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        “三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系的探索與研究

        2018-02-25 07:43:24彭霞黃格非阮方周偉
        青年時(shí)代 2018年36期
        關(guān)鍵詞:三型機(jī)關(guān)互聯(lián)網(wǎng)

        彭霞 黃格非 阮方 周偉

        摘 要:本文立足“互聯(lián)網(wǎng)+教育”以及高?!叭汀睓C(jī)關(guān)建設(shè)宏觀背景,分析構(gòu)建“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系的難點(diǎn)和突出問題,以上海工程技術(shù)大學(xué)“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系建設(shè)為例,通過建設(shè)、改善和創(chuàng)新學(xué)校信息化軟、硬件平臺(tái),構(gòu)建了“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系數(shù)據(jù)庫,設(shè)計(jì)了一套科學(xué)、有效、完備的“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系,對(duì)提升學(xué)校機(jī)關(guān)特別是行政機(jī)關(guān)管理服務(wù)效能起到一定促進(jìn)作用,對(duì)學(xué)校實(shí)施效能評(píng)估和績效管理的實(shí)踐有一定的參考和借鑒意義。

        關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)+教育;“三型”機(jī)關(guān);數(shù)據(jù)庫

        一、引言

        在當(dāng)今高校機(jī)關(guān)建設(shè)工作中,“服務(wù)型、科學(xué)管理型、執(zhí)行力型”機(jī)關(guān)(以下簡稱“三型”機(jī)關(guān))建設(shè)成為高校加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的重要抓手。隨著我國教育教學(xué)改革的不斷深入,高校機(jī)關(guān)工作的管理模式及現(xiàn)代化水平不斷提高,社會(huì)公眾尤其是廣大師生對(duì)高校管理和服務(wù)提出了更高的要求,“三型”機(jī)關(guān)工作效能評(píng)估,作為評(píng)價(jià)與改進(jìn)學(xué)校機(jī)關(guān)工作效能的一種重要工具,是現(xiàn)代化特色大學(xué)管理領(lǐng)域內(nèi)的前沿課題?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+教育”成為教育國際化、現(xiàn)代化的一個(gè)集中體現(xiàn)模式,教育信息化是高校一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性的工作,是學(xué)校整體辦學(xué)水平、綜合實(shí)力和社會(huì)形象的重要指標(biāo)。因此,如何把握好“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的教育信息化高速發(fā)展機(jī)遇,結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)的軟、硬件基礎(chǔ),利用信息化工具和手段,研究建立一套“三型”機(jī)關(guān)建設(shè)效能信息化評(píng)估體系,成為學(xué)校全面有效地推進(jìn)“三型”機(jī)關(guān)建設(shè)亟待解決的問題。

        二、“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系

        (一)概念

        “三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系是指運(yùn)用科學(xué)的信息化標(biāo)準(zhǔn)、程序和信息化工具及方法,對(duì)“三型”機(jī)關(guān)建設(shè)中的機(jī)關(guān)部門的服務(wù)效能、管理效能、執(zhí)行效能等內(nèi)容評(píng)估,以各種指標(biāo)數(shù)據(jù)呈現(xiàn),做出科學(xué)準(zhǔn)確的評(píng)價(jià),并對(duì)機(jī)關(guān)部門在管理過程中投入、產(chǎn)出、年度中期成果和年度最終成果所反映的績效進(jìn)行評(píng)定和劃分等級(jí),它以效能為本,以服務(wù)質(zhì)量和師生群眾需求的滿足為第一評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),是規(guī)范機(jī)關(guān)工作行為、提高機(jī)關(guān)效能的一項(xiàng)重要的制度和有效方法。

        (二)難點(diǎn)及突出問題

        構(gòu)建“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系主要存在以下難點(diǎn)和突出問題亟待解決。

        1.高校機(jī)關(guān)部門繁多,各部門業(yè)務(wù)性質(zhì)不同,“三型”機(jī)關(guān)建設(shè)發(fā)展應(yīng)該是學(xué)校所有機(jī)關(guān)部門相互協(xié)調(diào)的整體的共同發(fā)展。很多跨部門業(yè)務(wù)工作需要機(jī)關(guān)部門工作人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)有大局意識(shí),體現(xiàn)互幫互助、相互借鑒,取長補(bǔ)短,共同提高,需要各個(gè)部門之間充分交流和溝通,并相互協(xié)調(diào)和配合,擰成一股繩,共同促進(jìn)機(jī)關(guān)工作效能的整體提高,因此,在“三型”機(jī)關(guān)建設(shè)效能信息化評(píng)估體系的構(gòu)建,需要充分體現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)各部門之間的協(xié)作性、和諧性等指標(biāo)。

