王金萍 路改花

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）11-000-03

摘 要 檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級(jí)管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。檔案的數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)和核心，，檔案館的人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)系到數(shù)字檔案館如何發(fā)展的關(guān)鍵，具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的體系是數(shù)字化檔案館建設(shè)的根本保證。

關(guān)鍵詞 檔案管理 檔案信息化 數(shù)字化

本文通過(guò)分析集團(tuán)企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，指出了集團(tuán)企業(yè)檔案館數(shù)字化之路的目標(biāo)，著重論述了集團(tuán)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟，探討了集團(tuán)企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個(gè)方面及企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的未來(lái)發(fā)展方向。力求通為集團(tuán)企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)做一些有益的思考。

一、檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為"無(wú)墻界檔案"，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

二、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點(diǎn)

檔案館的數(shù)字化建設(shè)作為傳統(tǒng)檔案館數(shù)字之路的起點(diǎn)，如何走好這首要一步，就顯得至關(guān)重要。為此我們就著重于這一點(diǎn)來(lái)談一下。檔案館數(shù)字化建設(shè)包含以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的數(shù)字化發(fā)展

20世紀(jì)90年代以來(lái)，我國(guó)各級(jí)各類檔案館開(kāi)始進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐與探索，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。

1.建立著錄檔案信息檢索系統(tǒng)。著錄檔案信息檢索系統(tǒng)，應(yīng)該說(shuō)是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級(jí)目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)盡顯無(wú)遺。

2.“文檔一體化”管理。1992年國(guó)家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門紛紛嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過(guò)程?！拔臋n一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)模擬傳統(tǒng)手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數(shù)字化。

3.檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國(guó)檔案工作數(shù)字化管理起步時(shí)間較晚，目前還是以針對(duì)上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級(jí)階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和潛能并未充分發(fā)掘出來(lái)。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為契入點(diǎn)，朝著這個(gè)方向積極發(fā)展。

（二）檔案管理的數(shù)字化建設(shè)步驟

現(xiàn)代集團(tuán)企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)步驟一般應(yīng)通過(guò)以下三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)：

1.檔案數(shù)字化采集。從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過(guò)程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

2.檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來(lái)查檔單位可以在閱檔室通過(guò)電腦查閱電子檔案，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率。

3.檔案數(shù)字化查閱。以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮：可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

（三）館藏信息的數(shù)字化

企業(yè)檔案館作為企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中必永久集中保存檔案的基地，與企業(yè)歷史同在。館藏的檔案內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長(zhǎng)期以來(lái)沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有二種：第一種是通過(guò)計(jì)算機(jī)人工錄入或通過(guò)掃描儀掃描由字符識(shí)別軟件（OCR）識(shí)別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁(yè)看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁(yè)掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。第一種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫(xiě)體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時(shí)采用第一種方式就會(huì)暴露出如下致命弱點(diǎn)：用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時(shí)還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難，投入大，收效慢。而第二種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對(duì)較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件本來(lái)面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時(shí)，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開(kāi)展一些更深入的研究。

（四）檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化

檔案信息只有在傳遞過(guò)程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過(guò)處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過(guò)閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來(lái)獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過(guò)程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過(guò)因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

如果把檔案館數(shù)字化建設(shè)比作一個(gè)人體的話，那么檔案管理數(shù)字化和館藏信息數(shù)字化的建設(shè)就是這個(gè)人體的骨架和血肉，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是它的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。檔案館信息傳輸平臺(tái)應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連線將各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)資源整合在一起?？筛鶕?jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，部門的個(gè)體計(jì)算機(jī)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案館核心數(shù)據(jù)庫(kù)提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過(guò)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)入信息交流的大動(dòng)脈----互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

