王建明

（中北大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院， 山西 太原 030051）

引言

庫(kù)存管理是供應(yīng)鏈管理的一部分，也是信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)低成本的運(yùn)營(yíng)，是中小企業(yè)所面臨的難題[1]，其中庫(kù)存管理的成本不容小覷。中小企業(yè)由于受自身資源的限制，庫(kù)存管理存在很多問(wèn)題，如系統(tǒng)設(shè)計(jì)不夠完善，經(jīng)費(fèi)投入有限，人員素質(zhì)不高等。因此對(duì)于目前中小企業(yè)的庫(kù)存管理系統(tǒng)開(kāi)展針對(duì)性的優(yōu)化設(shè)計(jì)，對(duì)于中小企業(yè)庫(kù)存管理水平的提高和成本的降低具有很大的幫助。

1 系統(tǒng)分析

1.1 需求分析

目前很多中小企業(yè)的庫(kù)存管理還停留在手工管理階段，隨著制造流通企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品種類(lèi)增多、數(shù)量增加以及入、出庫(kù)的頻繁，使得庫(kù)存成本提高，從而也提高了產(chǎn)品的生產(chǎn)成本。采用先進(jìn)的庫(kù)存控制系統(tǒng)對(duì)企業(yè)庫(kù)存進(jìn)行信息化管理，不僅降低了企業(yè)庫(kù)存成本，更加快了企業(yè)信息流動(dòng)。

本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)適用于多個(gè)行業(yè)的中小企業(yè)，有助于快速有效地管理入庫(kù)、庫(kù)存、出庫(kù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)，對(duì)整個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行合理控制，可以提高資金利用率，降低庫(kù)存成本，提高管理效率和實(shí)時(shí)性。

1.2 數(shù)據(jù)流程分析

用數(shù)據(jù)流程來(lái)描述一個(gè)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)活動(dòng)的數(shù)據(jù)流、處理和存儲(chǔ)的關(guān)系。通過(guò)業(yè)務(wù)調(diào)查，該系統(tǒng)共分為入庫(kù)管理、出庫(kù)管理、盤(pán)點(diǎn)管理、庫(kù)存報(bào)警4個(gè)數(shù)據(jù)流程[2]。

1）入庫(kù)管理數(shù)據(jù)流程。入庫(kù)人員根據(jù)采購(gòu)單填寫(xiě)入庫(kù)單及其明細(xì)信息，通過(guò)入庫(kù)審核實(shí)際錄入電腦。入庫(kù)員根據(jù)單據(jù)將商品入到相應(yīng)的庫(kù)中,同時(shí)實(shí)現(xiàn)入庫(kù)單據(jù)的保存及查詢(xún)。

2）出庫(kù)管理數(shù)據(jù)流程。出庫(kù)人員根據(jù)銷(xiāo)售單填寫(xiě)出庫(kù)單及其明細(xì)信息，通過(guò)出庫(kù)審核實(shí)際減少電腦數(shù)量。出庫(kù)員根據(jù)單據(jù)從相應(yīng)的庫(kù)中取出商品,同時(shí)實(shí)現(xiàn)出庫(kù)單據(jù)的保存及查詢(xún)。

3）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)流程。庫(kù)存管理人員定期根據(jù)庫(kù)存商品信息生成盤(pán)點(diǎn)表，采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)法，當(dāng)出現(xiàn)信息不一致時(shí)，經(jīng)過(guò)經(jīng)理批準(zhǔn)，修改電腦庫(kù)存數(shù)量。

4）庫(kù)存報(bào)警數(shù)據(jù)流程。庫(kù)存管理人員生成庫(kù)存報(bào)警表，提供給采購(gòu)部門(mén)，供其參考。從而得到更加科學(xué)合理的采購(gòu)單。

1.3 系統(tǒng)設(shè)定

設(shè)定系統(tǒng)的目標(biāo)具體如下：一是系統(tǒng)最大限度實(shí)現(xiàn)易安裝性、易維護(hù)性和易操作性。二是系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定安全可靠。三是操作靈活性，界面友好，充分滿(mǎn)足各類(lèi)企業(yè)的庫(kù)存管理需求。四是實(shí)現(xiàn)規(guī)范的入庫(kù)、庫(kù)存、出庫(kù)一體化管理。五是強(qiáng)大的庫(kù)存報(bào)警功能，盡量避免損失。六是強(qiáng)大的查詢(xún)分析、統(tǒng)計(jì)性能。七是靈活、細(xì)分的權(quán)限控制功能。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

通過(guò)系統(tǒng)分析，采用VisualBasic6.0作為開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，SQLServer2000作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程進(jìn)行分析，本系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)存貨的出、入庫(kù)核算，很好地掌握企業(yè)商品的庫(kù)存情況，并方便隨時(shí)了解存貨資金的變動(dòng)情況，為企業(yè)的科學(xué)及時(shí)決策提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。因此，可以把系統(tǒng)劃分為資料管理、入庫(kù)管理、出庫(kù)管理、庫(kù)存管理、統(tǒng)計(jì)分析、系統(tǒng)登陸6個(gè)主要功能模塊。

2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)包括許多數(shù)據(jù)信息，必須建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分類(lèi)，以便于以后工作中對(duì)各種信息進(jìn)行處理。建立數(shù)據(jù)庫(kù)，首先要保證數(shù)據(jù)的完整性、一致性、真實(shí)性。其次是數(shù)據(jù)冗余減少，使數(shù)據(jù)的插入、刪除易于實(shí)現(xiàn)。在此采用了SQLServer 2000實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)共享。根據(jù)上述工作流程的分析，設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)包括供應(yīng)商資料表、商品資料表和客戶(hù)資料表。

