李養(yǎng)崢

摘 要：當(dāng)今社會(huì)在不斷的發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)于辦公室檔案管理工作成為現(xiàn)在必不可少的一項(xiàng)重要工作，隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新的科技不斷地涌現(xiàn)，檔案管理的信息化進(jìn)程也成為發(fā)展中的必然趨勢(shì)，檔案的信息化不僅對(duì)于檔案進(jìn)行管理的效率得到提高，同時(shí)對(duì)于相關(guān)檔案保存的質(zhì)量也具有突破性的發(fā)展，本文通過(guò)對(duì)檔案管理相關(guān)信息的分析與研究，對(duì)于檔案管理信息化過(guò)程中面臨的問(wèn)題進(jìn)行了相關(guān)論述，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的創(chuàng)新對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 創(chuàng)新研究

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）01-00-01

前言

社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展，推進(jìn)了我國(guó)進(jìn)入信息化的進(jìn)程，對(duì)于新時(shí)代對(duì)于檔案管理的工作也有了新的要求，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，因此，就需要進(jìn)行檔案管理的信息化，從而促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。對(duì)于檔案管理的信息化，不僅對(duì)于檔案管理工作的效率得到了很大的提升，對(duì)于檔案管理中成本的投入也最可能的進(jìn)行減少，檔案管理信息化已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理工作進(jìn)行升級(jí)的必備因素。因此為了適應(yīng)我國(guó)信息化時(shí)代的需求，對(duì)于檔案管理進(jìn)行信息化具體應(yīng)該采用什么方法已經(jīng)成我國(guó)必須要解決的問(wèn)題。

一、信息時(shí)代檔案工作的概述

1.檔案管理信息化的概念

所謂的檔案管理信息化，就是在國(guó)家檔案相關(guān)行政部門(mén)統(tǒng)一的規(guī)劃下，將檔案管理的模式由原先的紙質(zhì)檔案為中心轉(zhuǎn)化為運(yùn)用現(xiàn)代的信息科學(xué)技術(shù)將檔案的信息進(jìn)行處置，也就是將檔案管理部門(mén)用現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行裝備，從而使得檔案管理以及利用進(jìn)入現(xiàn)代化進(jìn)程的步伐逐漸加快。

2.檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案管理進(jìn)行信息化的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾方面：（1）信息化檔案管理不是某個(gè)企業(yè)或者部門(mén)可以決定的，是要按照相關(guān)的檔案管理管理部門(mén)制定的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行；（2）不論是政府還是企業(yè)，檔案管理的信息化最主要的標(biāo)志就是由紙質(zhì)檔案存檔轉(zhuǎn)化為電子版的檔案并進(jìn)行存檔；（3）相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔的模式，信息化后檔案管理獲得的最大的優(yōu)勢(shì)就是檔案管理的效率進(jìn)行了最大化的提高[1]。

3.檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)

在進(jìn)行檔案管理信息化進(jìn)程中，最主要的任務(wù)就是對(duì)于現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行利用，從而開(kāi)發(fā)檔案管理的信息資源。在相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行的領(lǐng)導(dǎo)下，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，從而對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化管理培訓(xùn)，從而提高檔案管理工作的效率。

4.檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

對(duì)于檔案管理信息化主要從以下幾方面的內(nèi)容進(jìn)行建設(shè)：

4.1基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。要想使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，就必須要對(duì)信息化使用的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行完善，不論是軟件系統(tǒng)還是硬件設(shè)施，都需要依照科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新進(jìn)行設(shè)備的建設(shè)。檔案管理信息化最終就是為了實(shí)現(xiàn)我國(guó)能夠有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)的目標(biāo)，因此，為了是這一目標(biāo)更快的實(shí)現(xiàn)，最重要的就是進(jìn)行檔案管理信息化所需要的基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行建設(shè)。

4.2標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。對(duì)于檔案管理信息化的建設(shè)，首先要依照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行建設(shè)，其最重要的也是根本的就是對(duì)于建設(shè)過(guò)程中要符合我國(guó)的基本國(guó)情，這就需要我國(guó)的相關(guān)單位進(jìn)行國(guó)情調(diào)研，根據(jù)國(guó)家基本國(guó)情以及實(shí)際需求，建設(shè)一條符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的路。

