黃 靜

（上海青浦區(qū)中醫(yī)醫(yī)院，上海 201799）

在傳統(tǒng)文化檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)實(shí)效性問題與信息數(shù)據(jù)管理問題，不能保證文書檔案內(nèi)容管理工作效果，難以協(xié)調(diào)各方面工作之間的關(guān)系。因此，在信息化背景之下，需針對檔案文書的管理方式進(jìn)行合理創(chuàng)新，遵循現(xiàn)代化的創(chuàng)新管理原則，全面提升整體工作效率與質(zhì)量。

1 傳統(tǒng)檔案文書管理問題分析

在傳統(tǒng)檔案文書管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些工作問題，不能保證管理工作效果，難以創(chuàng)建現(xiàn)代化與多元化的管理機(jī)制，嚴(yán)重影響各方面工作效果。具體問題表現(xiàn)為：

1.1 實(shí)效性問題

在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，使用者需到現(xiàn)場進(jìn)行借閱，在查閱文件的時(shí)候，會(huì)耗費(fèi)很長時(shí)間，也會(huì)浪費(fèi)很多的人力資源。且部分文檔的數(shù)量有限，借閱者需要排隊(duì)等候文獻(xiàn)，導(dǎo)致文檔使用實(shí)效性降低，不能滿足當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展需求。

1.2 文件內(nèi)容不完全

很多檔案文書資料收集者在實(shí)際工作中，會(huì)根據(jù)自己的喜好進(jìn)行收集，存在一定的片面性問題，不能滿足當(dāng)前的受眾需求。且在借閱文件的時(shí)候，借閱者需要通過其他渠道獲取資料，浪費(fèi)很多時(shí)間與精力。

1.3 檔案文書的管理工作較為復(fù)雜

對于檔案文書而言，在實(shí)際管理的過程中，管理內(nèi)容較為復(fù)雜，不能保證整體管理工作效果與質(zhì)量，在一定程度上，會(huì)導(dǎo)致檔案文書的管理工作效率降低。通常情況下，在借閱檔案與歸還的時(shí)候，都需要進(jìn)行登記，并且檔案的格式不同，與企業(yè)公文格式存在差異，管理人員如果沒有掌握專業(yè)知識(shí)，將會(huì)導(dǎo)致檔案文書管理工作水平降低，不能滿足當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展需求。

1.4 檔案文書很容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象

在檔案文書實(shí)際管理期間，多為紙質(zhì)的載體，在長時(shí)間儲(chǔ)存期間，會(huì)受到借閱與管理等工作的影響，出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，不能保證文書資料內(nèi)容的全面性，甚至影響檔案文書使用可靠性。同時(shí)，在管理期間，工作人員未能樹立正確觀念，沒有針對紙張檔案內(nèi)容進(jìn)行合理的管理與控制，嚴(yán)重影響檔案文書內(nèi)容的合理保管與使用。

2 檔案文書信息化分析

在信息化背景之下，檔案文書管理工作存在很多優(yōu)勢，但是還是會(huì)出現(xiàn)缺陷問題，不能保證檔案文書的管理效果，嚴(yán)重影響各方面工作的合理性與可靠性，具體優(yōu)劣情況表現(xiàn)為：

2.1 優(yōu)勢分析

檔案文書管理期間實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)工作，有利于提升整體辦公效率，保證管理工作效果。

第一，能夠提升辦公工作效率。在使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的過程中，可以創(chuàng)建快捷的辦公軟件系統(tǒng)，提升整體工作效率。在查詢資料的時(shí)候，只需要在搜索欄中輸入關(guān)鍵詞，就可以查詢到需要的資料，不需要借閱者到管理部門索取。且檔案管理人員可以集中開展收集工作，保證檔案文書字跡的公正性，并在規(guī)范化管理的過程中，節(jié)省工作時(shí)間與成本，促進(jìn)信息系統(tǒng)的合理運(yùn)行與使用。

第二，可以提升檔案文書內(nèi)容使用效率。在計(jì)算機(jī)管理的過程中，借閱者只需要利用信息系統(tǒng)查詢文件，不需要排隊(duì)等候。且借閱的文檔屬于電腦的文件形式，可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行查詢，并了解歸還情況，提升借閱便利性，保證文書的閱讀效果。

第三，能夠提高檔案文書穩(wěn)定性。在使用電子文件方式對文書內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)的過程中，由于其中的形式較為豐富，存儲(chǔ)量較大，可以提升工作便利性，完善管理與操作形式。且在管理中使用硬盤等存儲(chǔ)方式，有利于提升檔案的穩(wěn)定性，不容易出現(xiàn)破壞的現(xiàn)象，保證工作效果。

第四，提升管理工作效率。在使用信息化檔案文書管理方式之后，可以減少工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并保證檔案管理工作效率，在計(jì)算機(jī)中統(tǒng)一存儲(chǔ)方式，只需要管理人員具備一定的技術(shù)能力就可以進(jìn)行操作[1]。