3 系統(tǒng)實(shí)施

庫(kù)存控制系統(tǒng)主要包括資料管理、入庫(kù)管理、出庫(kù)管理、庫(kù)存管理、利潤(rùn)分析、系統(tǒng)管理6個(gè)功能模塊。現(xiàn)在主要介紹結(jié)合中小企業(yè)變動(dòng)較大的庫(kù)存管理模塊。庫(kù)存管理模塊主要包括庫(kù)存維護(hù)、價(jià)格管理、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)以及庫(kù)存報(bào)警4個(gè)功能模塊。

1）庫(kù)存維護(hù)模塊，用于維護(hù)商品庫(kù)存信息，包括商品狀態(tài)、最低儲(chǔ)備、最高儲(chǔ)備，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存商品信息的查詢(xún)[3]。庫(kù)存管理員通過(guò)實(shí)地盤(pán)點(diǎn)法定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)作業(yè)，核對(duì)實(shí)際庫(kù)存與電腦庫(kù)存，若商品狀態(tài)發(fā)生改變，例如由正常品變?yōu)榇龍?bào)廢品，則可以通過(guò)庫(kù)存維護(hù)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)商品狀態(tài)的維護(hù)，同時(shí)根據(jù)需求關(guān)系及時(shí)修改最低儲(chǔ)備、最高儲(chǔ)備。通過(guò)商品編號(hào)或商品狀態(tài)對(duì)庫(kù)存商品信息進(jìn)行查詢(xún)，用戶(hù)同樣可以通過(guò)移動(dòng)按鈕來(lái)逐條詳細(xì)查看。

2）價(jià)格管理模塊，用于維護(hù)商品的出庫(kù)價(jià)，即企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格隨時(shí)修改出庫(kù)的商品價(jià)格，值得注意的是一種新商品入庫(kù)之后若沒(méi)有進(jìn)行價(jià)格維護(hù)就不能實(shí)現(xiàn)出庫(kù)操作。在本功能中同樣可以通過(guò)商品編號(hào)或商品狀態(tài)實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存商品信息的查詢(xún)。

3）庫(kù)存報(bào)警模塊，用于管理企業(yè)的庫(kù)存數(shù)量，使其達(dá)到最合理狀態(tài)，從而降低庫(kù)存成本。通過(guò)合理的方法制定出庫(kù)存的最低與最高儲(chǔ)備數(shù)量，如果庫(kù)存數(shù)量不是在這兩個(gè)數(shù)量之間則說(shuō)明庫(kù)存數(shù)量不合理，顯示在庫(kù)存報(bào)警界面中，并打印出報(bào)表。

4）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)模塊，庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)包括庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表和庫(kù)存修改兩個(gè)功能模塊。第一，庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表模塊主要用于企業(yè)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)作業(yè)，即將庫(kù)存商品的電腦數(shù)量制作成報(bào)表進(jìn)行打印，供庫(kù)管人員進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)作業(yè)，其界面略。第二，庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)修改。庫(kù)存管理員通過(guò)實(shí)地盤(pán)點(diǎn)法定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)作業(yè)，核對(duì)實(shí)際庫(kù)存與電腦庫(kù)存，當(dāng)庫(kù)存商品的電腦數(shù)量與實(shí)際數(shù)量不一致時(shí)，經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)經(jīng)理批準(zhǔn)，修改電腦庫(kù)存數(shù)量。采取的做法是盤(pán)盈時(shí)做入庫(kù)處理，盤(pán)虧時(shí)做出庫(kù)處理[4]。

4 系統(tǒng)評(píng)價(jià)

4.1 系統(tǒng)性能的評(píng)價(jià)

本系統(tǒng)采用Visual Basic 6.0工具進(jìn)行開(kāi)發(fā)，界面靈活，便于操作。本系統(tǒng)中只有入、出庫(kù)審核才能真正改變庫(kù)存商品數(shù)量。這一功能模塊的填加提高了操作的準(zhǔn)確度，同時(shí)提高了庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。在庫(kù)存管理中又增加了庫(kù)存報(bào)警與庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)兩個(gè)功能，使得系統(tǒng)更加完善，與企業(yè)內(nèi)其他部門(mén)之間的聯(lián)系更加緊密，同時(shí)，統(tǒng)計(jì)查詢(xún)功能的填加方便高層管理人員更好地了解庫(kù)存狀態(tài)，作出正確、合理的決策。最后，該系統(tǒng)采用SQL Server作為數(shù)據(jù)庫(kù)，使得企業(yè)內(nèi)其他部門(mén)可以使用該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

4.2 管理效率的評(píng)價(jià)

本系統(tǒng)采用Visual Basic 6.0作為開(kāi)發(fā)環(huán)境，開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)單，對(duì)企業(yè)硬件要求不高，開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)投入資金少。同時(shí)，結(jié)合中小企業(yè)員工素質(zhì)及企業(yè)經(jīng)費(fèi)投入有限的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)界面非常便捷易懂，大大減少了員工培訓(xùn)費(fèi)用，且系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)費(fèi)用比較低。

在功能上，該系統(tǒng)集入、出庫(kù)及庫(kù)存為一體，極大地提高了管理工作效率，減少工作人員需求，降低了工作成本。庫(kù)存報(bào)警功能的增加必然能減少庫(kù)存積壓，降低庫(kù)存成本。而庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)管理又有助于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存虧損，及時(shí)補(bǔ)救，降低企業(yè)損失，提高企業(yè)信譽(yù)度。同時(shí)，信息的及時(shí)更新必然會(huì)為企業(yè)的決策層提供基本的決策依據(jù)。