三、檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個(gè)方面

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系

《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分，在社會(huì)主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國(guó)家的一項(xiàng)重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策。”這充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用?，F(xiàn)在各地的檔案館對(duì)數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗(yàn)和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1.以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強(qiáng)，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2.首先考慮采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國(guó)家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，因此即使在檔案館數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺(tái)的處理，直接采用國(guó)際和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補(bǔ)充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案館計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)類型以檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)和文件性數(shù)據(jù)庫(kù)兩種較為常見(jiàn)，檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開(kāi)放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫(kù)，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語(yǔ)言或自然語(yǔ)言進(jìn)行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個(gè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)字信息要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問(wèn)題

安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面。檔案館與圖書(shū)館最根本的不同在于圖書(shū)信息基本上是面對(duì)普通公眾，而檔案信息則對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對(duì)此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制，才能做到更加嚴(yán)密。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用

人才問(wèn)題是關(guān)系到檔案館數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程是與新知識(shí)、新技術(shù)的普及密不可分的，所以各類相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)必須引起高度的重視。檔案館數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中必須考慮培養(yǎng)的人員有以下幾類：系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行管理等。必須重視對(duì)在職人員的培訓(xùn)工作，重視引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的需要。在相關(guān)的崗位培訓(xùn)及人才引進(jìn)時(shí)應(yīng)該遵守以下原則：1、做到有提前量，使有關(guān)人員對(duì)新技術(shù)新設(shè)備提前了解。2、針對(duì)不同對(duì)象分層次培養(yǎng)，要求知識(shí)技能與崗位相適應(yīng)。3、充分依靠社會(huì)支持，引進(jìn)人才但不浪費(fèi)人才，做到人員結(jié)構(gòu)合理。

四、企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向

集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級(jí)管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

數(shù)字檔案是未來(lái)檔案信息的主要形式，是檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向。當(dāng)今IT技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種數(shù)字信息采集設(shè)備的出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備的完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益成熟，為企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)步提供了契機(jī)，企業(yè)針對(duì)各自實(shí)際情況可以選擇不同的檔案信息數(shù)字化建設(shè)方案。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，一些新的信息管理模式正在推出，我們?cè)谶M(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注，在充分考慮企業(yè)需求的情況下，保證檔案數(shù)字化建設(shè)方案在技術(shù)上具有一定的先進(jìn)性和前瞻性，努力使企業(yè)檔案信息建設(shè)與時(shí)代發(fā)展同步。

當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案使用的持久存儲(chǔ)方式主要是文件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合的方式，檔案部門首先利用掃描儀將文字檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，利用聲像采集設(shè)備將模擬聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，然后將數(shù)字檔案信息分類存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，由專用檔案管理軟件提供錄入和檢索方式，設(shè)置檔案管理系統(tǒng)專用服務(wù)器，為保證數(shù)據(jù)安全，定時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)自動(dòng)備份，此種方案一般在本地或企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)使用，優(yōu)點(diǎn)是信息存儲(chǔ)在本地，感覺(jué)相對(duì)安全，當(dāng)檔案資源增加時(shí)，只需要增加服務(wù)器不斷增容就可以了。但傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式在互聯(lián)網(wǎng)上要避免服務(wù)器/客戶端架構(gòu)的IO（輸入/輸出）瓶頸，往往采用文件系統(tǒng)的存儲(chǔ)鏡像來(lái)分擔(dān)訪問(wèn)壓力，本地存儲(chǔ)量的上升會(huì)直接影響檢索效率，特別是檔案信息量巨大的單位，如鎳鈷研究設(shè)計(jì)院、建筑、工程建設(shè)單位等，面對(duì)日益增加的檔案存儲(chǔ)量和迅速降低的檢索速度，就要不斷投入資金，增加或更新設(shè)備，因此在應(yīng)對(duì)當(dāng)今信息資源海量存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享等方面存在缺陷。

檔案館如果還不重視檔案館的數(shù)字化建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無(wú)法融入信息時(shí)代的快車道，最終將被信息社會(huì)淘汰。因此，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案館數(shù)字化建設(shè)不僅僅是一項(xiàng)具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。