康翔宇

【摘 要】 會計憑證整理是困擾各企業(yè)財務(wù)公司多年的頑疾。盡管業(yè)內(nèi)各公司在近年來多次優(yōu)化憑證整理流程，在解決“業(yè)務(wù)單據(jù)短缺”和“單據(jù)跨部門傳遞”等突出問題上取得了明顯的成效，但同時也增加了憑證經(jīng)手人員的工作量。這使得原本就因為近年結(jié)算業(yè)務(wù)量激增而導(dǎo)致的會計憑證管理在收集、整理與歸檔各方面的問題與現(xiàn)有客觀條件不匹配所產(chǎn)生的矛盾更加突出。本文就如何在符合《會計檔案管理辦法》及《會計基礎(chǔ)規(guī)范》的基礎(chǔ)上，提升財務(wù)公司結(jié)算會計憑證管理的效率與質(zhì)量，并合理降低工作量做出探究。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)公司；會計憑證

一、 會計憑證的整理及保管期限

會計憑證是會計中最早形成的原始材料，是會計賬簿、會計報表形成的基礎(chǔ)，也是會計工作的原始依據(jù)。按照2016年1月1日起施行的最新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計憑證類的保管期限是30年。會計憑證包括：自制原始憑證、外來原始憑證、記賬憑證（收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證）、銀行對賬單以及銀行余額調(diào)節(jié)表等。

由于結(jié)算的業(yè)務(wù)性質(zhì)，結(jié)算相關(guān)的會計憑證每天都在大量產(chǎn)生。一般來講，結(jié)算部的經(jīng)辦和會計人員會將當(dāng)天經(jīng)手的憑證進行初步整理，內(nèi)容包括憑證及附件，附件一般指相關(guān)的票據(jù)、文件等，然后每月進行裝訂，并將裝訂好的憑證按時間妥善保管歸檔。

二、 會計憑證整理管理中存在的問題

企業(yè)財務(wù)公司結(jié)算部會計憑證管理主要包括原始資料收集、整理及歸檔三個環(huán)節(jié)，其中憑證的收集和整理兩個環(huán)節(jié)是當(dāng)前結(jié)算部會計管理工作中矛盾最為突出的兩點。這不僅影響著結(jié)算憑證管理的質(zhì)量和效率，也經(jīng)常由此引發(fā)一些不必要的摩擦，在無形中增加了結(jié)算部的管理成本。矛盾具體體現(xiàn)在以下兩個方面：

1.憑證的收集環(huán)節(jié)

信貸單據(jù)原件傳遞滯后，使得結(jié)算會計憑證難以做到及時、完整的裝訂。以某企業(yè)財務(wù)公司為例，該公司貸款業(yè)務(wù)的放款、還款按照管理規(guī)定是要以加蓋成員單位預(yù)留印鑒的紙質(zhì)憑證作為附件。但成員單位遍布全國，地理的因素使得憑證的傳遞與網(wǎng)銀指令處理無法同步執(zhí)行。但在業(yè)務(wù)優(yōu)先的原則下，經(jīng)辦人員只能先暫時以憑證的傳真或掃描件代替，之后再根據(jù)業(yè)務(wù)部門補送的無順序原始單據(jù)原件中反復(fù)查找，并替換掃描件。這種操作方法不僅增加了憑證整理經(jīng)手人員的工作量，同時也增大了憑證錯放、漏放與遺失的風(fēng)險。并且，跨部門反復(fù)催要、交接憑證時也容易發(fā)生不必要的摩擦與口角。

2.憑證的整理環(huán)節(jié)

結(jié)算業(yè)務(wù)量大，原始憑證附件多。以某財務(wù)公司為例，該財務(wù)公司去年全年發(fā)生業(yè)務(wù)交易筆數(shù)79，829筆，其中27，647筆需要落地處理。一般需落地處理的指令形成的，達(dá)到可裝訂狀態(tài)的會計包括以下6個部分：

（1）會計記賬憑證（使用SAP系統(tǒng)打印出的記賬憑證）。

（2）當(dāng)天的交易記錄明細(xì)賬（該企業(yè)資金系統(tǒng)生成的匯總當(dāng)天所有聯(lián)動賬戶處理的交易信息，其中包含交易編號和SAP會計憑證編號等信息的核心記錄）。