        2.如何通過信息化手段,對(duì)機(jī)關(guān)工作人員服務(wù)意識(shí)、服務(wù)態(tài)度、工作責(zé)任心、服務(wù)公正性,以及機(jī)關(guān)部門的服務(wù)機(jī)制和整體整體水平等進(jìn)行量化,從而行成服務(wù)效能指標(biāo)。

        3.如何利用信息化手段,將機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)管理流程科學(xué)化,并將科學(xué)管理效能指標(biāo)通過數(shù)據(jù)來量化,進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和收集,實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)科學(xué)管理效能進(jìn)行評(píng)估,實(shí)現(xiàn)新的管理模式的突破和科學(xué)創(chuàng)新。

        4.如何通過信息化手段,對(duì)反映機(jī)關(guān)執(zhí)行力的項(xiàng)目進(jìn)行量化,形成執(zhí)行力效能指標(biāo),實(shí)現(xiàn)對(duì)高校機(jī)關(guān)工作人員辦事效率、工作監(jiān)督、工作方式的改進(jìn)、工作執(zhí)行力度和效果等進(jìn)行全面效能信息化評(píng)估。

        (三)“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系數(shù)據(jù)庫

        建設(shè)、改善和創(chuàng)新高校教育信息化軟、硬件平臺(tái),梳理、歸納、整理這些應(yīng)用系統(tǒng)中體現(xiàn)和評(píng)估機(jī)關(guān)工作服務(wù)質(zhì)量、科學(xué)管理水平及執(zhí)行效率等效能數(shù)據(jù),并形成統(tǒng)一的信息化評(píng)估統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),這些量化的數(shù)據(jù)源組成了“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系數(shù)據(jù)庫,上海工程技術(shù)大學(xué)“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估指標(biāo)數(shù)據(jù)主要可以從下列信息化渠道產(chǎn)生:

        1.基于學(xué)校網(wǎng)站群管理平臺(tái),學(xué)校機(jī)關(guān)部門進(jìn)行各個(gè)子站點(diǎn)的建設(shè)和運(yùn)維,因此,學(xué)校主頁、二級(jí)網(wǎng)站、專題網(wǎng)站、黨務(wù)公開網(wǎng)站、信息公開網(wǎng)站等各級(jí)網(wǎng)站的建設(shè)及改造,站點(diǎn)各欄目信息內(nèi)容更新率、點(diǎn)擊率等階段性數(shù)據(jù),可以作為“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估指標(biāo)。

        2.強(qiáng)化需求導(dǎo)向,上海工程技術(shù)大學(xué)各機(jī)關(guān)對(duì)相關(guān)所有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理和深入調(diào)研分析,不斷完善和優(yōu)化流程設(shè)計(jì),構(gòu)建了“一網(wǎng)通辦”的校務(wù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)全部業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)上流程再造,為全校師生提供優(yōu)質(zhì)的全方位校務(wù)服務(wù)?!耙痪W(wǎng)通辦”校務(wù)綜合管理服務(wù)平臺(tái)中機(jī)關(guān)部門新建流程數(shù)量、用戶體驗(yàn)及反饋問題量、各流程業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)量、業(yè)務(wù)辦理完結(jié)率等數(shù)據(jù)都可以作為“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估指標(biāo)。

        3.建立“以人為本、面向服務(wù)”的校園融合服務(wù)門戶,為全校師生提供統(tǒng)一的服務(wù),促進(jìn)服務(wù)模式建設(shè)創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)服務(wù)流程優(yōu)化、服務(wù)模式多元、服務(wù)渠道暢通的一站式、高水平信息服務(wù)環(huán)境。因此,機(jī)關(guān)部門在校園融合門戶中提供的服務(wù)項(xiàng)目數(shù)、服務(wù)欄目用戶訪問量、服務(wù)欄目用戶滿意度等數(shù)據(jù)可作為“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估指標(biāo)。

        4.利用微信企業(yè)號(hào)平臺(tái),結(jié)合機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)特點(diǎn),創(chuàng)新和開發(fā)各類便捷的服務(wù),如活動(dòng)日程與通知公告、迎新報(bào)到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)服務(wù)大廳、校園通訊錄、各類線上大型活動(dòng)評(píng)選、校園卡消費(fèi)、圖書借閱、考勤記錄及自助餐消費(fèi)等各類信息查詢服務(wù)等,這些服務(wù)數(shù)據(jù)都可作為“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估指標(biāo)。

        5.在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,增設(shè)事務(wù)處理的結(jié)點(diǎn)效率統(tǒng)計(jì)功能指標(biāo),對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中事務(wù)處理的及時(shí)性予以量化計(jì)算,在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中生成的所有辦事流程都將對(duì)每個(gè)處理結(jié)點(diǎn)的響應(yīng)進(jìn)行效率統(tǒng)計(jì)。從而通過信息手段對(duì)辦公自動(dòng)化中流程的處理效率進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,加強(qiáng)監(jiān)督檢查,保證機(jī)關(guān)服務(wù)的執(zhí)行效率,增強(qiáng)執(zhí)行效能,提升機(jī)關(guān)執(zhí)行力,有效加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制。

