王玉紅，車曉軒，童曉風

（1.浙江大學海洋學院，浙江舟山 316000；2.浙江海洋大學，浙江舟山 316000）

隨著大數據時代的到來，在高校檔案工作中紙質檔案數字化將變得更為重要。檔案數字化建設是檔案信息化建設，檔案事業(yè)科技化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，也是進一步推進高校檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展重要基礎。伴隨著網絡線上技術的發(fā)展，電子文檔、檔案網站、數字檔案館噴涌而現(xiàn)，數字化浪潮所改變的是傳統(tǒng)檔案工作的模式，檔案資源現(xiàn)代化建設已經逐步成為歷史必然。對高校檔案數字化進行深度研究對推進我國檔案數字化進程具有重要意義。

1 檔案數字化進程概述

世界檔案事業(yè)發(fā)展中檔案數字化由社會經濟較為發(fā)達的英國，美國作為領頭羊。西方國家檔案數字化的推進主要依賴于其先進的科學技術和充分的研究。我國近年來隨著社會經濟不斷發(fā)展，網絡信息技術及檔案科學研究的不斷進步，檔案資源數字化也逐步作為檔案事業(yè)發(fā)展中重要的建設性課題。

就全國檔案數字化而言，其首次出現(xiàn)在國家性指導文件上是在2000年12月，國家檔案館制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中，提出要“加快檔案現(xiàn)代化進程，加快現(xiàn)有檔案數字化進程”，并明確規(guī)定在北京、天津、遼寧、陜西、青島等地開展檔案工作應用數字化和網絡化技術的試點。在這一指導方針出臺后，我國檔案數字化也開啟了神秘的面紗。在接下來的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》（2006年）、《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》（2011年），都進一步提出加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規(guī)劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理等檔案數字信息化的建設目標[1]。在2016年8月國家檔案局印發(fā)的 《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中已經明確我國檔案信數字息化建設初具規(guī)模。初步建成以局域網、政務網、因特網為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎數據庫、檔案利用平臺、檔案網站信息發(fā)布為基礎的檔案信息化體系。并且制定了在下一階段中全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升的發(fā)展目標。我國的檔案學術研究在世界上始終名列前茅，伴隨著我國先進技術的提升，我國的檔案事業(yè)數字信息化建設也必將位居世界先進水平。

目前,我國檔案數字化程度發(fā)展較好浙江省，在2009年發(fā)布 《浙江省機關數字檔案室建設規(guī)范 （試行）》（浙檔發(fā) 〔2009〕55號）提出為加強和規(guī)范浙江省機關數字檔案室建設，加快機關檔案信息化進程，推動浙江省檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出指導和規(guī)范。目前，浙江省各機關單位檔案數字化建設基本達標，能夠完成線下收集，線上檢索利用。在浙江省檔案數字信息化建設中高校單位始終走在前列。尤其以浙江大學為首，其目前已經形成收集、整理、鑒定、編目、上架、保管、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)全部數字化程序完成，并且浙江大學擁有自己開發(fā)的電子檔案信息平臺。浙江海洋大學校內全部檔案（永久與長期部分）完成數字化掃描錄入，行政黨群類文件按照“一文一件”收集整理，其他檔案分為部門檔案、檔案館（成品庫）、檔案暫存庫等。浙江海洋大學電子檔案分類明確，查找簡捷，數據利用廣泛，已經初步達到檔案數字信息化建設目標。由此可見，在我國檔案數字化建設過程中，高校對推動整體檔案信息化發(fā)展具有重要的作用。

2 高校檔案數字化的意義

2.1 提高效率，便捷服務

高校檔案數字化將豐富多樣的檔案資源由紙質變?yōu)閿祿M行儲存，通過網絡進行檢索查詢提高了工作效率，改變了傳統(tǒng)的檔案操作模式，有利于提高檔案信息資源的利用率，促進檔案資源多元化使用。數字化的檔案打破了傳統(tǒng)的高校檔案檢索查詢過程中受到時間、地點等因素的影響，可以更加便利、快速、有效地進行檔案利用活動。

