辭嚴(yán)謹(jǐn)、正式,避免使用曖昧的表達(dá)
向客戶發(fā)送電子郵件的目的是方便商務(wù)活動(dòng)溝通,因此,寫郵件時(shí)要避免使用語意不明、模棱兩可的詞句,如在郵件中應(yīng)盡量不使用「結(jié)構(gòu)です」「いいです」這樣曖昧的表達(dá),可改為「是非お送りください」或「あいにくですが、その資料は必要としていません」等。若希望對(duì)方盡快確認(rèn)后回復(fù)時(shí),要避免使用「なるべく」「できるだけ」「お暇なときに」等沒有明確時(shí)間概念的語句,應(yīng)使用諸如「今日中にご確認(rèn)をお願(yuàn)い申し上げます」等語句。若在工作上出現(xiàn)失誤,需及時(shí)以「大変申し訳ございませんでした」來道歉。
1.格式程式化傾向
與其他商務(wù)信函相比,郵件的格式比較自由,尚未形成一種固定格式,但在實(shí)際商務(wù)活動(dòng)中也會(huì)使用套語和慣用句型。一般來說,郵件的開頭不需要像傳統(tǒng)商務(wù)文書那樣要有「季節(jié)のあいさつ(季節(jié)問候語)」,只需禮節(jié)性地簡單問候即可。郵件開頭主要使用「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」等固定問候語。特別是最近,「いつもお世話になっております」似乎成為新的郵件開頭問候語。郵件正文部分前通常會(huì)有一個(gè)開場白,如「○○の件について、メールをお送りさせていただきます」「本日のお打ち合わせの結(jié)果について、ご報(bào)告申し上げます」等,以免直接進(jìn)入話題而顯得突兀。電郵正文部分一般會(huì)用接續(xù)詞「さて」開頭,正文內(nèi)容一段表述不完,會(huì)使用「また」或「なお」來繼續(xù)敘述。文末還要有問候。正文內(nèi)容結(jié)束就草草收?qǐng)鰰?huì)給人戛然而止的印象,當(dāng)然也不是良好的郵件寫作習(xí)慣,因此正文結(jié)束后在文末需要有問候語,如「お手?jǐn)?shù)をかけますが、ご確認(rèn)を宜しくお願(yuàn)い致します」「何卒よろしく申し上げます」「ご協(xié)力のほど、よろしくお願(yuàn)いいたします」,等等。最后是文末署名。
2.語言簡潔明了,內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)
外貿(mào)函電具有很強(qiáng)的針對(duì)性。就內(nèi)容而言,外貿(mào)函電涉及商品、詢盤、報(bào)盤、合同、生產(chǎn)、運(yùn)輸、付款方式、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、索賠及仲裁等方面,商業(yè)活動(dòng)的高效性要求外貿(mào)郵件內(nèi)容簡潔明了,盡量避免冗長、重復(fù)啰嗦的內(nèi)容,這不僅影響意思的表達(dá),而且還容易使對(duì)方產(chǎn)生焦躁感,降低雙方的溝通效率。要使內(nèi)容簡潔,首先要注意專業(yè)術(shù)語、縮略語的使用;其次避免使用語義不明的表達(dá)。同時(shí),針對(duì)性還體現(xiàn)在一文一事上,不同的郵件應(yīng)具備不同的交際目的,請(qǐng)求信的目的在于得到對(duì)方滿意的答復(fù);收款信的目的在于得到對(duì)方應(yīng)支付的款項(xiàng)或未能還款的說明;銷售信的目的在于推銷產(chǎn)品或服務(wù)以便最終獲得訂單等。
上述是從語言層面來探討外貿(mào)日語郵件所具有的特征。在實(shí)際外貿(mào)活動(dòng)中,寫郵件時(shí)還需注意:郵件務(wù)必要有郵件名。需以一句話寫清郵件的大致內(nèi)容,盡量具體,如「北村家図面修正指示の件」「○○見積もりの件」。若使用「こんにちは」等寒暄語作為文件名,則極易被當(dāng)作垃圾郵件處理。發(fā)送郵件是為了與收件人交流溝通,所以一切須以是否方便對(duì)方閱讀、理解為標(biāo)準(zhǔn),措辭、附件添加、抄送等各方面都需留意,以免引起對(duì)方不快,導(dǎo)致雙方對(duì)話不暢。郵件內(nèi)容必須清晰而有條理,善用空行,避免讓內(nèi)容看上去堆成一團(tuán)而影響對(duì)方閱讀。郵件內(nèi)容可以用“提綱體”寫出,這種寫法有條理分明、簡潔扼要的優(yōu)點(diǎn)。正文的字體常用MS Gothic或MS Mincho,字號(hào)為10或12,多留空行,每行不宜超過35字,多用顏色標(biāo)記,以方便對(duì)方閱讀。
外貿(mào)日語郵件是與日本進(jìn)行貿(mào)易往來必不可少的重要工具,熟悉并正確書寫是順利開展對(duì)日商務(wù)活動(dòng)的前提。對(duì)外貿(mào)工作者來說,在較短的時(shí)間內(nèi)寫出簡明扼要的日語郵件是其必須具備的一項(xiàng)基本技能。文章從詞匯、句法、語篇三個(gè)語言層面分析了對(duì)日外貿(mào)郵件所具有的特征,即專業(yè)術(shù)語多、敬語使用頻率高、措辭嚴(yán)謹(jǐn)、格式程式化傾向、語言簡潔明了,以期能幫助學(xué)生掌握郵件的寫作技巧。
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