王健武

摘要：圖書館的搬遷工作是個(gè)系統(tǒng)工程，要達(dá)到預(yù)算準(zhǔn)確，布局合理，規(guī)劃有序，搬遷不亂這幾個(gè)基本目的。就需要圖書館的工作人員進(jìn)行耐心細(xì)致的調(diào)研，精心準(zhǔn)備方案，只有這樣，才能保障搬遷工作做到高效有序，才能盡量減少二次倒架帶來的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間上的浪費(fèi)。

關(guān)鍵詞：圖書館；新館；搬遷

當(dāng)前，有很多的大專院校都面臨著學(xué)校搬遷的現(xiàn)狀。對于每一所大專院校而言，圖書館是必然的標(biāo)配。學(xué)校整體搬遷到新校區(qū)，圖書館也必然會(huì)隨之搬遷到新館。

學(xué)校的其他的部門搬遷，在新校區(qū)規(guī)劃好的對應(yīng)部門中配置好新的辦公設(shè)備后，拎包入內(nèi)，立即就可以開始新的工作。但是圖書館卻做不到這么簡省便捷，圖書館的搬遷必然是一個(gè)系統(tǒng)工程。

湖北省委黨校圖書館就面臨著搬遷到新校區(qū)新館的現(xiàn)實(shí)問題，如何組織好圖書館的搬遷，值得我們深入細(xì)致的研究和探討。

本人有幸加入了本館的搬遷工作小組，參與了從規(guī)劃到招標(biāo)的一系列搬遷的前期準(zhǔn)備工作。這里，我想把工作中遇到的問題以及個(gè)人的一些思考記錄下來向同行們作個(gè)分享，也是對本人前一階段的工作做一個(gè)階段性的總結(jié)，以便于對日后的搬遷工作起到一個(gè)明確的引導(dǎo)作用。

我個(gè)人認(rèn)為，圖書館搬遷到新校區(qū)，所需解決的有如下幾個(gè)方面的問題：一是新館設(shè)備數(shù)量的問題，二是預(yù)算數(shù)字確定的問題，三是安排聯(lián)絡(luò)招標(biāo)的問題，四是實(shí)施組織搬遷的問題。解決了以上幾個(gè)問題，圖書館搬遷過程中所遇到的問題就會(huì)迎刃而解，面對困難也會(huì)有明確的解決之道。

根據(jù)實(shí)際工作中遇到的一些情況，結(jié)合調(diào)研時(shí)同行所提到搬遷中的一些問題，我覺得在搬遷工作中應(yīng)該做好以下四個(gè)方面的工作：

一、根據(jù)建筑結(jié)構(gòu)，合理規(guī)劃設(shè)計(jì)，明確設(shè)備數(shù)量

圖書館新館的結(jié)構(gòu)固定后，剩下的就是如何布局的問題。這個(gè)問題應(yīng)該在建筑架構(gòu)的設(shè)計(jì)過程中就已經(jīng)討論過。但有很多時(shí)候，建筑面積或者是房間結(jié)構(gòu)會(huì)在設(shè)計(jì)過程或者建設(shè)過程發(fā)生新的變化，又抑或?qū)D書館的功能定位有了新的考量，那么重新考慮布局問題就成為了必然。

針對這種情況，就得要隨機(jī)應(yīng)變，依據(jù)變化后的狀態(tài)重新考慮，從以下幾個(gè)方面來解決問題：

1.依據(jù)圖書館新館面積確定館內(nèi)各部門的基本格局

新館面積出來后，首先需要圖書館所有部門的工作人員全員參與，組織到現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地考察，群策群力，仔細(xì)推敲，認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行討論。

必須從全局入手，樹立大局意識，整體意識，并需兼顧長遠(yuǎn)發(fā)展。拋棄本位主義、山頭主義的想法，拿出切實(shí)可行的、經(jīng)得住時(shí)間檢驗(yàn)的實(shí)施方案，最后再根據(jù)這個(gè)方案，重新調(diào)整各房間的用途，確定出各個(gè)部門所需占用的樓層及房間。

2.依據(jù)未來發(fā)展初步確定所需的設(shè)備數(shù)量

根據(jù)上述精神劃分的各個(gè)部門的勢力范圍后，就需要對房間進(jìn)行填充了。所謂的填充，就是指各部門根據(jù)自己的房間，合理安排好該添置的家具及設(shè)備。

解決好如何放置，放置什么的問題，就該統(tǒng)計(jì)放置數(shù)量的問題了。圖書館把各部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)字作一個(gè)匯總，各類型的家具設(shè)備總的數(shù)量就確定下來了。