        6.在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,開設(shè)會(huì)議紀(jì)要報(bào)告功能模塊,該模塊對(duì)機(jī)關(guān)部門的工作例會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)議、黨務(wù)工作及黨課學(xué)習(xí)等會(huì)議記錄,及時(shí)上傳和報(bào)告。因此,機(jī)關(guān)部門在會(huì)議紀(jì)要模塊的所有會(huì)議記錄數(shù)據(jù)都可以作為“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估指標(biāo)。

        7.打造包括課堂互動(dòng)系統(tǒng)、課堂可視化考勤系統(tǒng)及課堂質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)的教學(xué)過程管理平臺(tái),因此,在全過程教學(xué)過程中教學(xué)過程管理平臺(tái)的相關(guān)數(shù)據(jù)可以作為教務(wù)部門“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估指標(biāo)。

        8.建設(shè)了師生滿意度評(píng)測(cè)系統(tǒng),收集年度內(nèi)不同用戶,包括普通教職員工、學(xué)生、校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部等用戶對(duì)各個(gè)機(jī)關(guān)年度服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià),這些評(píng)價(jià)數(shù)據(jù),可以作為“三型”機(jī)關(guān)服務(wù)滿意度的信息化評(píng)估指標(biāo)。

        9.構(gòu)建了主數(shù)據(jù)管理平臺(tái),為實(shí)現(xiàn)教育信息化與教學(xué)、科研、管理、校園生活的深度融合提供全方位、全生命周期的數(shù)據(jù)服務(wù),因此,主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)中數(shù)據(jù)資源圖譜、統(tǒng)計(jì)及全方位展示將可以為學(xué)?!叭汀睓C(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系提供更豐富、更全面、更深層次的效能指標(biāo)數(shù)據(jù)。

        (四)“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系

        借鑒同類高校機(jī)關(guān)效能評(píng)估通用指標(biāo)體系,遵循效能信息化評(píng)估體系設(shè)計(jì)基本原則,本文制定了“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估指標(biāo),主要包括滿意度、服務(wù)質(zhì)量、科學(xué)管理水平及執(zhí)行力等四項(xiàng)評(píng)估指標(biāo),各個(gè)指標(biāo)在整個(gè)信息化評(píng)估體系中的權(quán)重比例如表1所示,對(duì)應(yīng)權(quán)重分別為0.1、0.3、0.3和0.3。

        構(gòu)建“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系,需要有各個(gè)效能信息化評(píng)估指標(biāo)對(duì)應(yīng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來支撐和評(píng)估,因此,上海工程技術(shù)大學(xué)在構(gòu)建“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系時(shí),對(duì)本文上節(jié)建成的“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理、歸納和整理,形成對(duì)應(yīng)具體效能信息化評(píng)估指標(biāo)的數(shù)據(jù)項(xiàng),各個(gè)指標(biāo)所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)源的信息化產(chǎn)生渠道見表1。

        上海工程技術(shù)大學(xué)基于現(xiàn)有信息化建設(shè)成果,結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù),提出軟硬件平臺(tái)改進(jìn)辦法和措施,對(duì)指標(biāo)數(shù)據(jù)庫不斷地豐富和完善,將本文提出的“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系,應(yīng)用到2018年度“三型”機(jī)關(guān)建設(shè)的效能評(píng)估中,對(duì)學(xué)?!叭汀睓C(jī)關(guān)的效能進(jìn)行了評(píng)估、驗(yàn)證等有益的嘗試和積極的探索,對(duì)評(píng)估數(shù)據(jù)和系統(tǒng)功能的不斷完善,取得了一定的成效,形成了一套科學(xué)、有效、完備的效能信息化評(píng)估體系。

        三、總結(jié)

        本文立足“互聯(lián)網(wǎng)+教育”以及高校“三型”機(jī)關(guān)建設(shè)宏觀背景,分析構(gòu)建“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系的難點(diǎn)和突出問題,以上海工程技術(shù)大學(xué)“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系建設(shè)為例,通過建設(shè)、改善和創(chuàng)新學(xué)校信息化軟、硬件平臺(tái),構(gòu)建了“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系數(shù)據(jù)庫,設(shè)計(jì)了一套科學(xué)、有效、完備的“三型”機(jī)關(guān)效能信息化評(píng)估體系,對(duì)提升學(xué)校機(jī)關(guān)特別是行政機(jī)關(guān)管理服務(wù)效能起到一定促進(jìn)作用,對(duì)學(xué)校實(shí)施效能評(píng)估和績效管理的實(shí)踐有一定的參考和借鑒意義。

        參考文獻(xiàn)

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