鐘國煉

[摘 要]合同管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，也是管理鏈中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)要把握前期采購、合同談判、合同簽訂和合同履行“四個(gè)不”思維，即采購不誤時(shí)間、談判不流形式、簽訂不留死角、履行不留余地，加強(qiáng)過程管理，做細(xì)工作，形成規(guī)范。

[關(guān)鍵詞]合同管理；合同履行；規(guī)范

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.052

[中圖分類號(hào)]F272 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）24-0-02

1 采購不誤時(shí)間

無論是招標(biāo)還是非招標(biāo)（詢價(jià)、單一來源、競(jìng)爭(zhēng)性談判）等方式進(jìn)行采購，采購需求部門都要認(rèn)真把好技術(shù)文件編制關(guān)，準(zhǔn)確定位采購方式（詢價(jià)與單一來源）之間的差異，同時(shí)要區(qū)分是物資采購、服務(wù)采購、工程采購或其他類型，準(zhǔn)確上報(bào)計(jì)劃，按照相應(yīng)的范本編寫文件。采購需求設(shè)置要合規(guī)、合法、完整、明確，要體現(xiàn)公正合理的要求，不得附加任何歧視性條款，不能有指向性、傾向性等不合格現(xiàn)象，要準(zhǔn)確無誤地表明要求以及想要達(dá)到的目的，使采購項(xiàng)目能按時(shí)正常走流程完成掛網(wǎng)招標(biāo)。同時(shí)，歸口合同管理的計(jì)劃部門要跟進(jìn)項(xiàng)目采購文件，適時(shí)適用“三項(xiàng)制度”，把好商務(wù)審查關(guān)，使項(xiàng)目能順利完成開標(biāo)等程序。

1.1 適時(shí)適用最高（低）報(bào)價(jià)制度

無標(biāo)底招標(biāo)對(duì)價(jià)格控制較為困難，從以往招標(biāo)情況看，都在不同程度上碰到圍標(biāo)造成的哄抬標(biāo)價(jià)以及低價(jià)搶標(biāo)現(xiàn)象。按照不同的項(xiàng)目，在制定招標(biāo)文件時(shí)要合理設(shè)置最高（低）價(jià)格，可以促進(jìn)順利完成項(xiàng)目招標(biāo)工作。一般情況下，對(duì)低價(jià)中標(biāo)的采購活動(dòng)要設(shè)立最高報(bào)價(jià)約束，防止超預(yù)算使采購活動(dòng)流標(biāo)現(xiàn)象反復(fù)發(fā)生。對(duì)于副產(chǎn)品銷售等高價(jià)中標(biāo)的采購活動(dòng)設(shè)立最低報(bào)價(jià)約束，防止中標(biāo)價(jià)格低于市場(chǎng)普遍價(jià)格。

1.2 適時(shí)適用投標(biāo)保證金制度

投標(biāo)保證金制度是避免投標(biāo)人在投標(biāo)有效期內(nèi)隨意撤回、撤銷投標(biāo)或中標(biāo)后不能提交履約保證金和簽署合同等行為而給公司造成損失、特別是時(shí)間損失的有力手段。要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)一些門檻不高、難度不大的項(xiàng)目以及副產(chǎn)品銷售等招標(biāo)設(shè)立保證金，提高采購質(zhì)量，避免第一中標(biāo)人爽約，避免出現(xiàn)圍標(biāo)、串標(biāo)現(xiàn)象。

投標(biāo)保證金是現(xiàn)代工程招投標(biāo)工作中的重要環(huán)節(jié)，其能夠極好地約束招投標(biāo)參與者的個(gè)人行為，并維護(hù)他人的合法權(quán)益，也避免了出現(xiàn)圍標(biāo)情況。但在實(shí)際操作中，要注意防范風(fēng)險(xiǎn)，比如采用支票形式繳納保證金，方便了投標(biāo)人，但是招標(biāo)人很難判斷資金的真實(shí)性，只能從形式上檢查支票是否符合要求，從而會(huì)給招標(biāo)人帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 適時(shí)適用履約保證金制度

所謂合同履約保證金，是為了防止各種不確定性風(fēng)險(xiǎn)以及考察中標(biāo)單位有沒有實(shí)力完成此采購項(xiàng)目的一種程序，具有控制合同有效執(zhí)行與防范風(fēng)險(xiǎn)的功能。對(duì)非階段性、短期內(nèi)不能完成的項(xiàng)目尤其是承包項(xiàng)目、運(yùn)行維護(hù)項(xiàng)目以及副產(chǎn)品銷售等設(shè)立履約保證金，可以有效保障生產(chǎn)有序、連續(xù)進(jìn)行。