我館就遇到了新館的館舍面積發(fā)生變化的情況。在新館建設(shè)好后，計(jì)算統(tǒng)計(jì)后發(fā)現(xiàn)，增加的面積比原定的圖紙規(guī)劃面積少了很多。這樣一來，以前設(shè)想的寬松安放的老方案就行不通了。只有重新討論布局，重新規(guī)劃房間用途。

以我館報(bào)刊部門為例，在考慮了每年刊物的遞增情況后，報(bào)刊部門拿出了一個(gè)未來十年的藏刊發(fā)展規(guī)劃。根據(jù)這個(gè)規(guī)劃所需要增加的刊架數(shù)量，就是報(bào)刊部門的初步設(shè)想和基本需求。

3.引入設(shè)計(jì)部門，設(shè)計(jì)合理方案

提出需求，只是主觀愿望，這些愿景能不能實(shí)現(xiàn)，還需設(shè)計(jì)部門根據(jù)科學(xué)的計(jì)算與設(shè)計(jì)，規(guī)劃出可行方案。

這就跟居家裝修一個(gè)道理，你所提出的想法，需要家裝公司根據(jù)房間情況進(jìn)行合理規(guī)劃，進(jìn)行詳細(xì)的圖紙作業(yè)，盡量在不破壞房間美感的前提下，盡量把你的合理訴求糅合進(jìn)去，以達(dá)到客戶滿意的目的。

這樣，就需要引入設(shè)計(jì)公司或廠家的設(shè)計(jì)人員了。

請?jiān)O(shè)計(jì)公司幫助設(shè)計(jì)這好理解，畢竟是專業(yè)人做專業(yè)事，能夠從專業(yè)的角度提出最合理的方案，解決問題，爭取達(dá)到滿足甲方要求又不影響美感的效果。

但是，往往囿于預(yù)算因素，而無法請到專業(yè)的設(shè)計(jì)公司來做這些事。

比如我們學(xué)校最初并沒有告知我們搬遷的具體時(shí)間，突然接到上級部門要求臨時(shí)提出要上報(bào)搬遷預(yù)算，事發(fā)突然。

申報(bào)預(yù)算就得要首先定下室內(nèi)設(shè)計(jì)方案，才能確定所需設(shè)備數(shù)量，然后再根據(jù)數(shù)量詳查價(jià)格后再統(tǒng)計(jì)出總金額，這樣才有依據(jù)。

因此，在這種前提下，引入生產(chǎn)廠家?guī)椭O(shè)計(jì)也就成為了沒有辦法的辦法。

而為了能夠在將來的競標(biāo)中獲得甲方的認(rèn)同，這些廠家往往十分愿意且積極配合，全心全意地免費(fèi)幫助提供設(shè)計(jì)方案。

我館就是如此，當(dāng)向廠家提出設(shè)想，廠家設(shè)計(jì)人員親自赴新校區(qū)進(jìn)行實(shí)地考察后，設(shè)計(jì)出最初的方案，幾經(jīng)磋商，數(shù)易其稿后，最終獲得了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。這樣，圖紙定稿工作就算告一段落了。

此時(shí)，各種家具設(shè)備的歸屬已定，各安其位，數(shù)量也就隨之確定下來。匯總后，總體需求數(shù)也就能準(zhǔn)確申報(bào)了。

那么，這些數(shù)量不一，品種各異的家具及設(shè)備，究竟需要多少費(fèi)用呢？

二、細(xì)心組織探討，帶著問題調(diào)研，準(zhǔn)確提出預(yù)算

一般來說，參與設(shè)計(jì)的廠家會(huì)為你報(bào)上所需設(shè)備的技術(shù)參數(shù)和相應(yīng)報(bào)價(jià)。但是，如果完全采用這些技術(shù)參數(shù)，最后出了問題廠家是肯定不會(huì)負(fù)責(zé)任的。

因此，這就需要相關(guān)人員走出去進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)研，向搬遷過的同行取經(jīng)，向其他生產(chǎn)辦公用品的廠家取經(jīng)，并索要相關(guān)資料以方便與各種方案進(jìn)行對比。

如果學(xué)校已經(jīng)框定好預(yù)算，那就得根據(jù)這個(gè)總盤子進(jìn)行合理安排，對應(yīng)核算出與預(yù)算相匹配的設(shè)備采購標(biāo)準(zhǔn)。

如果沒有框定預(yù)算，則需在了解學(xué)校其他部門大概情況的前提下，做出適合自己實(shí)際情況的采購標(biāo)準(zhǔn)。這時(shí)可以適度放寬采購標(biāo)準(zhǔn)，盡量上靠。因?yàn)榘徇w工作就這一次，圖書館的經(jīng)費(fèi)本來就困難，采購回高標(biāo)準(zhǔn)的家具及設(shè)備，所管的年限也會(huì)久遠(yuǎn)點(diǎn)。

