何玥玥　李夢(mèng)珂

摘 要：隨著國(guó)家的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也隨之日益進(jìn)步，檔案信息的管理工作也有了更高的要求。檔案管理部門(mén)為了更好地提升檔案管理效率掘棄了傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，引進(jìn)了新興信息技術(shù)。針對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)以及容易出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者將例舉出優(yōu)勢(shì)及提出幾點(diǎn)合理化解決問(wèn)題的措施，以供相關(guān)檔案信息工作人員了解。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化管理 安全問(wèn)題 防范

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）01-00-01

前言

相關(guān)信息管理人員在檔案信息化管理工作開(kāi)展的過(guò)程中應(yīng)對(duì)自身工作加以重視，針對(duì)檔案管理方式應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)各個(gè)部門(mén)的工作人員進(jìn)行合理創(chuàng)新，為提升管理效率采取有效的管理措施。與此同時(shí)，為保證檔案信息化管理的發(fā)展性，更要重視其先進(jìn)性，針對(duì)檔案信息化管理過(guò)程中遇到的安全問(wèn)題，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)解決。

一、檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

1.充分利用檔案資源

傳統(tǒng)檔案管理一般都是紙質(zhì)版，工作人員對(duì)檔案復(fù)印歸類細(xì)分后進(jìn)行保存，紙質(zhì)檔案的繁瑣的工作方式和保存方式不僅增加了工作人員的工作量，查詢檔案信息也非常麻煩繁瑣，大大降低了檔案管理的效率。而在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，管理人員摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，實(shí)行起先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方式，檔案查閱人員不受地點(diǎn)和時(shí)間的限制，隨時(shí)隨地在線查閱檔案信息，不僅簡(jiǎn)化了流程，而且也提升了檔案管理的效率。由此可見(jiàn)，檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)在于充分利用了檔案資源[1]。

2.提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理中，查詢一份檔案需要逐一查找，如果不能提供精確的檔案的名稱查詢起來(lái)更是麻煩，所以查找的效率非常低，而且增加了損壞文件的概率。而在數(shù)字化管理方式中就要方便得多，管理人員只需要在計(jì)算機(jī)上輸入相關(guān)的標(biāo)題或者關(guān)鍵詞就可以檢索到要查找的文件資料，不僅縮短了查詢時(shí)間還提高了查詢的準(zhǔn)確率。在管理以及查詢的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)包攬了大部分工作，不僅減輕了工作人員的工作量，也降低了人力成本，同時(shí)大大提升了管理效率。

3.便于信息傳輸共享

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，使用人員一般通過(guò)相關(guān)部門(mén)郵寄或者傳真的方式來(lái)獲取檔案，不僅過(guò)程繁瑣而且不能很快的獲取檔案，為使用人員帶來(lái)了很多不便之處。而信息化檔案管理卻能充分利用信息網(wǎng)絡(luò)的功能，能將檔案信息在短時(shí)間內(nèi)傳輸給使用人員，既節(jié)省了人力與財(cái)力，也提升了傳遞時(shí)間與效率。

二、檔案信息化管理中存在的安全問(wèn)題

1.電子檔案真實(shí)性問(wèn)題

在紙質(zhì)版的檔案管理中，工作人員歸納總結(jié)完檔案，需要領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章之后才能進(jìn)行保存，這種方式確保了檔案的真實(shí)性，但在信息化管理中采用的是電子檔案，管理人員對(duì)于簽字蓋章流程無(wú)法實(shí)現(xiàn)，所以無(wú)法確認(rèn)檔案的真實(shí)性，而且電子檔案復(fù)制性非常強(qiáng)，不法分子復(fù)制檔案真假難辨，檔案的合法性難以保證。對(duì)此情況，管理人員應(yīng)對(duì)存在的安全問(wèn)題全面分析，提出有效的應(yīng)對(duì)方案，保證檔案的管理質(zhì)量[2]。

2.檔案?jìng)鬏敯踩詥?wèn)題

信息化檔案管理充分利用信息網(wǎng)絡(luò)的功能，能將檔案信息在短時(shí)間內(nèi)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸給使用人員，但這在一定程度上影響了傳輸過(guò)程中的安全問(wèn)題，檔案將面臨著被惡意竊取、篡改、偽造等可能，特別是對(duì)與于高度機(jī)密文件信息，管理人員應(yīng)對(duì)這一問(wèn)題提出合理化建議，以保證檔案的安全性。