4.3檔案信息資源建設(shè)。要想確保檔案信息化能夠順利的進(jìn)行，其首要完成的任務(wù)就是對(duì)檔案進(jìn)行信息資源建設(shè)。對(duì)于檔案信息資源建設(shè)，就是將各個(gè)單位的管理信息庫(kù)、數(shù)字檔案和公共檔案信息資源庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一的建設(shè)，這種方法建立的信息庫(kù)對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都是重要的資源。

二、信息化時(shí)代辦公室檔案管理面臨的問(wèn)題

1.規(guī)劃與設(shè)計(jì)落后

檔案管理想要進(jìn)行信息化進(jìn)程，首先要解決的問(wèn)題就是對(duì)于檔案管理信息化的設(shè)計(jì)與規(guī)劃相對(duì)落后。我國(guó)的檔案從生成到管理都是依照戶籍所在地進(jìn)行管理的，受到地域的限制，而在其他的方面例如權(quán)限、規(guī)范方面也存在一定的局限。在這種環(huán)境下，想要形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理方案實(shí)屬不易，而且檔案本身受到記錄人信息的不斷變化，所以設(shè)計(jì)中也存在著不確定性，想要實(shí)現(xiàn)一體化管理更是難上加難。

2.工作的方式落后

對(duì)于檔案的管理，一般的思想就是對(duì)于檔案進(jìn)行收藏，從而對(duì)于檔案實(shí)用性的功能卻容易被忽視。在信息化檔案管理過(guò)程中，這是一份重要的信息資源，應(yīng)更加注重檔案的實(shí)用性，檔案的相關(guān)工作人員應(yīng)該樹(shù)立對(duì)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，從而做到與時(shí)俱進(jìn)的理念。

3.管理的方式落后

檔案管理工作受到傳統(tǒng)管理方式的限制，傳統(tǒng)方法中檔案進(jìn)行存檔都是依賴于檔案管理人員進(jìn)行手工編輯的，對(duì)于這種管理方式，不僅對(duì)于檔案資料歸檔的實(shí)時(shí)性有不利的影響，同時(shí)在進(jìn)行資料使用的時(shí)候，查找起來(lái)也是極其不方便，對(duì)于檔案信息資源的使用率不高。

三、信息化時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新化的對(duì)策

1.創(chuàng)新思想觀念

對(duì)于檔案管理觀念的改變，首先應(yīng)該對(duì)檔案具有的實(shí)用價(jià)值的重視度進(jìn)行提高，讓管理人員明白檔案不僅僅只具有收藏的價(jià)值。信息化時(shí)代不僅對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化，同時(shí)對(duì)于檔案管理人員的觀念也要進(jìn)行同步化，要具有現(xiàn)代化的創(chuàng)新意識(shí)，要讓檔案信息能夠服務(wù)整個(gè)社會(huì)。

2.創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)

對(duì)于檔案信息管理進(jìn)行創(chuàng)新，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提條件就是要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理的方式較落后，手寫(xiě)的檔案存檔記錄對(duì)于檔案信息的利用有不利影響，想要進(jìn)行相關(guān)信息的利用還得到檔案部門(mén)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的查找，而且最后效果也不是很好。在創(chuàng)建好網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)后，就需要根據(jù)更新?tīng)顩r將電子資料進(jìn)行自動(dòng)的上傳與整理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值。

3.加強(qiáng)檔案資料的保密工作

檔案管理的信息化是一把雙刃劍，在提供了便利的同時(shí)也造成了威脅。面對(duì)信息的便利化，使得檔案信息很難進(jìn)行保密，在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的過(guò)程中，可能受到計(jì)算機(jī)軟件或者硬件出現(xiàn)故障導(dǎo)致信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也可能出現(xiàn)計(jì)算機(jī)中病毒而導(dǎo)致信息泄露的情況。因此，對(duì)于檔案資料的保密工作必須要加強(qiáng)。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理必須要順應(yīng)時(shí)代的潮流，發(fā)展信息化檔案管理。對(duì)于檔案管理信息化的過(guò)程中所遇到的問(wèn)題，必須要進(jìn)行解決，并且要跟著時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行創(chuàng)新，并在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上建立全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)用化價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]馬荔.信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].黑龍江科技信息，2015，（34）：129-129.