（3）網(wǎng)銀匯總指令審批單（付款、通知存款和定期存款等業(yè)務(wù)的匯總，體現(xiàn)制度規(guī)定的審批流的載體）。

（4） 電子轉(zhuǎn)賬憑證（由該財務(wù)公司資金系統(tǒng)自動生成的，經(jīng)手人員打印的，只在該財務(wù)公司保管的交易記錄）。

（5）銀行回單（企業(yè)通過銀行發(fā)生業(yè)務(wù)往來和款項收支的單據(jù)）。

（6）業(yè)務(wù)單據(jù)（包括成員單位借款、還款單據(jù)和內(nèi)部轉(zhuǎn)賬憑證等）。

業(yè)務(wù)量大加上每筆業(yè)務(wù)產(chǎn)生的單據(jù)多，使得這些會計憑證的紙張合計數(shù)在6萬張左右。數(shù)量巨大的單據(jù)使得這些憑證不僅在簽字、打印、粘貼、核對、整理及保管階段需要耗費大量的人力物力與時間。并且，當(dāng)任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題或者需要查閱某一筆記錄時，都要經(jīng)手人員從大量的憑證中翻閱查找、替換，這既降低了工作效率，也增加了管理成本。

三、結(jié)算會計憑證管理的建議

1.能以電子形式保存的會計盡量以電子形式保存

根據(jù)財政部2014年下發(fā)的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的規(guī)定和2016年1月1日起實施的新修訂的《會計檔案管理辦法》第八條明確規(guī)定：同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成會計：

（1） 形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。

（2）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（3）使用的電子管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計，符合電子的長期保管要求，并建立了電子會計與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計的檢索關(guān)系。

（4）采取有效措施，防止電子會計被篡改。

（5）建立電子會計備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（6）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計。

因此，能以電子形式保存的會計盡量以電子形式保存是符合相關(guān)監(jiān)管規(guī)定的。如果各企業(yè)財務(wù)公司可以做到這點，將極大減輕結(jié)算部門憑證整理的工作負(fù)擔(dān)，這具體體現(xiàn)在：將可以不單獨打印出的電子轉(zhuǎn)賬憑證轉(zhuǎn)為電子管理，不僅可以節(jié)約大量的工作時間，而且可以降低管理成本。優(yōu)點具體體現(xiàn)在以下兩點：一是綠色環(huán)保，這樣做不僅可以節(jié)省大量打印紙張，而且可以大幅減少憑證保管占用的空間；二是省時省力，經(jīng)手人員不需要再將單獨打印出的憑證一一粘貼核對，而轉(zhuǎn)為電子保存的憑證在存儲時也不再費時費力，在查找時也降低了因憑證抽閱、查找、后續(xù)審批等程序?qū)е碌臅r間耗費。

2.信貸業(yè)務(wù)憑證

以打印的經(jīng)線上審批形成的收、發(fā)憑證作為會計裝訂，同時將成員單位寄回的加蓋預(yù)留印鑒的放款、還款通知單妥善保存，但不再作為憑證附件裝訂。從合規(guī)角度講，根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的精神，結(jié)算部門自主打印以業(yè)務(wù)部門提交，并經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批通過的加蓋財務(wù)公司電子專用章的憑證作為會計原始憑證是符合相關(guān)規(guī)定的。并且，業(yè)內(nèi)也有少數(shù)公司開始采用這種方法。

以經(jīng)線上審批自主打印的憑證作為原始憑證，不僅可以有效降低工作量，還可以降低相應(yīng)的風(fēng)險，這具體表現(xiàn)在：

（1）減少重復(fù)工作：因為憑證傳遞的時效性問題，在原先的模式下，相關(guān)經(jīng)手人員經(jīng)常需要將憑證中的掃描件替換為延時傳遞過來的原件。在新模式下，相關(guān)經(jīng)手人員不再需要將已經(jīng)整理過的憑證再進行原件的替換。這樣做不僅節(jié)約了憑證整理的時間，也降低了憑證錯放、漏放的風(fēng)險。

（2）避免單據(jù)遺失：避免單據(jù)遺失：結(jié)算部門以經(jīng)線上審批自主打印的憑證作為原始單據(jù)，兩部門以唯一的憑證編號作為連接，這樣不僅可以減少在憑證交接過程中可能出現(xiàn)的責(zé)任不清，相互推諉等現(xiàn)象，而且可以使得兩部門各自的憑證管理現(xiàn)成閉環(huán)，有利于加強管理，降低風(fēng)險。

當(dāng)前，企業(yè)財務(wù)公司結(jié)算部門會計整理工作是結(jié)算部占用時間最多，成效最不明顯的工作之一。在電子信息高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今時代，如何在合規(guī)的前提下利用電子信息手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)手段進行結(jié)算會計憑證整理，將是接下來的一個重要課題。endprint