3.檔案保管安全性問(wèn)題

在電子檔案保存的過(guò)程中會(huì)遇到一些意外的情況影響檔案的保存，如計(jì)算機(jī)硬件或軟件出現(xiàn)問(wèn)題，如工作人員操作失誤，或者是計(jì)算機(jī)使用壽命問(wèn)題等原因，都會(huì)導(dǎo)致檔案受損甚至丟失，所以，管理人員應(yīng)當(dāng)重視檔案保存期間所能遇到的安全問(wèn)題，采取有效的措施避免以及解決問(wèn)題。

4.計(jì)算機(jī)病毒的威脅

在科技發(fā)展迅速的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來(lái)越成熟，但互聯(lián)網(wǎng)具有開(kāi)放性，網(wǎng)絡(luò)中的不安全因素越來(lái)越多，其中最無(wú)可避免的頑疾就是計(jì)算機(jī)病毒。在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中計(jì)算機(jī)面臨著被病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)被病毒入侵極大可能會(huì)使檔案管理系統(tǒng)遭受攻擊，檔案信息將面臨威脅，這將對(duì)檔案管理部門(mén)產(chǎn)生很大的影響。因此，對(duì)于防治計(jì)算機(jī)病毒的問(wèn)題是非常有必要的。

三、檔案信息化管理中應(yīng)對(duì)安全問(wèn)題的策略

1.提高技術(shù)應(yīng)用

1.1采用電子簽章，即利用圖像處理技術(shù)將電子簽名方式轉(zhuǎn)為與紙質(zhì)文件蓋章方式相同的視覺(jué)效果，或者在文字處理軟件中嵌入手寫(xiě)輸入板簽名的方式或借助保密密匙對(duì)文件進(jìn)行加密處理以保證電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。

1.2限定檔案的使用限制，建立或使用檔案輸入相應(yīng)證件信息，并且輸入正確密碼以保證檔案安全性。

1.3對(duì)檔案文件設(shè)置禁止編輯操作，使檔案只能處于查看狀態(tài)，保證了檔案的真實(shí)性。

1.4對(duì)檔案設(shè)置防火墻，監(jiān)控和鑒別進(jìn)出兩個(gè)方向的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，既可以避免無(wú)關(guān)人員對(duì)檔案信息的非法入侵，又可以防止檔案信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)，確保了檔案免受非法侵犯[3]。

1.5對(duì)檔案文件進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止發(fā)生意外導(dǎo)致檔案丟失。

1.6設(shè)置雙密匙瑪加密，發(fā)送檔案過(guò)程中使用公開(kāi)密匙，接受者只有進(jìn)行密文解密才能獲取檔案的內(nèi)容，這保證了傳輸過(guò)程中的安全性問(wèn)題。

2.完全管理制度

針對(duì)檔案信息化管理的過(guò)程中遇到的安全問(wèn)題，解決問(wèn)題只是一部分，更重要的是防止問(wèn)題的發(fā)生，首先應(yīng)對(duì)工作人員的職責(zé)明確劃分，工作人員了解自身職責(zé)重要性，幫助明確自身工作職責(zé)，構(gòu)建完整的管理制度。另外，應(yīng)對(duì)電子檔案嚴(yán)格監(jiān)控，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)審批不得外借。

結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理為管理人員的工作帶來(lái)了巨大的便利，但也帶來(lái)了很大的安全隱患，相關(guān)管理人員應(yīng)該對(duì)自身的工作加以了解以及更加重視，保證對(duì)檔案的管理達(dá)到最高標(biāo)準(zhǔn)，提升自身工作效率。對(duì)于安全問(wèn)題不僅要防護(hù)，還要定期的檢查，以防止發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全隱患，當(dāng)問(wèn)題發(fā)生時(shí)要立即采取措施解決，還要防止下次的發(fā)生。對(duì)于文檔要做好備份，以免發(fā)生意外丟失數(shù)據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]熊偉.檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題探討[J].中國(guó)管理信息化，2016，05（20）：168-169.

[2]陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014，06（12）：250.

[3]李丹娜.淺談人事檔案信息化管理[J].科技資訊，2014，08（05）：211-212.

作者簡(jiǎn)介：何玥玥（1982.9-），女，漢 族，湖北十堰人，助理館員，本科學(xué)歷，研究方向：檔案。