斯卡平克
讓每個人都站起來。按議程走。別讓人沒完沒了地說話。關(guān)于如何主持會議才能不浪費時間,人們有足夠多的建議。
對更大的時間浪費:多方參與的電話會議,人們卻關(guān)注更少。
你知道整個程序。邀請郵件送達你的收件箱,上面有日期、時間、與會者名單、不同國家的撥入號,還有一個登陸碼(以井號結(jié)尾)。
我收到過十多封這類電話會議的邀請,尤其是那些為了討論即將舉辦的小組討論和活動的會議。這些電話對最終的活動都沒有太多貢獻。我之所以知道,是因為我的角色往往是主持最終的那項活動。
這是電話會議和面對面會議之間的第一個區(qū)別:面對面會議由誰主持很明顯,而電話會議由誰主持卻很少有人清楚。在電話會議中,通常有人被列為組織者,他們有自己的(以井號結(jié)尾的)登錄碼,但他們往往不是電話會議的最資深與會者。依據(jù)經(jīng)驗,我可以說,組織者很少會主持計劃中的活動。通常,他們是組織電話會議的人。那可能是一個高級人物;也可能是他們的個人助理。
電話會議的組織者也許會在電話會議上起牽頭作用。這很難說,因為(除非你們以前照過幾次面)很難知道某個時間是誰在說話。與面對面會議不同,你無法看到人們的面孔。
當與會者“抵達”電話會議時,他們通常會說:“嗨,這是黛安。”或者像19世紀的舞會宣布入場者那樣,由錄音宣布:“西蒙 · 茨加入了電話會議?!?——但之后你就必須積極去傾聽任何語音標識(口音、嗓音之類),幫助你識別誰在說話。
前提是你首先得能記住有誰參加了電話會議。你可以在電腦屏幕上顯示一份與會者名單,如果你是在辦公桌前通話,這么做會更容易些。
坐在屏幕前還有其他優(yōu)勢:例如,您可以在與會者名單和新收到的電子郵件或Twitter消息之間切換。
你可能不在辦公桌旁。電話會議的一個公認優(yōu)勢是沒有人知道你在哪里。你可能躺在床上;你可能在同一時間做其他更有成效的事情。如果那項活動會產(chǎn)生噪音,記得按下您的靜音鍵。
我記得在一次電話會議中,大家都能聽到某人的電話線上有叮叮當當?shù)穆曇簟W詈?,一名比較機靈的與會者問道:“馬克斯,你是在清空洗碗機嗎?”
靜音鍵是你的好朋友,即便你不在做開會以外的事情。你可以在需要說話的時候取消靜音。你可以選擇完全不靜音。這是電話會議的另一個特點。有些人一聲不吭,而不同于面對面的會議,其他人很少會留意到。
最終,電話會議往往不了了之。有人可能會試著總結(jié)一下。通常大家都巴不得趕快掛斷電話。不可避免的是,電話會議談不成什么事情。
電話會議有哪些替代方案?有人會說是視頻會議。當然,技術(shù)是存在的,不僅在我們的手機和電腦上,還有超級復(fù)雜的視頻套件,讓世界另一端的人看起來就像是在同一個房間里。
當只涉及兩個地點時,視頻會議通話可以奏效。超過這個數(shù)量,通常就會挫敗在場的每個人。一般來說,會議的前半個小時都用于尋找IT人員,然后等著他們擺弄鍵盤,輸入更多(以井號結(jié)尾的)代碼,之后才能讓每個人的面孔出現(xiàn)。
聯(lián)系多個參與者的最佳方式是交換電子郵件。你可能不看它們,而且這些電子郵件抄送的對象人數(shù)總是超過必要,但至少當你開始做這些電子郵件所說的事情時,你有一個記錄。
我就不信有人能記住電話會議上談的內(nèi)容。