高娟

摘要：事業(yè)單位檔案管理工作具有保密性、公共服務(wù)性等特征，會(huì)受諸多因素的制約，在單位內(nèi)部發(fā)揮著重要的作用，是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理的關(guān)鍵。現(xiàn)階段，事業(yè)單位實(shí)施檔案管理工作時(shí)，面臨諸多問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理的水平，不利于管理工作的有序開(kāi)展，所以要根據(jù)實(shí)際情況采取有效的措施，積極推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；策略

我國(guó)事業(yè)單位在新形勢(shì)背景下獲得了良好的發(fā)展空間，但其也會(huì)受諸多因素的制約，所以對(duì)其檔案管理提出了更新的要求，需要做好檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，加快推進(jìn)新一輪事業(yè)單位的改革工作。對(duì)于事業(yè)單位而言，其檔案管理工作還存在不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范的問(wèn)題，制約檔案管理水平的提高，所以要注重檔案管理工作，采取一系列措施，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述

（一）重要性

檔案形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，旨在客觀記錄歷史情況，屬于確鑿的歷史證件與原始材料，所以做好事業(yè)單位的檔案管理工作顯得尤為重要。首先，對(duì)于事業(yè)單位的檔案材料來(lái)說(shuō)，涵蓋了單位發(fā)展中的總結(jié)與成果，集中體現(xiàn)著單位的科學(xué)管理，通過(guò)應(yīng)用和查詢單位的檔案材料，可為后期內(nèi)部管理提供有力參考。其次，檔案管理不僅是事業(yè)單位發(fā)展和建設(shè)記錄的重要材料，也是職工人生經(jīng)歷的參考資料，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。最后，由于單位檔案具有保密性等特征，可為相關(guān)法律部門提供檔案查詢機(jī)服務(wù)，更好地保障單位權(quán)益，推進(jìn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（二）現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀主要表現(xiàn)為如下幾點(diǎn)：1.重視不足。當(dāng)前很多事業(yè)單位開(kāi)始意識(shí)到檔案管理的重要作用，逐步完善檔案管理工作，使其更好地服務(wù)于自身，但由于各種因素的影響，不能全面、科學(xué)認(rèn)識(shí)檔案管理，不重視檔案管理，無(wú)法做好相關(guān)管理工作，導(dǎo)致檔案孤本、分散等情況，難以符合系統(tǒng)、集中、優(yōu)質(zhì)的社會(huì)檔案利用要求，不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的良性發(fā)展。2.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和法律規(guī)范意識(shí)薄弱。雖然有些事業(yè)單位完善了檔案管理制度，但不能將其落到實(shí)處，組卷沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)范的要求進(jìn)行整理，易造成組卷混亂問(wèn)題；同時(shí)一些單位沒(méi)有按照法定的程序來(lái)尚自銷毀文件材料，或者是沒(méi)有開(kāi)展檔案鑒定等工作。此外，有些事業(yè)單位不能貫徹落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，如《檔案管理辦法》和《檔案法》等，沒(méi)有充分意識(shí)到檔案的優(yōu)勢(shì)，致使檔案管理混亂，難以將工作落實(shí)到位。3.檔案資源開(kāi)發(fā)利用與管理設(shè)施有待加強(qiáng)。部分事業(yè)單位不能將檔案的作用加以發(fā)揮，忽略檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用，只關(guān)注檔案的整理、收集等，片面認(rèn)為檔案不破損、不丟失即可。事業(yè)單位的檔案室?guī)旆肯鄬?duì)簡(jiǎn)陋、空氣污濁，甚至堆放易燃雜物；接待室、辦公室、檔案室未實(shí)現(xiàn)三分開(kāi)，檔案保護(hù)設(shè)置缺乏齊全的配置。4.專業(yè)素質(zhì)低且隊(duì)伍不穩(wěn)定。由于檔案管理工作的專業(yè)性極強(qiáng)，其工作效率取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)，而部分事業(yè)單位對(duì)檔案工作的專業(yè)性加以忽視，導(dǎo)致人員頻繁變動(dòng)，加上人員專業(yè)能力不強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)低等問(wèn)題，這些都在很大程度上制約著工作的有序?qū)嵤?h3> 二、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的策略

