張浩霖

（吉林財(cái)經(jīng)大學(xué)，吉林長春 130117）

1 檔案管理的相關(guān)概念解析

檔案管理，也可以稱之為檔案工作，顧名思義，可以理解為對檔案進(jìn)行有效管理的工作。具體來說，檔案管理，可以說是國家檔案事業(yè)的基本組成部分，主要指的是企事業(yè)單位的檔案室對檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行直接管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。從檔案管理的發(fā)展歷史來看，檔案管理是從簡單管理到復(fù)雜管理從手工管理到計(jì)算機(jī)管理、從經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理，從非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、從封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)逐漸發(fā)展地隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，自動(dòng)化與無紙化辦公等事物逐漸出現(xiàn)，使得檔案管理的模式發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)檔案管理模式給客戶所帶來的服務(wù)就是：客戶需要什么，就提供什么，而當(dāng)代大時(shí)代數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式，會(huì)對檔案用戶的個(gè)體行為進(jìn)行關(guān)注，并分析其客戶檔案利用的需求，從而為客戶帶來的服務(wù)更精細(xì)，更具有差異性。

2 我國傳統(tǒng)高校檔案館管理體制的問題

隨著我國高校對檔案館管理體制要求的進(jìn)一步提高，傳統(tǒng)的高校檔案館管理體制已經(jīng)不能符合現(xiàn)實(shí)中的需要。我國傳統(tǒng)高校檔案館管理體制已經(jīng)延續(xù)了較長的年限，該體制并沒隨著我國高校檔案館管理工作的實(shí)際需要而做出相依地調(diào)整，而且在近兩年的研究中可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)高校檔案館管理體制中的問題越來越凸顯出來。

2.1 高校檔案館管理體制老套

高校檔案館管理體制是指檔案館管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)以及其組成方式，也就是研究應(yīng)該使用什么樣組織類型的形式并且怎么樣才能夠?qū)⑦@些組織類型的形式最有效地結(jié)合成為一個(gè)合理、科學(xué)的有機(jī)系統(tǒng)，并且用什么樣的技術(shù)、方法或者手段來實(shí)現(xiàn)高校檔案館管理的既定任務(wù)和最終目的。換句話來說就是:高校檔案館管理的體制是規(guī)定檔案館在各個(gè)方面的管理權(quán)范圍、權(quán)限職責(zé)、利益團(tuán)體及其相互關(guān)系的基本準(zhǔn)則。但是，由于現(xiàn)行的高校檔案館管理體制并沒有根據(jù)人們的實(shí)際需要而做出調(diào)整，所以，管理體制老套的問題已經(jīng)持續(xù)了很長的時(shí)間。體制的合理與否直接決定了高校檔案館管理工作能否順利地開展、進(jìn)行，所以，必須對現(xiàn)有的管理體制進(jìn)行改進(jìn)、創(chuàng)新，保證該體制能夠保持“鮮活的生命”，使其能隨時(shí)根據(jù)實(shí)際地需要而做出相應(yīng)地改變。

2.2 高校檔案館管理體制的設(shè)置不合理

高效檔案館管理體制的設(shè)置中最核心的內(nèi)容是對高校檔案館管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的強(qiáng)弱直接影響到檔案館管理效率的高低以及其效能的大小，在高校檔案館的整個(gè)管理中起著決定性作用。但是，現(xiàn)階段，我國高校檔案館管理體制設(shè)置不合理的情況時(shí)有發(fā)生，管理體制設(shè)置不合理讓一些檔案館的工作人員工作積極性不高，使檔案館的工作中出現(xiàn)問題的幾率升高，一方面沒有發(fā)揮出檔案館管理在高校中的作用，另一方面也使得部分檔案館工作人員經(jīng)常消極怠工，懶散地工作，不利于檔案館健康的發(fā)展。

2.3 高校檔案館管理體制不健全

制定管理制度從某種意義上講，是高校檔案館的一項(xiàng)“立法”工作。好的“法”會(huì)促進(jìn)檔案館管理水平不斷提高，而壞的“法”就會(huì)給檔案館帶來很多的麻煩。高校檔案館管理體制不健全，就不可避免地會(huì)造成壞“法”的產(chǎn)生。這就需要高校相關(guān)部分能夠充分地意識到檔案館管理制度不健全可能會(huì)帶來的不良影響，并且要最大程度上解決管理體制不健全的問題。體制不健全給高校檔案館管理工作帶來很多的麻煩，不僅會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)混亂，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任不夠明確，而且這些管理體制并不能讓檔案館員工心悅誠服地接受，甚至讓部分的員工產(chǎn)生抵觸的心理，不利于檔案室管理工作的開展。