2.2 缺陷分析

在信息化檔案文書管理工作中存在很多缺陷問題，不能確保整體管理工作效果，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的問題。首先，信息化管理方式對于工作人員提出了很高要求，必須保證掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)能力，并提升綜合素養(yǎng)，在一定程度上可以更好的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。其次，網(wǎng)絡(luò)中的檔案文書數(shù)據(jù)信息很容易出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，如果沒有做好系統(tǒng)的防護(hù)工作，會(huì)為不法人員篡改檔案內(nèi)容留有機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案文書數(shù)據(jù)信息的真實(shí)度降低。最后，在使用信息化檔案文書管理方式期間，很容易出現(xiàn)部門之間的協(xié)作與溝通問題，如果管理部門未能樹立正確觀念，沒有與其他部門之間相互合作與交流，將會(huì)導(dǎo)致檔案文書管理工作效率降低，不能滿足當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展需求[2]。

3 信息化背景下創(chuàng)新檔案文書管理方式分析

在信息化背景之下，需針對檔案文書管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，樹立正確觀念，加大整體管理工作力度，協(xié)調(diào)各方面工作之間的關(guān)系，以便于營造良好的檔案文書管理氛圍與環(huán)境，全面提升整體工作效果。具體措施為：

3.1 建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

為了更好的使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)針對檔案文書進(jìn)行管理，需建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，在人才的支持下提升檔案文書管理工作效率與水平。首先，需聘用專業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才，要求工作人員具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，可合理的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，并針對檔案文書進(jìn)行管理。其次，需針對工作人員進(jìn)行階段性專業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，使得工作人員掌握文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理方式，并針對硬件系統(tǒng)與軟件系統(tǒng)進(jìn)行合理維護(hù)，靈活的使用基礎(chǔ)設(shè)施，確保在時(shí)代發(fā)展中，遵循與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)原則。最后，需培養(yǎng)工作人員的自主學(xué)習(xí)能力，使其跟隨時(shí)代的潮流學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，以便于在工作中合理使用信息技術(shù)方式，提升檔案文書管理工作效果與質(zhì)量，滿足當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展需求[3]。

3.2 促進(jìn)各個(gè)部門之間的交流

為了更好的使用信息技術(shù)開展檔案文書管理工作，需促進(jìn)各個(gè)部門之間的合作與交流，在集體工作中，形成凝聚力與團(tuán)結(jié)力，以便于開展檔案文書的管理工作。首先，需樹立正確的合作交流觀念，加強(qiáng)各個(gè)部門對檔案文書的重視力度，使其在實(shí)際工作中，養(yǎng)成良好習(xí)慣，更好的開展管理工作。其次，在各個(gè)部門相互交流期間，還需做好學(xué)習(xí)與合作工作，創(chuàng)建合理的管理機(jī)制，保證合作的長效化與先進(jìn)性[4]。

3.3 網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外部的隔離措施

為了保證檔案文件信息化管理的安全性，需針對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外部進(jìn)行嚴(yán)格的管理，合理設(shè)計(jì)物理隔離層，確保提升管理效果。對于物理隔離層而言，主要針對網(wǎng)絡(luò)安全性進(jìn)行防護(hù)，通常情況下，可以在第一層保護(hù)結(jié)構(gòu)中設(shè)計(jì)路由器，過濾或是屏蔽IP地址，然后選擇一些地址進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。在第二層保護(hù)結(jié)構(gòu)中需合理設(shè)計(jì)防火墻系統(tǒng)，在防火墻認(rèn)證的情況下，能夠過濾網(wǎng)絡(luò)中的不安全數(shù)據(jù)信息，阻止網(wǎng)絡(luò)不良行為，并封堵一些禁止的業(yè)務(wù)。在此期間，還可以利用防火墻更好的記錄數(shù)據(jù)信息與內(nèi)容，合理檢測網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，并在告警之后采取合理措施解決問題，創(chuàng)建安全防護(hù)系統(tǒng)，保證各方面管理工作的可靠性與有效性，滿足當(dāng)前的工作要求[5]。

3.4 規(guī)范管理平臺(tái)

當(dāng)前一些部門在檔案文件信息化管理期間，已經(jīng)初步創(chuàng)設(shè)了管理平臺(tái)，但是存在規(guī)范化問題。因此，需針對管理平臺(tái)的規(guī)范化與系統(tǒng)化水平進(jìn)行嚴(yán)格控制，加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)力度，合理使用信息技術(shù)方式進(jìn)行管理。在此期間，還需創(chuàng)建因地制宜的管理機(jī)制，根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案文書的管理要求與具體內(nèi)容實(shí)現(xiàn)管理目的，并營造良好的工作氛圍，在先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，更好的完成當(dāng)前檔案文書管理工作任務(wù)[6]。

4 結(jié)語

在信息化背景之下，檔案文書管理工作受到廣泛關(guān)注，為了更好的對檔案文書準(zhǔn)確性與可靠性進(jìn)行管理，為借閱者提供高質(zhì)量服務(wù)，需創(chuàng)建專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并在合理管理與協(xié)調(diào)的情況下，保證檔案文書內(nèi)容完整性與安全性，滿足當(dāng)前的工作要求。

[1] 吳梅.企業(yè)文書檔案信息化管理的研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(23):57.

[2] 韋華.淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].卷宗,2016(9):24-25.

[3] 嚴(yán)勁芬.淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(5):127.

[4] 周晶.論述文書檔案信息化管理的利與弊[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(20):94.

[5] 李曉敏.信息化背景下創(chuàng)新檔案文書管理的措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(3):105.

[6] 朱大志.論檔案文書管理的數(shù)字化進(jìn)程[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐,2016(4):211.