有了這樣的觀念，就可以開始考慮設(shè)備材質(zhì)的好壞，密集架是電動(dòng)還是手動(dòng)，木制書柜依據(jù)用途的不同選用高端或者是低端材料等問題。

有了這樣的考量，就可以讓設(shè)計(jì)部門根據(jù)你的需求初步制定出設(shè)備的技術(shù)參數(shù)，以此為藍(lán)本，再通過多方比較，修改，最后決定出究竟那種方案符合需求，然后確定下具體詳實(shí)的預(yù)算方案，上報(bào)上級管理部門。

三、聯(lián)系相關(guān)部門，溝通采購方案，組織設(shè)備采購

一旦預(yù)算通過，剩下的就是聯(lián)系學(xué)校采購部門，由他們組織實(shí)施設(shè)備的政府采購工作了。

但是即使是由其他部門代替圖書館來進(jìn)行采購，圖書館也不能做甩手掌柜。還是需要密切關(guān)注設(shè)備采購的進(jìn)展情況，及時(shí)提出自己的觀點(diǎn)和意見，以期保障能夠采購到稱心如意的家具及設(shè)備。

家具及設(shè)備的問題有了定案，也就意味著圖書館的基本布局再無大的變化，在這樣的前提下，就需要考慮圖書館該如何搬遷的問題了。

我館的采購工作，除了鋼制家具是學(xué)校采購的外，其余的木制家具都是由我館自行采購的，這給我們帶來了相當(dāng)大的難題。

在與政府采購中心的工作人員進(jìn)行過N次溝通后，在經(jīng)過與眾多的家具生產(chǎn)廠家溝通索要各種材料后，在自學(xué)了相當(dāng)?shù)膰鴺?biāo)、政策法規(guī)等相關(guān)知識后，我館順利完成了招標(biāo)需求公示的公開招標(biāo)采購的前期準(zhǔn)備工作，為日后的招標(biāo)工作順利進(jìn)行打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、注重細(xì)節(jié)準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)搬遷預(yù)案，避免二次倒架。

從我們調(diào)研過的進(jìn)行過新館搬遷工作的幾家單位來看，基本上都存在著二次倒架的問題。究其緣由，都是前期工作沒有做具體所導(dǎo)致的后果。不僅增加了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，還浪費(fèi)了有限的經(jīng)費(fèi)。

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，圖書館搬遷工作就是這樣。

我的想法是，將新館的書架細(xì)化到每層，統(tǒng)計(jì)出所有的層數(shù)一共是多少。同時(shí)，舊館的書架也是如此進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，這是第一步。

第二步，將新館總層數(shù)除以舊館總層數(shù)，得出一個(gè)相對應(yīng)的系數(shù)。

比如，新館統(tǒng)計(jì)的總層數(shù)是3600層，舊館統(tǒng)計(jì)出來的總層數(shù)是1800層，那么這個(gè)系數(shù)計(jì)算出來就是2.

第三步，根據(jù)這個(gè)系數(shù)，在舊館的層數(shù)上計(jì)算出新館對應(yīng)的層數(shù)，并做上標(biāo)記。新館的書架一旦固定后，就在對應(yīng)的層數(shù)上標(biāo)記上序號。

第四步，安排搬遷人員打包時(shí)，在所打的書捆上按所標(biāo)記的層數(shù)序號書寫清楚。當(dāng)該層書捆需打二捆或三捆時(shí)，可以同層序號加1、加2來表示。

第五步，搬遷到新館后，安排工作人員監(jiān)督指導(dǎo)，嚴(yán)格按書捆序號一一對應(yīng)上到標(biāo)記有序號的新書架層級上。這樣，即使有少量的書捆在脫離工作人員指導(dǎo)和監(jiān)督的情況下擺放錯(cuò)誤，也很容易在其后的深入檢查中被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，倒架工作量相應(yīng)就會(huì)少很多。

總而言之，圖書館的搬遷工作是個(gè)系統(tǒng)工程，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，工作人員精心、認(rèn)真、負(fù)責(zé)才能避免多做無用功，多耗有限時(shí)。

要達(dá)到預(yù)算精準(zhǔn)，布局合理，規(guī)劃有序，搬遷不亂這樣幾個(gè)基本要求，就需要圖書館全員上下一心，需要爭取相關(guān)部門協(xié)調(diào)配合，需要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心重視，需要全面考慮爭取不遺漏任何細(xì)節(jié)方面的問題，需要精心組織好各項(xiàng)預(yù)案，有針對的拿出措施，以保證搬遷工作的高效有序，以避免或減少二次倒架所帶來的人力、物力、財(cái)力上的浪費(fèi)，以減少時(shí)間上的耗費(fèi)，更快地把圖書館的工作恢復(fù)到為讀者服務(wù)的方向上，讓建設(shè)好的新館為黨校的教學(xué)與服務(wù)發(fā)揮出更好更大的作用。