在商務(wù)審查中，要嚴(yán)格勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、調(diào)試、承裝（修/試）、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、特種設(shè)備和壓力管道等項(xiàng)目的資質(zhì)管理規(guī)定、資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，確保完全符合國家法律法規(guī)管理規(guī)定。同時(shí)，在業(yè)績規(guī)定上，保持適度穩(wěn)定；在合同和用戶證明上，和最終用戶簽的合同，由最終用戶出具證明；對(duì)于設(shè)備供應(yīng)，要求兩個(gè)工程投運(yùn)三年及以上；對(duì)設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等單位，要求5年內(nèi)兩個(gè)投運(yùn)業(yè)績，并把握母公司可以用子公司的業(yè)績，子公司不能用母公司的業(yè)績。通過以上幾個(gè)方面的把關(guān)，保障中標(biāo)單位的合適性。

對(duì)于非招標(biāo)采購方式，原則上采用詢價(jià)方式進(jìn)行采購，應(yīng)滿足如下條件：一是采購金額低于集團(tuán)公司規(guī)定的招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)限額；二是采購標(biāo)的市場(chǎng)供應(yīng)充足，滿足條件的潛在的供應(yīng)商有3家以上，能夠形成充分的競(jìng)爭(zhēng)；三是采購標(biāo)的價(jià)格要相對(duì)穩(wěn)定、透明，在一定時(shí)期內(nèi)波動(dòng)幅度不大。

采用單一來源以及競(jìng)爭(zhēng)性談判方式進(jìn)行采購，也要滿足相應(yīng)的條件。采用單一來源采購方式應(yīng)符合以下條件之一：一是采用不可替代專利、專有技術(shù)或者其他特殊原因，只能從唯一的供應(yīng)商處采購；二是原采購的后續(xù)維修、零配件供應(yīng)、更換或擴(kuò)充，必須向原供應(yīng)商采購；三是因必須保證與原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套要求繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購的；四是因樣件試制、樣機(jī)試用、小批量質(zhì)量穩(wěn)定性驗(yàn)證需要而從新開發(fā)供應(yīng)商處采購的，以及因新技術(shù)聯(lián)合開發(fā)等需要從特定供應(yīng)商處采購的；五是緊急采購；六是詢價(jià)失敗后，經(jīng)批準(zhǔn)可以進(jìn)行合同談判的。采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，應(yīng)符合下列條件之一：一是技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；二是滿足條件的潛在供應(yīng)商較少，不能形成充分競(jìng)爭(zhēng)；三是不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。

2 談判不流于形式

明確由承辦部門負(fù)責(zé)組織合同談判。合同談判前，承辦部門要做好相關(guān)的信息收集工作，并組織相關(guān)部門（計(jì)劃、監(jiān)察、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等有關(guān)部門）人員召開內(nèi)部會(huì)議，討論有關(guān)事項(xiàng)，并對(duì)后續(xù)談判評(píng)估最高及最低的期望值。工程（物資）合同，沒有經(jīng)過比價(jià)項(xiàng)目，事先由承包方負(fù)責(zé)提供工程預(yù)算書（或物資報(bào)價(jià)單）等資料，經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)審核工程量后，計(jì)劃部門負(fù)責(zé)審核預(yù)算（物資部門負(fù)責(zé)審核物資價(jià)格）合理性，監(jiān)審部門負(fù)責(zé)最終預(yù)算（價(jià)格）審計(jì)后簽訂合同。談判資料、人員不全時(shí)，談判人員不能談判。合同談判一般分為技術(shù)談判和商務(wù)談判，談判時(shí)，技術(shù)條款談妥后，方可進(jìn)行商務(wù)談判。合同談判全過程要保持談判人員穩(wěn)定，無特殊情況，不得更換。

談判的過程和結(jié)果都要記錄，并且談判雙方要簽字確認(rèn)，然后根據(jù)談判結(jié)果來編寫合同文本，并由公司的職能部門審核，主要審核合同是否合法，內(nèi)容是否嚴(yán)密和可行。企業(yè)要對(duì)合同進(jìn)行分級(jí)授權(quán)管理，在限額的范圍內(nèi)可以批準(zhǔn)簽訂合同，超過限額的合同，要有管理權(quán)限的上級(jí)審核通過后才可以授權(quán)公司對(duì)外簽署，合同簽字蓋章之后要登記編號(hào)然后歸到檔案部門管理，有關(guān)財(cái)務(wù)收支的要留一份原件給財(cái)務(wù)部門記賬所用。