2.2 便于保存，合理共享

高校檔案的數字化變革有利于延長檔案原件的存儲時間，降低因丟失和損毀而造成的風險。尤其是高校檔案中學生信息類檔案一般保存期限均為永久，且近年來查詢量不斷增加，檔案數字化以后大大降低了人工入庫查詢中對檔案原件多造成的損壞，只需網上查詢打印即可。高校檔案的數字化能夠打破地區(qū)，行業(yè)及檔案類型的阻礙，可以通過線上檔案共享，進一步提升檔案工作的服務水平。

2.3 推動全國檔案數字化進程

高等院校是培養(yǎng)為國家輸送人才的橋頭堡，是科學進步的排頭兵，是新形勢下推動現(xiàn)代化發(fā)展的孵化器。所以，高校檔案數字化推進速度越快對我國整體的檔案數字信息化建設的目標必將進一步加快。并且，高校是為我國檔案數字化建設提供技術支持，市場實踐的重要戰(zhàn)略環(huán)節(jié)，是目前推動我國數字化進程的最重要環(huán)節(jié)之一。

3 高校檔案數字化存在的問題

3.1 高校資金短缺制約檔案數字化變革

我國高等院校資金短缺問題已是人盡皆知的 “秘密”，尤其是在目前上級財政撥款增長乏力，學生收費難以提升，社會金融機構融資風險奇高[2]的一系列問題都嚴重制約高校解決資金問題。檔案數字化建設需要投入大量的人力、物力、財力，其中財力是唯一保障。但是檔案部門就一般單位而言均被認為是 “弱勢群體”，所以在檔案工作由傳統(tǒng)方式向數字信息化變革的過程中受到資金匱乏的問題較為嚴重。設施設備落后，檔案庫房狹小失修，缺乏防盜防塵防火設施等一系列問題都將制約高校檔案數字化的進程。

3.2 高校檔案專業(yè)人才缺乏

目前我國高校檔案工作人員結構不容樂觀。各大院校機構繁復，檔案內容形式繁雜，而檔案館（室）專業(yè)工作人員嚴重不足，一般情況各部門及二級學院均有兼職檔案人員，且數量龐大。兼職檔案人員的非專業(yè)性及更換頻繁造成了業(yè)務水平持續(xù)低下，使得專業(yè)檔案人員疲于應付工作。高校檔案工作人員招收困難，“清水衙門”成為廣泛的誤解，使得大家紛紛避之而不入。而“板凳一坐冷十年”的傳統(tǒng)守舊思想使得很多的檔案專業(yè)人員急于逃出這個群體，造成專業(yè)人才流失。這些錯誤極端的思想對檔案數字信息化建設造成了嚴重影響。新時期的檔案工作是充滿活力，充滿挑戰(zhàn)的，相信在不久的將來高校檔案人才結構有望得到改善。

3.3 高校檔案性質特殊，體系建設有難度

如上文所述，高校內機構設置繁復，檔案人員結構不一，教學檔案、行政檔案、科研檔案等各類檔案多種多樣。并且隨著學校發(fā)展，專業(yè)和課程設置變動大，科研項目申請年均不同等各類情況造成高校檔案具有多樣性、分散性和不確定性[3]的特點。這些特點將制約檔案工作體系的建設，對數字化過程中的收集、整理和入庫都將造成較大難度。

4 結語

綜上所述，在頂層設計層面而言我國對檔案數字化建設非常重視，也形成了全面發(fā)展快速推動的態(tài)勢。在實踐層面而言我國高校檔案數字化建設對推動全國檔案數字化進行有著重要的意義，但是高校檔案的數字化過程中還存在著較多，較為棘手的問題。在未來的檔案事業(yè)實踐工作中必須充分認識到高校檔案工作的重要性，加強檔案資金投入，合理化人員結構，拓寬數字化檔案建設途徑，才能夠將真正實現(xiàn)推動全國檔案數字化進程的目標。