3 探析我國高校檔案館管理體制的創(chuàng)新實(shí)施策略

高校檔案館管理工作是學(xué)校的重點(diǎn)工作之一，高校的檔案館管理錯(cuò)綜復(fù)雜，傳統(tǒng)的高校檔案館管理體制存在缺陷，使得檔案館管理工作存在一些不足之處，沒有很好地發(fā)揮出檔案館管理工作的真正作用，同時(shí)也不利于高校的進(jìn)一步發(fā)展，所以要想使得高校檔案館管理工作更科學(xué)、有效地進(jìn)行，就必須對現(xiàn)有的檔案館管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，從根本上解決高校傳統(tǒng)檔案館管理體制上的問題。

3.1 規(guī)范高校檔案館管理體制制定過程

要打破檔案館檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，而且讓管理體制更有效地發(fā)揮作用，首先要規(guī)范高校檔案館管理體制的制定過程。在制定相應(yīng)地管理體制時(shí)，要盡可能多地聽取檔案館管理人員的建議，讓他們真正地成為體制制定的參與者，而不是僅僅的作為體制的遵守者。體制制定要盡量做到“人性化”，對不合理、不科學(xué)地體制內(nèi)容要堅(jiān)決摒棄，讓每個(gè)工作人員都能夠自覺地遵守高校檔案館管理體制。

3.2 制定的體制要符合實(shí)際的需要

高校檔案館管理體制的制定，一方面是幫助規(guī)范相關(guān)管理人員的行為，讓他們能夠明確自己的工作任務(wù)和目標(biāo)，另一方面也能在工作出現(xiàn)問題時(shí)對相關(guān)人員的懲處做到“有法可依”，讓接受懲罰的人心服口服。當(dāng)然，無論最后制定的管理體制是什么樣的，要遵守的基本原則是要符合高校檔案館管理工作是實(shí)現(xiàn)需要，不能符合現(xiàn)實(shí)需要的管理體制是沒有任何意義的，對于高校、工作人員來說如同虛設(shè)，發(fā)揮不出管理體制應(yīng)該發(fā)揮的作用。

3.3 體制要保持活性

傳統(tǒng)的管理體制沒有隨著高校檔案館管理工作的實(shí)際需要而做出相應(yīng)地改變，所以隨著檔案管理工作越來越復(fù)雜化，該管理體制已經(jīng)越來越不能滿足實(shí)際的需要，最終被人們所淘汰。而要符合我國高校檔案館管理體制的創(chuàng)新要求，首先要使得制定出的管理體制保持其應(yīng)有的 “生命活性”，而保持其活性的最好做法是，讓相應(yīng)的高校檔案館管理體制制定者能根據(jù)高校檔案館管理工作的實(shí)際需要隨時(shí)地進(jìn)行調(diào)整。只有人為地賦予其活性，它才能真正地隨著高校檔案館管理工作的開展而逐漸地成長。

總而言之，我國高校傳統(tǒng)的檔案館管理體制存在一些不足，所以要對我國高校檔案館管理體制進(jìn)行創(chuàng)新。為此，首先從源頭改變，即規(guī)范高校檔案館管理體制制定過程，保證體制本身的科學(xué)性、合理性；其次，要使制定的體制符合實(shí)際的需要，讓制定的體制能真正地在實(shí)際工作中發(fā)揮出效力；最后，要使制定出的體制保持其活性，也就是要讓體制能夠根據(jù)實(shí)際的需要人為的做出相應(yīng)的調(diào)整。

4 結(jié)語

高校檔案管理工作作為高校管理工作的重要內(nèi)容，它所具有的作用是不可小覷的。時(shí)代在發(fā)展，人類在進(jìn)步，我們的管理必須跟上時(shí)代的潮流才能真正發(fā)揮其作用。從今天的眼光與視角來看傳統(tǒng)的檔案管理體制，會(huì)發(fā)現(xiàn)它存在很多的問題，如管理體制具有不完善性，其設(shè)置不合理并且較為老套等。由此看來，傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)無法滿足當(dāng)前高校的發(fā)展需要，不能與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。因此，創(chuàng)新高校檔案館管理體制勢在必得。