第一，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳。為了做好檔案管理工作，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案宣傳，鼓勵(lì)人員積極學(xué)習(xí)與了解檔案法律法律等方式，增強(qiáng)職工及領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，讓其從思想層面意識(shí)到檔案的重要性，推動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)事業(yè)單位要保障檔案管理人員的穩(wěn)定性，要求工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的操作性及實(shí)踐性，擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，大力培養(yǎng)人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)，使其形成為社會(huì)服務(wù)的理念，熟練掌握及靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

第二，加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度。事業(yè)單位要想達(dá)到檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，必須要打破傳統(tǒng)的管理形式與工作理念，形成良好科學(xué)的管理意識(shí)，充分利用資源信息。同時(shí)單位落實(shí)檔案應(yīng)用工作時(shí)，應(yīng)該對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行參考，合理編輯單位實(shí)際發(fā)展情況，進(jìn)而提高單位的知名度，保障不同部門的便利使用，推動(dòng)單位的良性發(fā)展；或者是在檔案管理工作中適當(dāng)滲透現(xiàn)代化設(shè)備，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。除此之外，相關(guān)人員對(duì)檔案資源進(jìn)行使用時(shí)，需要積極完善和優(yōu)化檔案管理制度，進(jìn)一步提高自身的專業(yè)能力及管理水準(zhǔn)，滿足檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理的目標(biāo)。

第三，遵循“以我為主”的立卷歸檔原則。無(wú)序的立卷組合是影響檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理的重要因素，所以在管理工作中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行“以我為主”的立卷歸檔原則，做好相應(yīng)地文書立卷歸檔工作，實(shí)現(xiàn)便捷化的檢索利用、完善化的案卷、最大化的檔案保管利用價(jià)值。當(dāng)然在實(shí)際工作中，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)文件要求，切實(shí)解決好如下問(wèn)題：1.明確立卷歸檔的重點(diǎn)，合理分工立卷，準(zhǔn)確區(qū)分資料和文件，如很多文件資料在形式、內(nèi)容等方面有所相似，這就需要針對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，防止檔案管理的信息冗余及重復(fù)讀，促進(jìn)檔案利用率的提升。2.對(duì)文件立卷歸檔的時(shí)效性進(jìn)行準(zhǔn)確把握，做好現(xiàn)行文件任務(wù)后方可歸檔或立卷，以免出現(xiàn)檔案的無(wú)序管理。3.由于檔案材料是否完整收集關(guān)系到檔案的價(jià)值，而案卷的裝訂質(zhì)量與立卷方法對(duì)檔案管理效果具有重要影響，所以要妥善處理好案卷裝訂質(zhì)量及立卷方法等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

第四，深化檔案改革及管理方式。新形勢(shì)下，事業(yè)單位面臨較大的工作壓力，在檢查、治理和管理的過(guò)程中會(huì)使用以往的檢查數(shù)據(jù)，借助現(xiàn)代化檔案管理的方式，對(duì)以往數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)調(diào)取，促進(jìn)監(jiān)管效率的提升。由于檔案材料類型豐富多樣，單位人員在管理環(huán)節(jié)要維護(hù)檔案資料，通過(guò)數(shù)字化掃描的方式來(lái)備份重要檔案資料，做到妥善保管，節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率，推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)。

第五，依法治檔，明確職責(zé)。事業(yè)單位應(yīng)該依法治檔，構(gòu)建系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理工作制度，保障檔案管理工作按照制度化、程序化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。值得注意的是，完善的機(jī)制和健全的機(jī)構(gòu)是落實(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)，事業(yè)單位只有在內(nèi)部成立綜合檔案室，合理確定檔案人員、檔案室主任、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)其職責(zé)加以明確，根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的具體情況配備人員，形成系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，才能滿足檔案室工作實(shí)際需求。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容，在實(shí)際工作中還存在諸多問(wèn)題，如重視不足、礎(chǔ)業(yè)務(wù)和法律規(guī)范意識(shí)薄弱、檔案資源開(kāi)發(fā)利用與管理設(shè)施有待加強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)低且隊(duì)伍不穩(wěn)定等，影響檔案管理工作的順利實(shí)施。因此事業(yè)單位要從實(shí)際情況出發(fā)，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，遵循“以我為主”的立卷歸檔原則，深化檔案改革及管理方式，依法治檔，明確職責(zé)，從而提高檔案管理的效能，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

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（作者單位：山東省威海市道路運(yùn)輸管理處）